E-innkjøp og e-faktura sparer store kostnader

Et praktisk eksempel viser at e-innkjøp og e-faktura reduserer prosesskostnader med 80 prosent.

(Administrerende direktør Arild Haraldsen i NorStella bidrar jevnlig med kommentarartikler i digi.no)

Et praktisk eksempel fra SpareBank1 SR-Bank, viser at e-innkjøp sammen med e-faktura reduserer prosesskostnadene med 80 prosent.

Det er «nettbutikker» – det vil si forbrukeres kjøp av varer og tjenester og Internett – som oftest fokuseres i media. Men den private netthandel har marginal betydning i Norge, og bidrar mer til å endre kundeadferden enn til å gi gevinster for butikkene.

Samhandlingen mellom bedrifter – såkalt «e-business» (b2b) – har langt større betydning. Bedriftene står imidlertid ikke ofte frem med sine erfaringer. Det burde de, for mange har gjort gode erfaringer. Jeg har skrevet om noen eksempler i denne spalten tidligere. Her kommer et nytt eksempel:

SpareBank1 SR-Bank har vist at det med små investeringer er mulig å effektivisere innkjøpsfunksjonen vesentlig ved hjelp av e-innkjøp og e-faktura «over nettet». Det har de klart gjennom følgende tiltak:

  • De har klart å konkretisere i kroner og ører hva gevinsten er
  • Resultatet er oppnådd gjennom et samarbeid med leverandørene som også gir dem en større gevinst, bla. i form av mersalg
  • Effekten av innsparingene overføres på større ressursinnsats på kjernevirksomheten i banken, altså bankproduktene.

SpareBank1 SR-Bank er landets nest største sparebank. Markedsområdet er Rogaland, Agder og Sunnhordland. Banken har i dag 50 kontorer i sitt markedsområde. Hovedkontoret er i Stavanger.

Som enhver annen bedrift kjøper de inn mindre administrative tjenester og produkter, som ikke har med selve kjernevirksomheten å gjøre. Slike innkjøp utgjør ca. 13 millioner kroner i året. Disse innkjøpene ble foretatt fra et stort antall leverandører og genererte utallige fakturaer, med et gjennomsnittlig fakturabeløp på 1500 kroner.

For ca. halvannet år siden innførte de et system for e-innkjøp og e-faktura, og har etter hvert fått med seg 23 leverandører på dette opplegget. Det innebærer i dag at ca. 5000 ordrer og et samlet faktureringsbeløp på 6,6 millioner kroner går gjennom dette systemet.

Kartleggingen som de selv har foretatt viser at gevinsten på selve prosesskostnadene er på ca. 1 million kroner per år.Som en vil se av beregningene nedenfor kommer ca. 1/3 av effekten ved at prosessene blir automatisert (gjøres av IT-systemet), mens 2/3 fremkommer ved mer effektiv utførelse av prosessene, når en bare tar hensyn til e-innkjøpsfunksjonen.

Legger en til e-fakturafunksjonen vil ikke bare den totale gevinsten øke til 80 prosent, men nå utgjør også e-faktura en større andel av gevinsten (ca. halvparten). E-faktura er derfor et sentralt element i bruken av e-innkjøp.

Disse gevinstene går bare på reduserte prosesskostnader. Banken har også oppnådd gevinster på andre områder. For det første er selve innkjøpsprosedyren standardisert og strukturert. Det er også lettere å oppnå lojalitet overfor rammeavtalene, noe som gjør det mulig med bedre styring av innkjøp foretatt av de 50 kontorene banken har i området. Det innebærer også at en får standardisert produktsortimentet, får bedre historikk over innkjøpene mht. priser og leveringsbetingelser, samt lavere priser, og færre antall leverandører å forholde seg til.

Leverandørene – de som knytter seg på systemet – får også gevinster. Anvendt samme modell overfor på dem, er gevinstene totalt sett på de 23 leverandørene, ca. 500.000 kroner i reduserte prosesskostnader. Men viktigere enn det er at leverandørene påviselig har fått et mersalg til banken på bekostning av andre leverandører. For leverandørene er altså dette systemet et strategisk fortrinn i forhold til konkurrentene.

For banken er dette en god begynnelse og en ser mulighetene til å øke antall leverandører og spekteret av produkter i tiden fremover, kanskje så mye som en fordobling. Siden banken inngår i en allianse med SpareBank 1 Midt Norge, SpareBank 1 Nord Norge, Samarbeidende Sparebanker og SpareBank 1 Skade og Livsforsikring, kan en videre utbredelse til disse enhetene (som det er planer om) firedoble prosessbesparelsene.

Det er ingen tanke om å ta denne gevinsten ut i form av redusert bemanning på innkjøp og regnskap, men overføre mer bankrelaterte oppgaver til ledig kapasitet i disse avdelingene, noe som innebærer en ønsket kompetanseutvikling for medarbeiderne. (SpareBank 1 SR-Bank i Stavanger har allerede begynt med det.)

Men dette var inntektssiden. Hva er kostnadene for banken og for leverandørene? De er små. Programvaren (som i dette tilfelle er e-innkjøp fra Webtime og e-faktura fra Allianse) koster selvsagt noe, men ikke all verden. I tillegg kommer abonnementskostnader i størrelsesorden ca. 5000 kr. for hver leverandør. Det er ingen transaksjonskostnader knyttet til bruken. Siden dette er et web-system er opplæringskostnadene svært små. Systemet er integrert med regnskapssystemet i banken gjennom Lotus Notes, og er også integrert hos minst en av leverandørene (Norengros) i deres ERP-system ved en Web Services–tjeneste.

Det er viktig å sette dette eksemplet inn i en større sammenheng:

  • For det første viser eksemplet at effekten av en elektronisk innkjøpsfunksjon øker vesentlig hvis en automatiserer hele innkjøpsprosessen, også faktureringen.
  • For det andre er fakturering en generisk tjeneste – stort sett uavhengig av bedrift eller bransje – og som derfor bør standardiseres. Det blir for tungvint at hver bedrift har sitt eget utvekslingsformat. Standard e-faktura finnes i dag i EDI-format. Men i økende utstrekning går man over i XML-format, blant annet for å gjøre det enklere for mindre bedrifter å benytte e-faktura b2b.

Flere og flere norske bedrifter (og formidlingssentraler) ønsker å gå over til dette formatet og begynner å forholde seg til brukerforumet e2b Forum som er i ferd med å utarbeide en internasjonal standard på dette, blant annet i samarbeid med de nordiske bankene. Dette initiativet er også blitt lagt merke til i internasjonale standardiseringsorganer som arbeider med tilsvarende utfordring (UN/CEFACT og CEN/ISSS) gjennom NorStellas deltagelse i dette arbeidet.

Undersøkelser viser at den samfunnsøkonomiske gevinst ved å ta i bruk en slik standard er ca. 4, 4 milliarder kroner (noe mer for mottager enn utsteder), lavt regnet.

Med andre ord: Det som skjer innenfor elektronisk samhandling mellom bedrifter har langt større betydning enn forbrukerrettet netthandel. Det har betydning for bedriftene, men også samfunnsøkonomisk effekt. Men først for fremst gjør det bedrifter som tar dette i bruk mer konkurransedyktig nasjonalt og internasjonalt.

Nå kan det være at andre bedrifter har andre erfaringer, og vil kunne beregne dette annerledes. De må gjerne benytte det regnearket som ligger til grunn for beregningen ved henvendelse til meg på e-post arild.haraldsen@norstella.no. Jeg er fremdeles interessert i henvendelser om gode norske e-strategier som kan være av generell interesse.

    Les også:

Til toppen