Avverger krise i Statens postjournal

Difi slipper med skrekken etter personvern-tabbe.

Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP) åpnet omsider i mai 2010. Tjenesten var da sterkt forsinket etter mange års rot og tekniske problemer. OEP-databasen lar hvem som helst søke, og bestille innsyn i dokumentene som sendes til og mottas av offentlige myndigheter.

Tjenesten er nå igjen rammet av tekniske problemer. I midten av februar oppdaget driftsleverandøren Machina AS en feil i tjenestens datagrunnlag.

Hindrer søkesperre

For å sikre personvernet i løsningen har myndighetene bestemt at ingen skal få søke etter personnavn i dokumenter eldre enn 12 måneder. Dette krever at navnene blir korrekt markert i journalen, og prinsippet er nedfelt som en del av de tekniske kravene i Noark-standarden.

Minst 11 etater og departementer har systemer som svikter på dette punktet, noe som i praksis ødelegger for søkesperren. Felles for de berørte er at alle bruker saks- og arkivløsningen Websak fra Acos AS. Feilen ligger i løsningens eksportfiler.

Fryktet det verste

Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) som har administrasjonsansvaret for OEP, fryktet umiddelbart det verste: At alt innhold som virksomhetene har lagt inn gjennom snart ett år måtte erstattes. Trolig dreier det seg om flere hundre tusen dokumenter.

«I verste fall må alle personnavn markeres på nytt, og alle data kvalitetssikres for å sikre at rettsstridig informasjon ikke blir publisert på Internett. (…) Vanskelig å tro at dette lar seg løse i en håndvending», skriver Difi i en oppsummering datert 16. februar.

Samtidig ble det fastslått at de nødvendige rettelsene i dokumenthavet ikke lot seg automatisere, noe som skapte tidspress.

«OEP ble lansert 18. mai 2010. Fra og med denne dato kan ikke journalpostene publisert 18. mai være tilgjengelig i OEP uten markerte personnavn, uten at dette bryter personvernet til de omtalte personene», heter det i oppsummeringen, og dessuten:

- Det er lite sannsynlig at alle virksomheter har oppgradert innen mai.

- Krisen er avverget

Nå skal situasjonen være snudd. IT-direktoratet forteller at de likevel regner med at personnavn i dokumentene kan markeres gjennom automatiserte prosesser.

- Per i dag har feilen ingen alvorlige konsekvenser for innholdet som ligger i OEP. I midten av mai, ett år etter lanseringen, kunne det oppstått en mulig feilsituasjon, men jeg er ganske rolig i forhold til at vi skal håndtere denne situasjonen greit, sier Difi-direktør Hans Christian Holte til digi.no.

Det er fortsatt en stor jobb som må gjøres. Alle de berørte etatene må oppdatere sine saks- og arkivsystemer, men leveransene til OEP vil ikke stoppe.

- Krisen er så vidt jeg kan se avverget. Da feilen ble avdekket fryktet vi at dette ville være en stor jobb. Nå ser det lysere ut. Vi skal løse dette greit, og rette opp postene før midten av mai, sier Holte.

Han ønsker ikke å rette kritikk mot noen i denne saken, verken av mangelfulle akseptansetester, etatene som selv har ansvar for å påse at løsningene fungerer for dem, eller leverandørene av løsningene.

- Vi gjennomfører tester knyttet til feilfiksen. Så tror jeg vi tar lærdommen inn i nye runder med versjoner og akseptansetester av denne typen løsninger, sier Difi-direktøren.

Feilen i Websak-systemet er funnet og rettet av leverandøren, og ny versjon prøves ut i disse dager. Etter planen skal denne settes i produksjon i løpet av to uker.

    Les også:

Til toppen