Dokumenthåndtering betyr ikke annet enn en felles og strukturert måte å lagre og å gjenfinne dokumenter på. For DocuShare er et dokument en fil av nærmest hvilket format som helst - alle noenlunde utbredte tekstbehandlere, regneark, presentasjonsprogrammer, dokumentformater som pdf, bildeformater osv. Klienten er en nettleser - ikke av de aller eldste, advarer Siddle - og metaforen er dokumenter fordelt på navngitte mapper og undermapper.
- Ved opprettelse av et dokument, er det dokumentets forfatter som legger det i én eller flere mapper, tilegner egenskaper som tittel, sammendrag og nøkkelord (helt nødvendig for å finne fram bilder), og bestemmer hvem som skal ha anledning til å lese dokumentet og å endre det. Systemet holder rede på ulike versjoner av et dokument, forklarer Siddle.
DocuShare kjøres på tjeneren, der det fordres enten Windows NT eller Solaris. Web-siden som gjøres tilgjengelig for hver klient, viser bare de mappene og de dokumentene som brukeren har tilgang til. Søkemodulen bygger på fritekstsøkemotoren til Verity. Et dokument indekseres samtidig som det lagres.
Søk defineres i et skjema, der det virker forholdsvis enkelt å definere søk på flere strenger etter ELLER eller OG-prinsippet, oppgi hvilke mapper det skal søkes i, avgrense søket til nylig endrede dokumenter osv. Web-siden kan skreddersys for hver installasjon og kan tilby oversikter over alle nylig endrede dokumenter man har rett til å lese eller redigere.
- Du kan åpne et dokument for lesing i nettleseren, eller i applikasjonen hvis du vil redigere den. I Norge har vi tillempet en løsning der man leser i QuickView, og kan lansere opphavsapplikasjonen derfra hvis man ønsker å redigere noe, sier Harald Larsen i Aladdin Software som selger DocuShare i Norge.
DocuShare er et verktøy for små grupper av folk som oppretter og vedlikeholder dokumenter. Produktet var ikke planlagt fra Xerox' side, men oppsto som en løsning hos en gruppe samarbeidende ingeniører. Etter noen måneder var det brukt internt av nærmere 3.000 ansatte i konsernet.
- Jeg pleier å si at en tjener kan håndtere 2.000 brukere, sier Siddle. - Jeg vet om ett tilfelle der en spesielt kraftig Solaris-maskin har 8.000 DocuShare-klienter. Den største NT-installasjonen jeg kjenner til, er 1.800 på én tjener.
DocuShare ble gjort til et kommersielt produkt i USA i august i fjor, og for en gangs skyld sørget Xerox for en patent - selskapet er ellers kjent for å gi bort gode ideer. Måten applikasjonen opprinnelig ble programmert på, gjorde den uegnet til oversettelse. Dette er nå rettet på, og utgaver på andre språk enn engelsk ventes utover høsten.
- Oversettelsen til norsk starter neste uke, sier Larsen. - Arbeidet vil ta noen uker. Vi regner å ha en norsk versjon klar innen utgangen av året.
En prøveutgave kan lastes ned fra web. Et foreløpig anslag tyder på at en lisens for 100 brukere, med installasjon, kan komme på rundt 50.000 kroner. Tar du på deg å installere programvaren selv, er minstepakken 25 brukere for rundt 10.000 kroner.
Siddle forsikrer at DocuShare er brukerstyrt og nærmest totalt uavhengig av egentlig administrasjon.
- Det kan hende du må ty til en instans for å administrere passord eller for å legge til eller fjerne brukere. En sjelden gang kan det være nødvendig å renske indeksen. Du kan selvfølgelig definere en politikk der bare en eller to mennesker får lov til å legge ut dokumenter. Men det er mot selve ideen i DocuShare.
Xerox kommer til å bunte prøveutgaver av DocuShare med sine DocuCenter-maskiner, altså kombinerte kopimaskiner, skrivere og skannere. Funksjonaliteten her er at DocuCenter kan konfigureres til automatisk å legge innskannede dokumenter i bestemte DocuShare-mapper.
Bruken av DocuShare varierer kraftig. Selv om det i prinsippet dreier seg om et typisk intranett-produkt, er det tilfeller der det er brukt som publiseringsverktøy til Internett - blant annet den italienske regjeringen, som vil bruke DocuShare til å legge ut standardiseringsdokumenter. Utdanningsinstitusjoner i USA har funnet mange ulike anvendelser, blant annet når hjemmearbeid skal utveksles mellom lærer og elev.
- Det som er interessant, er at folk slutter å sende hverandre dokumenter. DocuShare fungerer som et varslings- og nedlastningssentral, av typen "her er dokumentet, les det hvis du føler et behov", sier Siddle.
Dokumenthåndtering assosieres gjerne med svært tunge og kostbare systemer. Harald Larsen føler at DocuShare gir det meste av det de tyngre systemene tilbyr, men til langt lavere pris.
- Det åpner seg nye markeder når kostnaden er 350 kroner per bruker, i motsetning til mellom 2.000 og 3.000 kroner som man har vært vant med hittil. En annen viktig faktor er at DocuShare kan tas i bruke veldig raskt. Det kreves ingen måneder lang prosjektering.
Blant kunder i Norge, foruten Aladdin selv og Xerox Norge, er Telenor Privat, Kongsberg-gruppen, Creditreform og NOHA. Sistnevnte skal skanne rundt to millioner dokumenter og legge dem inn i systemet. Telenor var spesielt opptatt av at DocuShare også lot dem får bedre oversikt over alle Powerpoint-dokumentene i selskapet.
Avslutningsvis nevner Siddle en del utviklingsområder for framtidige utgaver av DocuShare. Xerox arbeider med ODBC, med tanke på at DocuShare kan håndtere dokumenter lagret i databaser av typen Oracle. Selskapet arbeider også med dokumentformater, slik at det skal være mulig for en bruker å redigere dokumenter opprettet av applikasjoner man ikke selv har tilgang til. Det arbeides ellers med å integrere DocuShare i opplegg for arbeidsflyt, og med en Windows-klient som kan tilby mer funksjonalitet enn nettleser-utgaven.
