Hensikten med «2345» er å håndtere så mye som mulig av det administrative arbeidet per SMS, fra et enkelt webgrensesnitt. I dette skjemaet håndteres dugnader, med egne tekster og utsendingstidspunkt for innkalling, to purringer, to påminnelser og bekreftelsesmelding på både positivt og negativt svar. Prinsippet for systemet er at ett nummer, 2345, brukes til alle meldinger. Avsenderen av meldingen «Kan ikke komme på trening denne uken» identifiseres automatisk. Siden meldingen inneholder ordet trening, sendes den automatisk videre til den som har ansvaret for det aktuelle lagets trening den uken. (Bilde: Audience Media Technology)

Drømmeløsning for lag og foreninger

Hamar-produktet «2345» hever selvbetjening per SMS til et nytt nivå.

Selvbetjening er stikkordet for alt som har med effektivisering av bedrifter og organisasjoner gjennom digital kommunikasjon. Ordninger for å styre masseutseninger og massemottak av tekstmeldinger (sms) har vært brukt i mange år. Hamar-bedriften Audience Media Technology presenterte i forrige uke sin løsning, «2345», som ikke bare kombinerer sms og selvbetjening, men hever det til et nytt nivå.

– Vi kaller dette for «2345», fordi 2345 er det eneste nummeret du behøver å huske for å bruke systemet, sier daglig leder og utviklingsansvarlig Jan Thore Bjørnemyr til digi.no.

Den andre ansatte i Audience Media Technology er Helle Jordbræk, markedsansvarlig. Bedriften er moderne bygget opp: Utviklingsressurser, datakraft, lagringskapasitet og så videre leies inn etter behov.

Bjørnemyr har holdt på med ideen bak selskapet – effektivt organisasjonsarbeid gjennom sms – i flere år, først med utgangspunkt i egne erfaringer som far i barneidretten.

Han er ekspert på Oracle, og oppdaget i vinter hvordan han kunne lage et webbasert utviklingsverktøy med Oracle i bunn, der ideene hans for idrettslag raskt kunne allmenngjøres for å framstille løsninger beregnet også på andre sektorer, som bedrifter, kultur, og helse og omsorg, det vil si over alt hvor det dreier seg om effektivt å administrere et stort antall medlemmer så smidig som mulig, og med så få ressurser som mulig.

– Skjermbilder tegnes opp i web-verktøyet. Det er laget et sett av programgeneratorer, som gjør at vi kan lage nye ting i rasende fart. Det er videre lett å generere spesialtilpasninger. Løsningen gir oss skalerbarhet i alle ledd.

Det er ikke bare Bjørnemyr og Jordbræk som åpent tilkjennegir sin entusiasme for 2345: I styret for selskapet har de blant annet den ustyrlige gründeren Lars Monrad-Krohn, kjent fra Norsk Data, Mycron, Tiki-Data og NCNOR, en av få nordmenn som er sivilingeniør, gründer, forretningsmann og akademiker, og som ble æret med Rosings hederspris i april 2005.

Bjørnemyr og Jordbræk presenterer funksjonaliteten i 2345 gjennom eksempler hentet fra barneidretten.

– Poenget med 2345 er å hjelpe lag og organisasjoner med å forenkle alle oppgaver på en enkel og effektiv måte. Systemet har dessuten funksjonalitet for å bringe ekstrainntekter inn til idrettslaget, sier Jordbræk.

Første funksjon ut er medlemskartotek.

– Hvor mange idrettslag i Norge har til enhver tid oppdaterte lister på medlemmer, foreldre, kontaktpersoner og hvor de bor? spør Jordbræk.

I 2345 skjer inn- og utmelding ved at medlemmer sender melding med navn og lag til telefonnummer 2345. Meldingen «HamKam 94, mor 93246927, far 99433703» oppfattes som at avsenderen har meldt seg inn i laget HamKam 94. Systemet henter automatisk opp adresse til utøver, mor og far, og legger dem inn i medlemskartoteket.

Bilde: Audience Media Technology

(Klikk for full størrelse.) Her registreres innmelding per sms. Databasen oppdateres, den innmeldte får en bekreftelse og tillitsvalgte varsles. (108 kB)

Webgrensesnittet håndterer alle slags beskjeder til medlemmene, som «Kampen er flyttet til torsdag kl 1800», og alle svar som kommer inn, for eksempel «Er sjuk, kan ikke komme». Se også det store bildet øverst i artikkelen, om dugnad.

– Også utvekslinger som et medlem selv tar initiativet til, for eksempel «Kan ikke komme på trening i dag». Denne meldingen sendes bare til 2345: Systemet selv finner ut av hvilke trenere eller tillitsvalgte som beskjeden skal gå til, og formidler den videre, straks, sier Jordbræk.

Et annet spørsmål Jordbræk liker å stille når hun snakker om 2345 er hvilke norske idrettslag til enhver tid over oversikt over utestående fordringer, for eksempel kontingent?

– 2345 hjelper med et papirløst og automatisert fakturasystem, sier Jordbræk. – Det virker slik: Fakturaen, for eksempel om kontingent, legges inn i systemet, og det hakes av for at hvert medlem skal få melding om at kontingent forfaller. Betalte fakturaer oppdateres automatisk i systemet. Ubetalte fakturaer purres automatisk, helt til betaling er registrert.

Det er bygget intelligens i systemet, slik at fakturaene tar hensyn til faktorer som søskenmoderasjon og redusert kontingent på grunn av verv.

– 2345 kan øke inntektene til idrettslaget, sier Jordbræk.

En måte dette gjøres på, er at 2345 har en modul for resultatvarsling per sms.

– Prisen per melding kan laget bestemme selv. Får man besteforeldre og annen slekt og venner til å abonnere på resultatvarsling, og bestemmer seg for 0,40 kroner til klubben per resultatvarsel. Hvis hvert medlem får et titalls abonnenter på resultattjenesten, og spiller 25 kamper i sesongen, vil dette bringen inn 50 000 kroner i året til et lag med 500 medlemmer.

2345 kan også brukes til å verve støttemedlemmer: På den administrative siden er det nok at medlemmene sender inn en sms med det nye støttemedlemmets mobilnummer. Fakturering av støttekontingent gjøres automatisk av systemet. I Jordbræks regneeksempel verver 500 medlemmer tre støttemedlemmer hver à 250 kroner i året: Merinntekten til klubben er 375 000 kroner minus marginale utgifter på rundt 15 000 kroner.

– Det er mange andre måter å bruke systemet på: Man kan sende ut programmer på sms, selge logoer og ringetoner, holde avstemminger, selge billetter, supporterutstyr, brukt utstyr og holde konkurranser.

Jordbræk forteller at utenom idrettslag, har Den norske kreftforeningen kjørt en test av 2345 med tanke på organisering av frivillig arbeid, der sms-tjenestene ble brukt for å holde oversikt over hvem som gjorde hva og hvor.

Et fascinerende trekk ved 2345 er at potensielt sett vil flere lag og foreninger man er medlem av bruke tjenesten.

Blir det ikke da et problem for systemet å sortere ut om sms-en jeg sender har med fotballen, håndballen, Røde Kors eller skolekorpset å gjøre?

– Multiple svar er kinkige, innrømmer Bjørnemyr. – Hovedregelen vi har valgt, er at svaret tilordnes den sist utsendte sms-en. I tillegg legger vi noen innholdsrettede rutiner i kontrollalgoritmen. Stort sett vil jo folk slå opp i en liste over ubesvarte meldinger der de nyeste meldingene vises først, og besvare dem etter tur.

Til toppen