Datasurr øker arbeidspresset

Ullevål sykehus har ventet halvannet år på et tysk datasystem som skulle administrere blodprøvetester. Nå er det kaos i sommervarmen og det tyske firmaet som leverer systemet har tatt ferie.

Mikrobiologisk avdeling ved Ullevål Sykehus har store dataproblemer for tiden. Kilder digi har vært i kontakt med opplyser at enten er datasystemene nede, eller så har personalet problemer med å finne frem til de riktige opplysningene.

- Det er nok riktig at stans i systemet i en introduksjonsfase forekommer oftere enn før, sier klinikksjef for laboratoriemedisinsk klinikk ved Ullevål Sykehus, Johan H. Strømme, til digi. - Allikevel er det ingenting som tyder på at systemomleggingen fører til at vi mangler resultater av prøver og lignende. Dersom slike problemer oppstår, skyldes dette trolig mer manglende fingerferdighet fra de ansattes side.

Et laboratoriesystem hos en mikrobiologisk avdeling inneholder blant annet analyser av blodprøver. Slike prøver må behandles både fort og nøyaktig, da de kan miste verdifull informasjon etter forholdsvis kort tid. Like viktig er det at behandlende lege så fort som mulig får vite testresultatene, slik at de kan forholde seg til pasienten enten det gjelder uskyldige forhold eller påvisning av en alvorlig sykdom.

I den mest hektiske ferietiden i sommer har sykehuset stoppet implementeringen av systemet, og kjører det uten de siste modulene på plass. Både i Norge og Tyskland er det ferietid: - Det hører jo med til historien at den personen i det tyske selskapet som vet mest om mikrolaboratoriesystemet er på ferie for tiden, forteller Strømme.

Etter det digi kjenner til, har hele perioden vært en enorm belastning for avdelingen. Stressede situasjoner, forsinkelser og mye overtidsarbeid går ut over de ansatte, som ikke akkurat er overbemannet.

- Det er riktig at forsinkelsene har belastet avdelingen kraftig, sier avdelingsoverlege Kjetil Melby ved mikrobiologisk avdeling. - Innføringen av et nytt system har kommet på toppen av økte arbeidsmengder og blir en tung ekstrajobb. Jeg kjenner ikke til at problemene har gått ut over noen tredjepart, men det vil i en overgangsfase alltid forekomme problemer.

Via IT-avdelingen får digi opplyst at systemene på avdelingen er nede opptil en time om dagen.

Så langt tilbake som sommeren 1993 tok sykehuset avgjørelsen om at de også på laboratoriesiden ville satse på en videre utvikling av Swisslab fra tyske Frey Computer System. Dette er et omfattende system hvor Ullevål fra før bruker den klinisk/kjemiske delen. Hittil har laboratoriene ved sykehuset holdt seg til Laboratory Data Management System (LDMS) som de tok i bruk på midten av syttitallet.

Hovedgrunnen til at Swisslab ble valgt, var tilliten til at ved å ha samme system overalt ville sikre kompatibilitet. Sykehuset hadde også gode erfaringer med Frey fra før.

Strømme legger ikke skjul på at prosjektgruppen tok en vanskelig avgjørelse da den til slutt bestemte seg for å satse på det tyske systemet.

- På det tidspunkt og i den situasjonen beslutningen ble fattet, syntes det å være en riktig avgjørelse. Jeg har jo senere lurt mye på om dette var et optimalt valg, men det virket riktig der og da, sier Strømme. Han nevner også at situasjonen ville vært enklere dersom et norsk firma hadde stått for leveransen.

- Å utvide det eksisterende systemet til også å omfatte mikrobiologi, viste seg å bli en mer omstendelig prosess en vi først tok høyde for, sier Strømme. - Opprinnelig skulle det nye systemet vært operativt for halvannet år siden, men har tatt ekstremt mye lenger tid. Det viser seg at vi trolig ikke vil være fullstendig over på det nye systemet før utpå høsten. Sykehuset har vært igjennom en omfattende testperiode hvor også de ansatte har fått grunnopplæring i hvordan systemet virker. Allikevel er det mye som er såpass komplisert at det ikke lar seg teste helt ut.

- Folk har vært engstelige, misfornøyde, usikre og opplæringen har vært for dårlig. Vi har også fått klager på avgjørelsen vi den gang tok sier Melby. - Forventningene til et nytt system overgår ofte resultatet, og det tror jeg også har skjedd her. Det er nok ansatte som har følt at de kunne fått dette introdusert annerledes.

- Begge parter må ta sin del av skylden for at dette ikke har gått etter planen, sier Strømme. - Det er helt tydelig at det tyske selskapet undervurderte hvor stor denne jobben ville bli på programvaresiden, og hvor krevende det nå har vist seg å være å tilpasse systemet til en ny plattform. I tillegg har sykehuset etterhvert utvidet sine krav til systemet ettersom behovene meldte seg.

Totale kostnader blir for sykehuset omlag 6,4 millioner kroner uten moms. Da er programvare, maskinvare og periferiutstyr inkludert. Det tyske firmaet tok på seg oppdraget med å implementere programvaredelen til bare 1,2 millioner kroner. Til tross for forsinkelser og utvidelser har Ullevål nektet å bøye seg for krav om høyere kontraktpris. Frey har måttet bekoste utvidelsene selv, og dette beløpet overstiger langt den opprinnelige kontraktprisen. På sin side har Ullevål måttet betale en drøy pris i form av forsinkelser, utsettelser og misfornøyde ansatte.

- Å droppe hele prosjektet var noe vi måtte vurdere fortløpende under hele prosessen, legger Strømme til.

- Nå er vi praktisk talt i mål med dette systemet, og det er ikke lenger aktuelt å legge det på is. Produktet vi ender opp med er vi ikke fullt tilfredse med, men det vil hele tiden forbedres. Jeg tror det produktet vi til slutt ender opp med, vil bli veldig godt, men hadde du spurt meg for halvannet år siden vet jeg ikke hvordan jeg ville svart, avslutter han.

Til toppen