Får hele bedriften til å følge samme stil

- SAX' løsninger tvinger felles design på alle bedriftens presentasjoner, brev, e-post og SAP-rapporter, forteller Arnold Leusink.

Tysk-baserte SAX er med på Hewlett-Packards partnerprogram JetCAPS. Dette er et program for å samle skriverorienterte løsninger fra tredje part, og gi dem en felles markedsføring. JetCAPS-partnere både utvikler egne produkter, og distribuerer løsninger fra andre JetCAPS-partnere. I Norge er det foreløpig kun én JetCAPS-partner, FingerPrint.

SAX ble etablert så tidlig som i 1986, og har sine røtter i dokumentbehandling. Dets bidrag til JetCAPS er programmet MasterLayout, som gir sentral styring av dokumentmaler i en organisasjon og sørger for at alle som skaper nye dokumenter, enten til papir eller til lesing på skjerm, holder seg til den vedtatte designstilen.

- Dette er svært viktig for enhver bedrifts identitet. Det dreier seg ikke bare om logo, men også om layout, valg av skrifttyper og fargebruk. Etter hvert som fargeskrivere sprer seg, vil også farger brukes til å formidle bedriftens identitet i tråd med den vedtatte stilen. I stedet for ferdigtrykte brevark, kan logo, fargevalg, layout og skrifttyper nedfelles i maler som alle brukere må holde seg til, forteller Arnold Leusink.

Mange av de største europeiske selskapene har tydd til SAX-løsningen for felles stil.

- I Bosch er MasterLayout implementert gjennom sentralstyrte maler for Word og Outlook. For Word er det tretten hovedmaler, fordelt på dokumenttyper som eksternt brev, faks, internt brev, innbydelse, møtereferat, rapporter og så videre. For hver dokumenttype er det ulike valg, for eksempel hvilken avdeling avsenderen tilhører, og regler for innfelling av bilder og andre elementer.

Malene lagres sentralt og styres gjennom en database. Endringer, for eksempel ny logo til bilradioavdelingen Blaupunkt, styres sentralt og er tilgjengelig for alle - og pålagt alle -. i det øyeblikket den sentrale databasen er oppdatert.

- Bosch har svært positive erfaringer med at også e-post underlegges en felles stil med farger, logoer og hvordan bedriftsinformasjon presenteres. Det bidrar blant annet til at både avsender og mottaker tar e-posten mer alvorlig. Helhetsinntrykket blir noe helt annet enn når hver medarbeider eksperimenterer på egen hånd.

I Siemens er det blant annet innført et system som regjerer valgmulighetene i Powerpoint-presentasjoner.

- Der er det utarbeidet tre standarder for layout, tre stiler for fontvalg, og fem forskjellige fargesammensettinger. Det gir mange valgmuligheter, samtidig som det bevares en felles stil. For en presentasjon velger man en layout, en fontstil og et fargeskjema. Disse kan ikke varieres innen samme presentasjon.

Leusink forteller at Siemens hadde en rekke gamle presentasjoner som brukerne ønsket å oppgradere til den nye stilen.

- Vi løste dette problemet gjennom egen programvare. Når brukerne åpner en gammel presentasjon, velger de en ny kommando på menyen: "Anvend design". Så får de de samme mulighetene som når de skal lage en ny presentasjon, og hele presentasjonen oppdateres til den riktige stilen.

Forretningssystemet SAP er kjent for å være svært vanskelig å skrive ut fra. Samtidig er det opphav til fakturaer og andre utsendelser som også skal formidle bedriftens identitet.

- Løsningen vår samarbeider med Word, slik at alle SAP-genererte dokumenter får den samme stilen som for bedriftens øvrige brev og dokumenter. MasterLayout betyr nettopp det: En løsning for alle dokumenter, samme stil overalt, og attpåtil mindre plunder og heft når ting skal lages, avslutter Leusink.

Til toppen