- Enhetlig meldingsformidling betyr at du sender og mottar og styrer alle typer meldinger fra ett sted, sier administrerende direktør Tom Muggerud i UMS AS. - Det betyr ikke bare at du samler alle e-postkontoer. Du trekker inn absolutt alt, også svartjenester på telefon og SMS til mobilen. Vårt system sørger for å konvertere alle innkommende meldinger til e-postformat, og lar deg definere regler for hvordan de skal håndteres, avhengig av for eksempel emne eller avsender. Er den innkommende meldingen en faks, får du en e-post med faksen vedlagt i et komprimert grafisk format. Er det en beskjed til telefonsvareren, mottar du lydfilen som vedlegg, også når du er på farten med en hånd-PC, dersom det er i samsvar med regelen du har gitt meldingssystemet.
Den enkleste regelen er "legg inn alt, jeg leser det når jeg får tid". Reglene kan også være mer kompliserte, for eksempel "e-post fra X skal øyeblikkelig utløse SMS-melding til meg". Regler kan definere rutiner for både redistribusjon og for varsling.
| Reglene gis individuelt eller kollektivt, gjennom et webbasert grensesnitt. Du kan bruke dem til å sile innkommende telefoner, slik at bare de aller viktigste samtalepartnerne slipper gjennom. Du kan få dem til å varsle når spesielt viktig e-post ankommer. Du behøver ikke lenger be en kollega varsle deg når du er på farten og venter febrilsk på en viktig faks. Du ber reglene sende varsle deg per SMS, og klargjøre den slik at du kan laste den ned til din hånd-PC. Muggerud viser hvordan du kan styre visningen av faksen på en hånd-PC - han bruker en Compaq iPaq - slik at du både får lest liten skrift, og kan zoome tilbake for å se faksen som helhet. |
På PC-en ser meldingshåndtereren akkurat ut som Outlook, med katalogstruktur til venstre, mens meldingsliste og forhåndsvisning skjer til høyre. Katalogstrukturen avslører imidlertid hvor forskjellig funksjonaliteten er. Her inndeles nemlig meldingene blant annet i ulike nivåer: et privat nivå, et avdelingsnivå og et selskapsnivå.
- Hensikten med denne inndelingen er at meldinger må følges opp. Kommer en melding inn til en avdeling, ser medarbeiderne samtidig hvem som følger den opp. Dette er svært viktig for meklere og andre miljøer der informasjon flyter.
Systemet lar organisasjoner legge opp regler for hvordan innkommende meldinger skal håndteres. Det kan også opprettes mapper for gitte prosjekter, med regler om hvilke meldinger skal automatisk dirigeres dit. De som er med på prosjektet, ser straks hvilke meldinger som er kommet, og hvem som følger dem opp.
At Unified Messaging tilbys på abonnementsbasis, betyr at du lar UMS ta hånd om det du vil av telefoni, faks, e-post og SMS. Muggerud mener å kunne dokumentere at det betyr lavere utgifter i tillegg til fordelene som selve samordningen innebærer.
