Utgangspunktet etter personopplysningsloven vil være at enhver e-post anses som en personopplysning: Når vi sender, mottar og oppbevarer e-post, etterlater oss elektroniske spor som knytter opplysningene i e-posten til den som eposten sendes til og sendes fra.
Personopplysningsloven stiller krav til hvordan e-post skal behandles. Skal andre enn den ansatte ha rett til å se e-postens informasjon, må det foreligge en hjemmel til dette. En måte å få dette til, vil være å få samtykke fra den ansatte til innsyn. Det kan imidlertid også finnes andre hjemler enn samtykke for en arbeidsgiver som ønsker seg slikt innsyn.
En interessant problemstilling ble behandlet i en kjennelse avsagt av Høyesteretts kjæremålsutvalg 22. november 2002. Saken gjaldt spørsmålet om e-post sendt til og fra arbeidstakerens e-post adresse hos arbeidsgiveren uten arbeidstakerens samtykke kunne fremlegges som bevis i en avskjedssak.
I denne saken hadde arbeidsgiveren avskjediget arbeidstakeren. Arbeidstakeren var account manager for en sektor i firmaet, men hadde i praksis arbeidet som salgsdirektør. Avskjeden kom i møte, men inneholdt ingen begrunnelse.
Derimot fremkom det av møteprotokollen at arbeidsgiveren mente arbeidstakeren hadde fått tilbud om eller tatt ansettelse i en konkurrerende virksomhet og at han forsøkte å ta med seg arbeidsgiverens kunder til sin nye arbeidsgiver. Det fremkom også av protokollen at arbeidstakeren bestred at opplysningene var riktige.
Arbeidstakeren tok så ut stevning for å få kjent avskjeden ugyldig og fremmet krav om erstatning. I arbeidsgiverens tilsvar ble det fremlagt utskrifter av 7 e-postmeldinger som inneholdt korrespondanse mellom arbeidstakeren og et svensk selskap. E-posten var hentet fra selskapets dataserver i kort tid før avskjeden. Grunnen til at de var tatt ut, var en mistanke om at arbeidstakeren var i kontakt med annen potensiell arbeidsgiver om oppbygging av konkurrerende virksomhet i Norge.
E-posten som ble funnet og fremlagt var sendt og mottatt fra arbeidstakeren underbygget at arbeidstakeren hadde innledet et samarbeid med et svensk selskap som planla konkurrerende virksomhet i Norge.
På denne bakgrunn ble arbeidstakeren avskjediget.
I tingretten ble e-posten nektet ført som bevis, men dette ble påkjært til lagmannsretten som tillot e-posten ført som bevis. Høyesteretts kjæremålsutvalg sa seg enig i lagmannsrettens slutning og forkastet kjæremålet.
Det som er interessant i denne saken, er at lagmannsretten og Høyesteretts kjæremålsutvalg sier noe om forståelsen av personopplysningsloven i forhold til arbeidsgivers tilgang til arbeidstakeres e-post, særlig med hensyn til interesseavveiningen som må foretas etter personopplysningsloven § 8 bokstav f.
Det sentrale er at kjæremålsinstansene legger til grunn at arbeidsgiver hadde en berettiget interesse i å lese arbeidstakeres e-post og at det derfor ikke var nødvendig med et samtykke.
Det Høyesteretts kjæremålsutvalg først konstaterer er at e-post klart er å anse for en personopplysning etter personopplysningsloven. Deretter tar Høyesterett opp om arbeidstakeren kan anses for å ha samtykket til en generell innsynsrett for arbeidsgiveren i arbeidstakerens e-post dersom arbeidsgiveren har gitt en generell instruks eller informasjon om slik innsynsrett.
Høyesteretts kjæremålsutvalg fastslår at en slik generell beskrivelse eller informasjonsspalte ikke er tilstrekkelig for å kunne kalles et samtykke etter personopplysningloven.
Det sentrale i Høyesteretts kjæremålsutvalgs avgjørelse er imidlertid drøftelsen av hvorvidt fremleggelsen kunne hjemles i en interesseavveining etter personopplysningsloven § 8 f, dvs om det forelå en berettiget interesse. Lagmannsretten legger ved sin interesseavveining hovedvekt på om meldingene er private eller virksomhetsrelaterte, og da med fokus på meldingenes innhold. Lagmannsretten mente det ikke var grunnlag for å se på meldingene som private.
Det sentrale for lagmannsretten er derimot at på bakgrunn av at de ikke kunne sies å være private, var ikke ikke grunnlag for å konstateres at epostene var fremskaffet på ulovlig grunnlag. Kjæremålutvalget støtter dette ved å henvise til at lagmannsretten har vurdert kravet om ”berettiget interesse” etter § 8 f.
Dermed kunne meldingene legges frem.
Det interessante er at retten, på bakgrunn av en tolkning av berettiget interesse, går veldig langt i å si at bevisene kan legges frem, selv om et konkret samtykke ikke foreligger. Avgjørelsen er knyttet til retten til bevisfremleggelse, noe som kan ha påvirket Høyesteretts kjæremålsutvalgs avveining og konklusjon. Det er derfor vanskelig på generelt grunnlag å si at en arbeidsgiver har innsyn i all e-post fra den ansatte, spesielt hvis det klart fremgår at den er privat.
Denne usikkerheten taler for at de bedrifter som ønsker tilgang til de ansattes e-post bør sørge for et konkret og eksplisitt samtykke fra den enkelte ansatte. Dette fjerner usikkerheten og skaper klarhet mellom den ansatte og arbeidsgiver.
Et slikt samtykke vil kunne tilføyes som et underskrevet vedlegg til arbeidsavtalen hvor bedriften samtidig klargjør retningslinjene for bruk av IT-utstyr i og utenfor jobbsammenheng.
(Denne artikkelen er skrevet i samarbeid med Simonsen Føyen-advokatfullmektig Rune Ljostad)
