Forsiktig tilnærming gir best beslutningsstøtte

«Business intelligence» er svært overdrevet, men også lønnsomt, mener Frank Buytendijk i Gartner.

Etter ti år som alt fra systemutvikler til prosjektleder innen beslutningsstøtte – «business intelligence» – ble Frank Buytendijk (uttales «bautendaik») hyret inn som analytiker hos Gartner der han etter fire år har avansert til «vice president» med ansvar for fagfeltet, både teknologi og marked. digi.no treffer ham i Oslo i forbindelse med en kundekonferanse organisert av Norges lokale Cognos-leverandør, RAV Norge.

Buytendijk advarer mot gapet mellom markedsføringen av beslutningsstøtte, eller BI som han ynder å si, og dagens virkelighet i mange bedrifter.

Poenget er at BI strider mot en rekke skjulte agendaer i organisasjonen. BI står for gjennomsiktighet og allmenn tilgang til informasjon. Men beslutningstakere ønsker ofte heller selv å kunne framstille sin egen versjon av sannheten. BI innebærer felles redskap for analyse og innhenting av data. Men mange har et så sterkt avhengighetsforhold til regneark at de først må gjennom Excel-avvenning. BI slår veldig opp anledningen til å utforme egne spørringer. I virkeligheten er det ingen som setter av en ettermiddag for samvær med datavarehuset. BI lar deg finne ut hvorfor ting går galt. Men de fleste synes det er greiere å klage over at de ikke har tilgang til data, og legge skylde over på andre.

I forkant og under innføringsprosessen, må man være seg bevisst at det finnes slike holdninger, og sørge for å få dem fram, mener Buytendijk.

– Det er to vesentlige grunner til å investere i BI. Den ene er presset fra myndigheter og aksjonærer for bedre innsyn i beslutningsprosesser, dokumentert med blant annet kontrollerbare risikoanalyser. I USA reduserer dette alternativene til to: Enten innfører man BI, eller man risikerer fengsel. Den andre grunnen er at informasjon er blitt selve forretningen. Den må brukes og deles. Det må bli slutt med den innstillingen at hvis du forsyner deg av kassa eller varelageret, så er det kriminelt, men hvis du holder informasjon for deg selv, så blir du forfremmet.

Buytendijk definerer beslutningsstøtte slik: Å skaffe folk innsikt gjennom tilgang til kvantitative data og analyser.

– Behovene kan etter vår oppfatning fordeles slik: 60 prosent trenger standardrapporter, 30 prosent trenger parameterdrevne rapporter, og 10 prosent har behov for å definere sine egne rapporter. En svakhet i dag er at standardrapportene er for dårlige. De har en form som er nedarvet fra da BI var i sin barndom, og måtte hanskes med teknologiske begrensninger som i dag ligger 15 år tilbake i tiden.

BI-systemer blir bedre over tid. Buytendijks undersøkelser tyder på at god beslutningsstøtte finnes i selskaper som har holdt på med feltet i mange år, som har vært innstilt på å redusere kostnadene til systemene etter hvert som de får mer erfaring, og som innser at det ikke er teknologien som utgjør hovedskillet mellom en god og en dårlig implementering.

– Det virkelige skillet ligger i bruken av systemene, i hvorvidt man har kompetente folk som vet hva som må gjøres med all informasjonen organisasjonen genererer.

Buytendijk advarer mot et økende gap mellom behov og tilgang på analytisk kompetanse.

– Våre undersøkelser tyder på at behovet for analytiske ferdigheter vil tredobles, og at tilgangen på dem svarer til halve behovet.

Han anbefaler å bygge små kompetansesentre i tilknytning til beslutningsstøttesystemene. Disse skal ha tre oppgaver:

  1. Hjelpe brukerne slik at de kan betjene seg selv ved å kjøre egne rapporter og analysere ting på egen hånd
  2. Utføre de strategiske analysene som krever bruk av ad hoc-spørringer
  3. Sørge for bedriftsomfattende standarder for metadata, analyse- og rapporteringsverktøy og så videre.

– Alt for mange organisasjoner har hatt et lite planmessig grep om BI. Det har gitt et mangfold av ulike verktøy som hver for seg ga positive resultater tre måneder etter at de ble innført, men som to år seinere viste seg å være en vesentlig hemsko for videre utvikling. I gjennomsnitt har store bedrifter syv ulike verktøy, rekorden er 20.

Kompetansesentrene kan bemannes av tre ulike typer folk, mener Buytendijk.

– De mer stabile er tradisjonelle tallkunstnere som statistikere og økonometrikere. I tillegg vil unge finanskontrollere og markedsanalytikere ofte se på et BI-kompetansesenter som et hensiktsmessig karrieretrinn, siden de får oversikt over hele organisasjonen og samtidig gjør seg godt synlige. Den tredje profilen er IT-folk med interesse for BI, og som gjerne tenker seg noen år i en BI-gruppe mens de tar tilleggsutdanning innen ledelse.

Kompetansegruppen kan settes i gang som en forlengelse av prosjektgruppen for datavarehus, slik at kunnskapen og ferdighetene fra dette utviklingsarbeidet føres videre, sier Buytendijk. En fordel med dette, er at det forankrer gruppen i det som er mest grunnleggende for beslutningsstøttesystemet: gjennomtenkte metadatadefinisjoner og systemarkitektur.

– Mange mener hovedpoenget er å kjøpe verktøyet. Mitt budskap er at jo mer tradisjonsbunden du er, det vil si jo større vekt du legger på metadata og arkitektur, jo større sjanse vil du ha for å lykkes med BI. Å bare kjøpe og ikke bygge selv innebærer atskilte brukermiljøer rundt hver sitt verktøy, store utgifter til opplæring, store problemer med å samle systemene, og enda større problemer med å skalere bruken av dem. Det lønner seg å være konservativ å vektlegge det grunnleggende.

En gjennomtenkt og helhetlig arkitektur som kan bringe beslutningsstøtte til alle nivåer i organisasjonen, gir også et bedre grunnlag for å løse en av de vanskeligste utfordringene, nemlig datakvalitet.

– Det er samtidig viktig å være klar over at datakvalitet ikke primært er BI-folkenes ansvar. Innholdet i BI-systemene kommer fra kildene. BI-folkene kan ha ansvar for å oppdage problemene og påvise kilden. Men det må være klart at det er sektoren der dataene kommer inn som har ansvaret for å kvalitetssikre dem. Ellers kan man ikke forlange annet av BI-gruppen enn at de bygger inn advarsler mot usikre data, for eksempel ved at tallene gjengis i gråtoner.

Til slutt understreker Buytendijk at beslutningsstøtte også er interessant for små bedrifter, også utover Excel-stadiet.

– De siste fem årene har de toneangivende aktørene stort sett glemt brukerne i jakten på funksjonalitet og mer allmenngyldige systemer. For små bedrifter innebærer det viktige hindringer som pris og kompleksitet. Det innebærer muligheter for mindre aktører å komme på banen. Microsoft har allerede sett en anledning. Et eksempel på liten aktør som er i ferd med å hevde seg med produkter rettet mot små bedrifter, er svenske QlikTech.

    Les også:

– Fremmede makter angriper oss daglig

Hør professor Olav Lysne og direktør Bjørn Erik Thon i Datatilsynet diskutere personvern, rikets sikkerhet og det digitale grenseforsvaret i vår nye podkast «Dobbeltklikk».

Til toppen