Xerox N2825 (70x100)" ALIGN=right BORDER=0>En undersøkelse blant amerikanske store og mellomstore bedrifter (mellomstor betyr årsomsetning på "bare" noen hundre millioner dollar) viser at de samlede utgiftene til kopiering, utskrift og faksing av dokumenter er større enn det man bruker på hustrykking og kommersiell trykking - selv om ledelsen i disse bedriftene jevnt over føler at de er langt mindre.

Hos de største bedriftene er opplagene på dokumentene som produseres i organiserte former, så høye at småproduksjonen står for bare 40 prosent, mot 34 prosent for hustrykk og 26 prosent for kommersiell trykk. Men straks man faller under grensen på én milliard dollar i årsomsetning, og kommer i klassen mellomstor, står utskrift og kopiering for 63 prosent, mens hustrykk tar 11 prosent og kommersiell trykk 26 prosent.

Hva koster så hvert dokument som når papirform gjennom dataskrivere, fakser og kopimaskiner, målt per side?

- De skjulte utgiftene er de største, forteller Danon.

- Innkjøp av utstyr står for ti prosent. Selv om seksti prosent av alle henvendelser til IT-support gjelder skriverproblemer, er andelen av de samlede dokumentutgiftene fem prosent. Infrastruktur og administrative utgifter står også for fem prosent hver. Resten, altså 75 prosent, er skjulte utgifter, knyttet dels til brukerne (28 prosent) og dels til selve dokumentet (47 prosent). Det siste gjenspeiler at man tar altfor mange kopier og altfor mange utskrifter.

Undersøkelsen viser at hvert dokument som kopieres og skrives ut internt, koster 70 cents per dokumentside, eller over 5,5 kroner. Over fire av disse kronene er skjulte utgifter. For en bedrift med en omsetning på 750 millioner dollar i året, er dokumentutgiftene anslått til 34,5 millioner dollar.

- Disse funnene har fått oss til å utarbeide en tjeneste vi liker å kalle ODA for "office document assessment" [vurdering av kontordokumenter]. Den består av et verktøy og en metodikk for å vurdere utgifter, og et opplegg for hvordan utstyr kan nyttes optimalt. I samarbeid med kunden vil vi i løpet av 35 dager kunne vise hvordan man kan spare mellom 20 og 25 prosent av de 34 millioner dollar dokumenthåndteringen koster i dag.

En omregning til kostnader per ansatt får Xerox til å påstå at tjenesten kan gi besparelser på 250 dollar per ansatt per år.