Det papirløse kontor utsatt på ubestemt tid

- Fire av fem ledere avviser det papirløse kontoret i en tidshorisont på ti år, sier Europa-sjef i Xerox, Pierre Danon. Men markedsundersøkelser viser en trend mot kombinerte løsninger for papir og data, og at mye av papirbruken er bortkastet.

Etter en omfattende restruktureringsprosess som pågikk i hele fjor, gjennomførte Xerox en markedsundersøkelse i fem europeiske land for å teste i hvilken utstrekning den nye strategien svarte til tidens krav.

Xerox' aktuelle strategi kan oppsummeres i disse punktene:

· kontorer trenger fortsatt tilgang til et bredt utvalg skrivere.

· en stadig større del av markedet vil erobres av kombienheter i ulike pris- og ytelsesklasser, som tilbyr utskrift, skanning, kopiering og faks

· det skal satses på dokumenthåndteringssystemer som gir best mulig styring av både elektroniske dokumenter og papir, og der overgangene mellom de to formene kan gjøres mest mulig hensiktsmessig

· konsulentvirksomhet skal gjøre kunder klar over de mange skjulte kostnadene knyttet til dagens måte å håndtere dokumenter på - og hvordan de kan reduseres

Dette er ikke spesielt originale tanker. De fleste som stiller ut skrivere og den slags på CeBIT vil fortelle det samme. Xerox' europeiske markedsundersøkelse bekrefter tankenes tidsriktighet. Den ble gjennomfort som telefonintervjuer med 493 toppledere i store bedrifter i Storbritannia, Frankrike, Tyskland, Sverige og Spania, i januar og februar i år.

- For mange år siden, da vi snakket om det papirløse kontoret, tok vi skammelig feil, innrømmer Europa-sjef i Xerox, Pierre Danon.

- Undersøkelsen vår slår fast at fire av fem ledere kontant avviser at kontoret kan gjøres papirløst i løpet av de kommende ti årene. Derfor må strategien vår framover være å bygge broer mellom de to mediene elektronikk og papir, sier han.

Den delen av undersøkelsen som skulle kartlegge krav til utstyr som håndterer dokumenter - fra enkeltapparater som skrivere til avanserte og samlende systemer - fikk fram seks viktige kriterier. Noen av dem er innlysende: Brukervennlighet, kvalitet, forholdet pris kontra ytelse og fart. Men omtrent likeverdig med disse er kompatibilitet og ny funksjonalitet.

- Kompatibilitet gjelder først og fremst utskriftutstyrets evne til å produsere hensiktsdokumenter ut fra bedriftenes forretningssystemer. Vi har for eksempel måttet arbeide hardt i forhold til SAP. I dag er vårt utstyr sertifisert av SAP, sier Danon.

Kravet om ny funksjonalitet har med evnen til å samordne elektroniske og papirdokumenter.

- Folk ønsker for eksempel å kunne gå til en "skriver" for å skanne et dokument og fordele det derfra per elektronisk post samtidig som dokumentet kopieres i flere eksemplarer. Men vi advares at det må være enkelt å gjennomføre disse oppgavene. Hvis utstyret er for vanskelig å bruke, er ikke lederne villige til å kjøpe det, fordi de regner med at det da ikke blir brukt, understreker Danon.

Også i Internett-landet Sverige utgjør brev og andre papirdokumenter en sentral del av hverdagen, viser undersøkelsen. Hvordan disse skal gjøres tilgjengelig for flere innen organisasjonen, betraktes som en viktig utfordring.

- Nøkkelen her er muligheten til å skanne dokumenter og mate dem direkte til et elektronisk dokumenthåndteringssystem. Dette har med kunnskapsforvaltning å gjøre. I to år har vi hatt et strategisk samarbeid med Lotus for å få fram løsninger på dette feltet, under merkelappen KnowledgeShare. Her på CeBIT kunngjør vi en ny fellespakke med Lotus, som tar sikte på å tilby slike løsninger også til mindre bedrifter. Ordningen vil gjøres tilgjengelig i løpet av april, avslutter Danon.

Til toppen