Lotus betrakter dokumenthåndtering både som et mål i seg selv, og som et første skritt mot fullverdig kunnskapsforvaltning. Dokumenthåndteringssystemet Domino.Doc ble lansert for halvannet år og har nå 750.000 brukere. Det består av en samling integrerte hjelpemidler som gir både et strukturert system for å lagre og hente dokumenter fra ulike kilder - blant annet direkte fra tekstbehandlere som Microsoft Word og Lotus WordPro - og muligheter for å søke strukturert eller i fritekst.
Ved årsskiftet vil to vesentlige tillegg til dette systemet gjøres tilgjengelige: Domino.Doc Imaging Client og Domino.Doc Storage Manager. Avbildningsklienten er et opplegg for å skanne papirdokumenter og lagre dem som avbildninger i en Domino-Doc-base. Lagringshåndtereren er et tjenerprogram som flytter dokumenter fra disk til mer tungtdrevne arkivmedier som CD-R-bokser.
I sin demonstrasjon av Imaging Client legger utviklingsansvarlig Dennis Carreri vekt på at dette ikke først og fremst er tenkt som et opplegg for å overføre store mengder papirdokumenter over til et datalager på kort tid.
- Hensikten er heller å gi meg muligheten til å dele eller distribuere innholdet i papirdokumenter som jeg synes mine medarbeidere eller overordnede bør kjenne til. Men i utprøvingsfasen har produktet med hell blitt brukt til store dokumentmengder, der man har samlet flere klienter og benyttet kortvarig og rimelig arbeidskraft.
Carreri tar på seg rollen som deltaker i et team som skal utvikle en ny type terrengsykkel, der en av hans oppgaver er å følge med i hva konkurrentene gjør. Han samler blant annet sammen en rekke tidsskriftartikler.
- Selv om bildene til denne artikkelen som jeg synes de andre må se, er i farger, holder det egentlig med en beskjeden skanner som lagrer sidene i sort-hvitt.
Når klienten er oppe, går det på et blunk å skanne et par sider og utstyre dokumentet med et virtuelt kartotekkort.
- Det er et par avsnitt jeg vil at medarbeiderne skal være spesielt oppmerksomme på, sier Carreri. - Derfor bruker jeg klientens gulblyant til å legge på bakgrunnsfarge, og jeg skriver en liten beskjed som retter seg spesielt til Tom. Gulblyanten kan for øvrig endres til lysgrønn, blå eller rød.
Klienten er utstyrt med tegngjenkjenneren TextBridge (i sjargongen heter det OCR-program etter det engelske optical character recognition) fra Xerox. Denne kan brukes på to måter. Enten kan hele dokumentet konverteres til søkbar tekst, eller man kan nøye seg med å la klienten hente elementer fra dokumentet og foreslå hvordan dokumentprofilen kan fylles ut. Dessverre er ikke tegngjenkjenneren avansert nok til å kunne gjengi dokumentet med bilder i sin originale layout. Dette, og eventuelle behov for å se underskrifter, gjør at dokumentet ofte må lagres som bilde. Klienten krever Windows 9x eller NT.
Arkivereren Storage Manager avlaster Domino.Doc-bærende disker ved å sende dokumenter til mer fjerntliggende lagringsenheter etter ulike kriterier.
- Styringsprogrammet, som for øvrig formidles gjennom en vanlig nettleser, tilbyr en rekke parametre for å sikre at bare relevante dokumenter er online til enhver tid, sier Carreri. Han understreker at det bare er teksten i dokumentet, eller dets bilde, som flyttes. Dokumentprofilen lagres fortsatt på disk. Vil du åpne et dokument som Storage Manager har arkivert, varsles du om at du må sette i gang en gjenfinningsoperasjon (retrieval). Det innebærer ikke annet enn å klikke på tilvist sted, og så vente på en e-post-melding som genereres automatisk når dokumentet er tilgjengelig.
- Administrator kan bestemme at dokumenter skal overføres til fjernlager når de er opprettet eller sist endret etter en hvis dato, når de ikke lenger utgjør den nyeste utgaven av et bestemt skriv og så videre. Hvis en medarbeider slutter, kan det settes i gang en operasjon for å arkivere alle dokumenter som har med vedkommende å gjøre. Mulighetene er omfattende, og sikrer stor fleksibilitet.
Arkivereren støtter plattformer som Windows NT og AS/400. Lotus lover en rekke andre i tillegg, uten å spesifisere disse ennå.
