Tidligere skal Charlottenlund videregående skole i Trondheim vært koblet til resten av fylkeskommunen via en ISDN-linje og en gammeldags telefonsentral. (Bilde: Charlottenlund vgs)

Skype for Business

Sparte store penger på å bytte til Skype for bedrifter

Flere og flere offentlige virksomheter faser ut sine gamle telefonsentraler til fordel for nyere og mer fremtidsrettede løsninger. 

Skype for bedrifter har etterhvert fått godt fotfeste i Norge, og både Sør- og Nord-Trøndelag fylkeskommune har gått for denne løsningen. 

10 000 ansatte

Stavanger kommune begynte med overgangen til det heldigitale systemet så tidlig som i 2011.

– Vi var i en situasjon der vi hadde mange gamle telefonsentraler. Det var ikke lenger mulig å fikse reservedeler. Valget stod dermed mellom å gå for nye, men gammeldagse telefonsentraler, eller å komme oss over på ny teknologi, sier leder for infrastruktur, Inger Bjørkum Leigvold, i Stavanger kommune til digi.no.

Kommunen med rundt 10 000 ansatte endte med å skrote de gamle telefonkablene til fordel for fibernettet som kan levere telefoni over IP. De angrer ikke på valget. 

Per i dag har rundt 3 000 ansatte sine telefonlinjer via Skype for bedrifter. Resten av medarbeiderne bruker stort sett den innebygde chatløsningen til kommunikasjon.

Telefon kunne koste 10 000

De gamle PABX-sentralene levde sine egne liv. De krevde egen teknologi og oppfølging utenfra. Det var kostbart. 

Gammeldagse PABX-sentraler krever eksternt vedlikehold og dyre reservedeler. En ny telefon kan koste så mye som 10 000 kroner.
Gammeldagse PABX-sentraler krever eksternt vedlikehold og dyre reservedeler. En ny telefon kan koste så mye som 10 000 kroner. Foto: Produsent

Gikk en telefon i stykker måtte man belage seg på å punge ut alt mellom 3 000 og 10 000 kroner. Nye linjekort og telefonsentraler måtte kjøpes inn, og reserveutstyr måtte stå på lageret i tilfelle noe skulle skje.

Sånn var også situasjonen i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Der måtte man raskt ta grep da serviceavtalene på de gamle sentralene løp ut for snart ett år siden.

– Det ble ganske brutalt da vi fant ut at avtalene var på vei til å løpe ut. Løsningen vi landet på var Skype for bedrifter, og det er vi veldig godt fornøyd med. Dette er et system som kan rulles ut uten noen form for opplæring. De ansatte klarer raskt å sette seg inn i hvordan det brukes, sier Ragnar Kvithyll.

Mobilt bedriftsnett ikke aktuelt

Han er seniorrådgiver og prosjektleder i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Ifølge ham var Microsoft-løsningen veien å gå.

– Vi vurderte denne løsningene mye opp mot mobilt bedriftsnett som mange benytter seg av, men siden vi har flere fylkeskommunale enheter som befinner seg utenfor allfarvei samt mange nye skolebygg kunne vi ikke gå for den type løsning. 

Mange nye bygg har nemlig en fiffig detalj til felles: mobildekningen er ofte dårlig. Det skyldes ifølge Kvithyll de nye byggeforskriftene som setter en del krav til hvordan blant annet isolering skal foregå. 

– Når disse byggene er miljøifisert gjør det at man opplever dekningsproblemer inne. Derfor kunne vi heller ikke gå for en løsning som benytter seg av mobilnettet, oppklarer han. 

Kostnadene løp løpsk

Når man skulle opprette en ny lokalisasjon som krevde kontakt med omverdenen kunne kostnadene løpe helt løpsk i Stavanger kommune. Det slipper man i dag. Nå er snart alt det gamle telefoniutstyret byttet ut med Skype for bedrifter. 

– Det er vanskelig å sammenligne kostnadsnivået fra 2011 til i dag, men så lenge man har den grunnleggende nettverksstrukturen i bunn, så slipper man ekstra kostnader. Vi betaler for lisensene vi benytter oss av til Microsoft, men igjen så slipper vi å ha doble linjer ut til de ulike lokalisasjonene samt dyre telefonapparater på pultene. Den gamle løsningen var god, men vi synes at denne er bedre, sier Bjørkum Leigvold i Stavanger kommune til digi.no. 

(artikkelen fortsetter under)

Telefonkabler på den gammeldagse måten. Kanskje er dette synet snart historie. Flere og flere statlige- og kommunaleorganer går nå for nyere teknologi.
Telefonkabler på den gammeldagse måten. Kanskje er dette synet snart historie. Flere og flere statlige- og kommunaleorganer går nå for nyere teknologi. Foto: Scanpix

For å få på plass en ny telefon i dag er det bare å koble arbeidsplassen på nettverket og så er mer eller mindre alt man trenger oppe og kjører.

– Til nå synes vi at vi bare har positive erfaringer med systemet, og vi ruller det mer og mer ut i organisasjonen ettersom de gamle PABXene gradvis fases ut, konstaterer infrastrukturlederen. 

ISDN-linjer knyttet fylket sammen

De positive erfaringene man gjør seg i Stavanger opplever man også i Sør-Trøndelag fylkeskommune. 

– Systemene som baserte seg på PABX-sentralene begynte å bli gammeldagse. Det gjorde også at kompetansen på disse ble veldig dyr. Når man har gått over til rene IT-løsninger har man veldig ofte selv kompetansen på systemene på huset, sier seniorrådgiver Kvithyll. 

Før hadde nemlig fylkeskommunen 64 lokalisasjoner som kommuniserte med morsentralen via ISDN-forbindelse. Enkelte av apparatene krevde at man hadde flere linjer tilgjengelig. Vedlikeholdet på disse løsningene krevde sin mann.

Seniorrådgiver og prosjektleder, Ragnar Kvithyll, i Sør-Trøndelag fylkeskommune sier at de så på flere løsninger før de til slutt endte på Skype for bedrifter.
Seniorrådgiver og prosjektleder, Ragnar Kvithyll, i Sør-Trøndelag fylkeskommune sier at de så på flere løsninger før de til slutt endte på Skype for bedrifter. Foto: Privat

– Kostnadsmessig kommer vi veldig godt ut av det med Skype for bedrifter. Lisensene fra Microsoft er selvfølgelig en del av regnestykket, konstaterer Kvithyll. 

Microsoft er fornøyd

Microsoft er selvfølgelig veldig fornøyd med at så mange offentlige institysjoner velger denne telefonløsningen fra dem.

– Vi opplever et økt fokus og ønske om digitalisering i kommunene og at flere ser mulighetene rundt bedre samhandling og dermed økt fleksibilitet. Vi har mange kommuner som har tatt i bruk Skype for bedrifter og opplevd at nye samarbeidsformer gir effektivitetsgevinster, sier direktør for produktivitetsverktøy, Anna Olsson, i Microsoft til digi.no og fortsetter:

– En en av gevinstene være kostnadsbesparelser ved erstatning av gammel telefonsentral, men også helt nye muligheter som for eksempel å ha mulighet til å søke etter fageksperter eller å enkelt se om folk er tilgjengelige. 

Cisco Jabber

Møre og Romsdal fylkeskommune benytter man seg av Ciscos Jabber-løsning. Noe de er veldig fornøyd med, ifølge seniorrådgiveren. 

– Dette var også noe vi var interessert i, men valget falt til slutt på Microsoft, sier han. 

Stavanger kommune mener selv at det har fått bedre samhandling internt etter at de gikk over til det nye systemet. 

– Skype for bedrifter er mer enn en telefonløsning. Det er så enkelt for folk. De kan ta med seg jobben hjem og fortsatt være tilgjengelig på kommunetelefonen. Jeg tror de ansatte virkelig ser verdien av å ikke være låst til en fasttelefon som står på pulten. Det er ikke alltid man har tid eller anledning til å svare på en telefon, men å svare kort i en chat har de fleste tid til, argumenterer Bjørkum Leigvold. 

Drifter alt selv, mens noen putter løsningen i skyen

Løsningen kan kommunen sin IT-avdeling selv drifte. All infrastruktur befinner seg i kommunens lokaler, og det er dermed enkelt å vedlikeholde og oppdatere systemet.

Inger Bjørkum Leigvold er leder for infrastruktur i Stavanger kommune. Hun synes at løsningen de etterhvert har falt på utklasser det gamle telefonsystemet.
Inger Bjørkum Leigvold er leder for infrastruktur i Stavanger kommune. Hun synes at løsningen de etterhvert har falt på utklasser det gamle telefonsystemet. Foto: Stavanger kommune

Nordland fylkeskommune har valgt å legge sin telefonløsning i skyen, men Sør-Trøndelag fylkeskommune synes at det ble for risikabelt. 

– Vi har servere som står i kjelleren. Der er det flere linjer som går inn og ut. Fylkeskommunen har god kompetanse på drift, og vi drifter derfor løsningen selv, sammenfatter Kvithyll. 

Skulle noe skje med internettlinjene utenfra står man uten telefon. Allikevel vil man kunne kommunisere internt.

– Det er jo en av ulempene selvfølgelig. Vi i Stavanger har ingen reserveløsning om fiberlinjen inn hit skulle blitt kuttet. Den problematikken har vi enda ikke støtt på, og det er også noe som kunne ha skjedd med det gamle systemet. Man kan aldri sikre seg helt, avslutter infrastrukturleder Bjørkum Leigvold til digi.no. 

Kommentarer (18)

Kommentarer (18)
Til toppen