Bør du oppgradere? Dette skiller Office XP fra Office 2000

Office XP tilbyr mye funksjonalitet utover forgjengeren Office 2000. Her er oversikten for deg som leter etter grunner til å oppgradere - eller til å la være.

Sjansene er store for at de fleste Office-brukere i offentlig og privat virksomhet her i landet ikke vil få glede av de mange forbedringene. Den viktigste for norske brukere er den nye norske grammatikkontrollen. Den må betegnes som epokegjørende - selv om den bare er på bokmål.

Andre forbedringer er:

Smart tag: Dette er små merker som kan legges inn i teksten for å forenkle bestemte oppgaver. Dveler du med musmarkøren over et merket ord, vises et lite vindu med en meny. Noen former for smart tagging følger standardfunksjonene i Office. Men som hovedsak er de smart taggene beregnet på skreddersøm. En smart tag kan for eksempel bestå av kode som henter informasjon fra et bestemt nettsted og legger den inn i en rute i Excel.

Et eksempel på innebygget smart tag er knyttet til autokorrektur-funksjonen, den som løpende retter små skrivefeil. Autokorrektur legger igjen en smart tag som lar deg gjenopprette ordet slik du skrev det, og ikke slik autokorrektur er innstilt på at det skal skrives.

To av Microsofts utstillingskunder for Office XP gjør utstrakt bruk av smarte tagger. Lexis Nexis har laget smarte tagger for å strukturere tilgang til 15.000 ulike informasjonskilder gjennom Office-dokumenter. UPS tilbyr sine kunder smarte tagger slik at de kan følge med i pakkenes gang og holde oversikt over hvor mye forsendelsene koster.

Task pane: Dette er menyer som vises løpende til høyre i skjermbildet. De følger med på hva du gjør, og forandrer seg deretter. De erstatter bindersfjeset som Office 2000 bruker til å signalisere innpåtrengende "hjelp" i et eget vindu. En egen innstilling lar deg gjenopprette bindersfjeset i tilfelle du ikke kan klare deg uten.

Sirkulering av dokumenter: Office har i mange år gjort det mulig å sirkulere et dokument og skille endringer og merknader til de som leser det. Denne egenskapen er blitt mye enklere å bruke, og utnytter blant annet integrasjonen med Outlook.

Merking av tekst i atskilte blokker: Mens du i dag bare kan merke sammenhengende tekst, er det i Office XP mulig å merke atskilte ord og setninger over flere avsnitt eller sider, og underkaste dem samme nye formatering i én operasjon.

Lagring og sikkerhet: En løpende sikkerhetskopiering av alle endringer i et dokument - også Excel og Powerpoint - sikrer deg fullt ut i tilfelle maskinen eller systemet svikter.

Samarbeid over Internett: Her tilbys hjelpemidler på flere nivåer. Det enkleste er samtidig lagring av et dokument både lokalt og til en mappe på Microsofts onlinetjeneste MSN. Mappen på MSN kan deles med andre etter ønske.

Det mest avanserte nivået kalles SharePoint Team Services og leveres bare med den spesielle utgaven kalt Office XP Special Edition. Med denne tjenesten kan en gruppe opprette et lukket nettsted på et Internett eller på intranettet i løpet av noen få minutter, med delt tilgang til alle tjenestene i Office, blant annet kalender, dokumentdeling og så videre. 500 grupper innen Microsoft er i gang med dette, i likhet med en rekke innen utstillingskunden Turner Broadcasting. Det bør bemerkes at verktøy for denne formen for gruppesamarbeid har vært tilgjengelig fra andre leverandører, blant dem Lotus, i flere år allerede.

Talegjenkjenning: Denne egenskapen leveres ikke på norsk, men til språk som japansk, kinesisk og engelsk. Det stilles spesielle krav til mikrofonen, og PC-en må ha minst 128 MB minne. Det erkjennes at egenskapen har rom for utstrakte forbedringer. Utgavene på japansk og kinesisk skal tredoble skrivehastigheten i forhold til bruk av tastatur til å generere de klassiske skrifttegnene. På alfabetiserte språk profileres talegjenkjenningen mot bevegelseshemmede brukere.

E-posthåndtering: Outlook i Office XP innstiller seg automatisk på at mer enn 30 ulike filtyper skal avvises dersom de dukker opp som vedlegg i e-post. Microsoft har sagt det vil komme anvisninger på hvordan denne egenskapen kan tilpasses.

XML: Office XP er i langt større grad enn Office 2000 innrettet mot XML som felles dokument- og formidlingsformat. Utstillingskunden Ford har brukt denne egenskapen til en ordning der Office XP brukes i løpende og automatisert meldingsutveksning med leverandørene.

Til toppen