Difi har fått en rapport fra departementene som viser at Digital postkasse vil føre til høyere kostnader enn dagens rutiner med brev og e-post. (Bilde: unknown)

DIGITALSTATEN

Gevinsten ryker for digital postkasse

Staten bruker 1 million mer med ny teknologi.

Når departementene tar i bruk Sikker Digital Postkasse, kommer de til å bruke 1,5 millioner kroner mer hvert år på å sende ut brev til innbyggerne.

Det viser ferske beregninger fra Departementenes Sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS).

Årsaken til at kostnadene øker er blant annet mer manuelt arbeid.

Les også: Her er offentlige IT-prosjekter som funker

Milliardkutt

Første kvartal neste år skal alle departementene ta i bruk Sikker Digital Postkasse (SDP), slik at innbyggerne kan kommunisere med staten ved hjelp av Digipost eller E-boks.

Dette er en del av strategien om "digitalt førstevalg". Forskriftene er endret for at digitale kanaler skal benyttes fremfor brevpost. Målet er bedre tjenester og lavere kostnader.

Planen er at Digital postkasse skal spare staten for 1 milliard kroner bare i porto. Nå kommer det tegn på at det ikke blir like lett i praksis.

Les mer: E-boks er endelig i boks

Ikke lønnsomt

For å være forberedt på det nye verktøyet, var hver virksomhet pålagt å lage en plan for overgangen innen første juli. DSS gjorde den jobben for 12 departementer samt egen virksomhet.

I rapporten til IT-direktoratet Difi er konklusjonen at Digital postkasse ikke vil være samfunnsøkonomisk lønnsom de første fire årene.

Årsaken er i hovedsak at det blir kostbart å tilpasse dokumenthåndteringssystemet Acos Websak til Digital postkasse. I praksis er det snakk om 4500 brev i året, og da blir integrasjonskostnadene uforholdsmessig høye.

Millionregning

Leverandøren skulle i utgangspunktet ha 3,3 millioner kroner for jobben. Etter forhandlinger ble tilbudet kuttet til 1,5 millioner kroner.

– Grunnet høye kostnader knyttet til kjøp av lisenser og vedlikehold av integrasjonen mellom Acos Websak og Digipost, er det ingen økonomisk gevinst for departementene på felles plattform og DSS å gå over til bruk av SDP for brev til innbyggere, heter det i rapporten som digi.no har fått tilgang til.

Les også: Slik skal ekspertene stoppe IT-tabbene

Manuell jobb

I tillegg vil det kreve flere manuelle arbeidsoppgaver for å finne ut om en innbygger har reservert seg mot digital post.

– I løsningen er det heller ikke tatt høyde for at det skal gjøres en automatisk spørring mot kontakt- og reservasjonsregisteret ved opprettelse av et dokument i sak-/arkivsystemet. Det betyr at arkivtjenestene eller saksbehandlerne må gjøre et manuelt søk mot kontakt- og reservasjonsregisteret/Folkeregisteret for å finne rette mottaker, skriver DSS.

Frode Danielsen, fungerende avdelingsdirektør, avdeling for IT drift og utvikling, Difi (Leikanger)
Fungerende avdelingsdirektør Frode Danielsen medgir at tallene fra DSS gir et annet bilde enn Difis egne beregninger av kostnadene for å integrere Digital postkasse med andre systemer. Bilde: Difi

På alvor

Difi har ansvaret for Digital postkasse innrømmer at kostnadene fra DSS gir et annet bilde enn de analysene som direktoratat selv gjorde i samarbeid med Oslo Economics.

– Vi er kjent med at sak- og arkivleverandørene har priset tilleggsmoduler høyere enn det som var forutsatt i den samfunnsøkonomiske analysen. Dette er en problemstilling vi jobber med og tar på alvor, sier fungerende avdelingsdirektør Frode Danielsen hos Difi. Han jobber ved avdeling for IT drift og utvikling på Leikanger.

I denne analysen fra 2012 står det at stadig flere leverandører vil komme med integrasjonsmoduler for Digital postkasse. Det skal føre til at "integrasjonen lar seg gjøre raskt og til en lav kostnad for de offentlige virksomhetene".

Les også: Bredbåndsplikt kan koste 5 milliarder

Jobber med leverandørene

– Hvordan stiller Difi seg til beregningene fra DSS?

– DSS forklarer at årsaken til uteblitt gevinst er todelt. Det ene er kostnaden for tilknytning. Det andre er at de sender ut relativt få brev til innbyggerne. Vi vil ha dialog med DSS og Kommunal- og moderniseringsdepartementet om dette, svarer Danielsen.

– Hvilke konsekvenser kan man se av dette?

– Vi ser at de tre leverandørene på området har noe ulik prisstrategi. Gevinsten for virksomhetene vil derfor slå ulikt ut avhengig av hvilket sak- og arkivsystem de bruker. Vi er i dialog med leverandørene for bedre tilpasninger for virksomheter som sender få brev til innbyggerne, sier avdelingsdirektøren til digi.no.

De tre leverandørene er Evry, Acos og Software Innovation.

Les også: Tieto sluker Software Innovation

– Gode utsikter

Politisk ble det flagget et mål om å kutte kostnader for 1 milliard kroner bare på redusert porto.

– Hvordan er utsiktene til å få en gevinst av SDP i det hele tatt?

– Utsiktene er gode gitt at vi får på plass mange virksomheter som sender digital post og at innbyggerne bruker løsningen, mener Frode Danielsen.

Så du denne? Regjeringen truer med å stoppe IT-millioner til kommunene

Til toppen