- Vår erfaring er at implementering av et ERP-system tar oppmerksomhet fra andre oppgaver, og ledsages av en nedgang i effektivitet, sier Lenny Simon i Deloitte Consulting. - Så er det en periode med startvansker som gjør at man holder seg på et lavere nivå enn man hadde før systemet ble tatt i bruk. Gevinsten er mer langsiktig. I enkelte tilfeller varer problemperioden opptil et halvt år.
Robert Sinclair hos konkurrenten Ernst & Young bekrefter Simons observasjon. Avviket mellom mål og faktisk resultat starter allerede før det nye ERP-systemet tas i bruk. Det øker i den første perioden, når systemet er nytt og ukjent for de fleste av medarbeiderne.
- En påfølgende stabiliseringsfase greier ofte ikke å gjenopprette den opprinnelige effektiviteten. For å nærme seg den forventede gevinsten må det gjennomføres en fjerde fase der man dels finner ut hvordan man skal realisere systemets potensial, dels utvider det med nye funksjoner og mål. Men den virkelige gevinsten kommer når man legger opp en langsiktig ERP-strategi for stadig fornyelse av systemet.
Ifølge Sinclair er det en rekke forhold som forklarer hvorfor det utvikler seg det han kaller en verdikløft mellom forventet og realisert gevinst.
- Mye av forklaringen ligger i at ERP ofte innføres som et av flere tiltak knyttet til år 2000-beredskap. Det er altfor begrenset. Dessuten undervurderer man den menneskelige faktor, og man tas på senga når teknologien utvikler seg raskere enn forventet. For mange er ERP en første erfaring med IT-system i virkelig stor skala, og man lever seg ikke inn i det dette krever av overgang fra tenking etter funksjon til tenking etter prosess.
I tilknytning til den menneskelige faktor, nevner Sinclair to synder som ofte går igjen.
- Jeg mener det er et nært bånd mellom ERP og kunnskapsforvaltning. Men ofte implementerer man ERP uten å skjele til kunnskap. Det fører til at kunnskap får samme tilholdssted som tidligere, i hodet på folk i stedet for i IT-systemet. Den andre faktoren har med opplæring å gjøre. Folk lærer hvordan de skal håndtere et IT-system. Det de burde lære, er hvordan de skal bruke IT-systemet til å gjøre jobben sin.
Sinclair har en tredje kjepphest:
- Mange av de metodene som brukes for å måle utnyttelsen av ERP-systemer, gir informasjon som forklarer hvorfor ting har gått galt. Det må legges mer vekt på indikatorer som kan varsle om hva som er i ferd med å gå galt, før det skjer. Framfor styring på etterskudd, trenger vi ledelse på forskudd.
Alt dette kan oppsummeres i ett slagord: ERP gir deg kraften. Du må selv søke verdien.
