Regnestykket gjelder en kommune på 17.000 innbyggere og 1000 leverandører.
En del av forutsetningene bygger på en undersøkelse Telia har gjennomført hos kommuner i Sverige, der man har prøvd å kartlegge alle kostnadene knyttet til ordre- og fakturahåndtering. Kostnadene er så sammenliknet med pilotprosjekter underveis, der IBM og Telia samarbeider om en løsning der kommuner kan abonnere på en helhetlig ordning.
IBM Norge har døpt løsningen e-Innkjøp. Den forutsetter at kommunen inngår rammeavtale med sine leverandører. Kommunene betaler en beskjeden avgift for å få installert den. Deretter løper en avgift per transaksjon. Løsningen forutsetter at bestillinger kjøres over vanlig web, mens ordrebekreftelse, fakturering og betaling ordnes over EDI, altså over et sikret nett fysisk atskilt fra Internettet. Telia og IBM tar på seg å sørge for en database der alle leverandørenes produkter er listet, samt den integreringen som trengs for å ordne opp i uoverensstemmelser mellom ulike EDI-dialekter. Grensesnittet mot brukerne går gjennom en standard nettleser.
- Vår konklusjon er at kommunene har utgifter til ordre og fakturering på mellom 20 og 40 millioner kroner i året. E-handelsløsningen vi skisserer vil kunne redusere utgiftene med 75 prosent det vil si besparelser på mellom 15 og 30 millioner kroner hvert år.
Fundingsrud mener ordningen vil gi tilsvarende besparelser for bedrifter, og viser til erfaringene Telia har gjort i Sverige, der televerket har kjørt systemet som prøveprosjekt på seg selv.
Teknisk sett består løsningen av en kombinasjon av driftstjenester, e-handelspakken e-Commerce fra IBM, og EDI-integratoren Amtrix fra det svenske selskapet Frontec.
- e-Innkjøp har mange fordeler. Løsningen er én til mange, slik at kommunen eller andre innkjøpere ikke behøver å avtale en egen EDI-løsning med hver enkelt leverandør. Det er dessuten fort gjort å integrere nye leverandører, slik at også de som ikke har ressurser til egne EDI-løsninger kan komme med på denne formen for e-handel fra bedrift til bedrift. Det er utviklet standardkonnektorer mot de fleste innkjøpssystemene, slik at kjøper og leverandør kan dra nytte av sikker e-handel uavhengig av hva slags økonomisystemer de ellers støtter seg til.
Pål Hedemann fra svenske Telia peker også på at systemet legger opp til bedre kostnadskontroll, siden det sikrer at innkjøp foregår i henhold til inngåtte rammeavtaler, og at bestillinger må attesteres før ordren kan effektueres.
- Det vanlige i dag er at kjøpet først attesteres i det varen mottas, peker han på.
I løpet av april vil det settes i gang to pilotprosjekter med dette systemet i Norge, med henholdsvis Porsgrunn kommune og Ski sykehus. Disse kjører ulike økonomisystemer, henholdsvis Agresso og CA Masterpiece.
- Pilotprosjektet krever at vi går gjennom vår innkjøpsorganisering for å få opp kvalitetssikringen, sier innkjøpssjef Eivind Grave i Porsgrunn kommune. - Det er en gjennomgang vi ser fram til, fordi vi trenger den sårt. Undersøkelser vi har foretatt, tyder på at 1500 av våre 2000 leverandører fakturerer kommunen for under 300 kroner i løpet av et år. Det ligger en stor gevinst bare i det å sikre bedre planlegging av innkjøp og å få folk til å holde seg til inngåtte rammeavtaler.
Pilotprosjektet omfatter i første omgang medisinske forbruksvarer, kontor- og datarekvisita, og varer til storhusholdning. IBM vil stå for driftstjenesten, fra sin sentral i Hamar.
Daglig leder Sverre Skorpen i Nordisk Elektronisk Distribusjon (NED) har også en finger med i opplegget. Han kommer til å markedsføre løsningen under betegnelsen NEDIT. Hans første oppgave blir å skaffe en pilotkunde blant eierne av innkjøpslaget ISAL AL. Denne tredje pilotkunden vil bruke økonomisystemet SAP.
- ISAL står for rammeavtale-baserte innkjøp fra eierne ABB, Alcatel, Borregaard, Dyno, Mustad, Nera, Norske Skog, Peterson Gruppen og Trelleborg. Styret i ISAL har fattet et vedtak om å anbefale NEDIT. Det regner med at det elektroniske innkjøpssystemet vil gi en drastisk økning av rammeavtale-baserte innkjøp, fra dagens 500 millioner kroner til over to milliarder kroner i løpet av et par år.
Skorpen, Hedemann og Fundingsrud ser fram til at systemet - uansett om det betegnes e-Innkjøp eller NEDIT - kan få fart på elektronisk handel i Norge ved å kombinere muligheter for umiddelbare besparelser med en lavt priset inngangsbillett.
