Hendigere dokumenthåndtering med Xerox

Xerox kommer snart ut med versjon 2 av selskapets dokumenthåndteringssystemet DocuShare. Ved hjelp av ny funksjonalitet er samvirket med andre applikasjoner kraftig forbedret.

Dagens utgave av Xerox sitt dokumenthåndteringssystem, DocuShare 1.5, er et webbasert system som gjør det mulig for brukerne å samle dokumenter i en felles database og sjekke dokumentene inn og ut av denne. Slike systemer brukes ofte i både store og små bedrifter hvor de ansatte må ha tilgang til mange av de samme dokumentene.

DocuShare 2.0, som skal komme i norsk utgave i mars i år, er en forbedret utgave av dagens produkt. Utviklingen av den nye utgaven skal være basert på brukernes ønsker om funksjonalitet.

]Blant nyhetene finner man blant annet full støtte for ODMA (Open Document Management API), som knytter DocuShare tett sammen med annen programvare som støtter dette. Foreløpig er det ikke så mange applikasjoner som støtter dette. Harald Larsen, daglig leder for Aladdin Software, forteller til digi.no at i hvert fall Microsofts Office 97 og Adobe FrameMaker 5.5 har slik støtte. Aladdin Software er distributør av DocuShare i Norge.ODMA-støtten betyr for brukerne av DocuShare at hvis de skal åpne eller lagre et dokument i en applikasjon som støtter dette, vil man automatisk bli spurt om dokumentet skal hentes eller lagres i DocuShare. Skal man gjøre endringer i dokumentet, må det først sjekkes ut av basen, slik at andre brukere ikke kan gjøre endringer i det samme dokumentet før det er sjekket inn igjen.I applikasjoner uten ODMA-støtte må man først lagre dokumentet på en vanlig disk før man kan flytte det over i DocuShare.En annen nyhet i DocuShare 2.0 er et ekstra brukergrensesnitt. Man kan altså velge om man vil benytte det webbaserte grensesnittet eller om man vil bruke Windows Utforsker for å navigere i DocuShare. DocuShare opptrer i Utforsker som en vanlig stasjon, tilsvarende en harddisk. DocuShare opptrer både i Utforsker og i en nettleser som et hierarki med databaser, mapper og filer. Man kan også ha flere utgaver av hver fil. I tillegg skal man også kunne inkludere weblenker i DocuShare. Systemet kan kobles mot flere databaser, kommunikasjonen foregår TCP/IP, slik at databasene godt kan aksesseres per Internett. Selv om filene kun lagres ett sted i databasen, kan de lenkes til de mappene man måtte ønske.På samme måte som et operativsystem, må brukerne av DocuShare logge seg inn. Hver bruker blir av en administrator tildelt visse rettigheter når det gjelder hva brukeren kan se på og redigere av databaser, mapper og filer. Brukerne kan også søke i DocuShare. Systemet kan søke på innholdet i over 40 filformater og kan presentere innholdet filene som i HTML-format. Da slipper man å laste applikasjonene filene normalt er tilknyttet. Filen med det HTML-konverterte innholdet blir lagret i systemet i 5 dager. Dette gjør at man slipper å vente på at filen skal konverteres hvis den åpnes på nytt i løp av denne tiden. Administrasjonen av DocuShare vil fortsatt måtte gjøres fra en nettleser. DocuShare kan brukes sammen med alle vanlige nettlesere. All input til DocuShare skjer ved hjelp av vanlige skjemaer i HTML. Utseendet på websidene DocuShare genererer kan skreddersys i henhold til bedriftens ønsker.Hvis en bruker ikke har åpnet DocuShare på en stund, kan vedkommende ved hjelp av en egen funksjon enkelt finne ut hvilke endringer som er skjedd siden sist brukeren var pålogget. Det er også mulig å få opp endringene de siste 1 til 4 dagene. Til tross for at dokumenthåndteringssystemer har vært i bruk en stund, er det ikke så veldig utbredt. Ifølge Larsen skal det være to årsaker til dette, mangelen på den typen funksjonalitet som ODMA gir, samt prisen.Xerox hevder at DocuShare kun koster en tidel av det konkurrentene kan tilby. Kostnaden per bruker for et installert system har ifølge Larsen ligget på omtrent 3000 kroner. Xerox hevder nå at det kan tilby et DocuShare for 500 brukere til 100.000 kroner.I Norge finnes omtrent 25 små og store virksomheter som bruker DocuShare. Blant disse finner man Kongsberg-gruppen, Telenor Privat, Raufoss Automobil, Sentralsykehuset og ODIN Forvaltning. I tillegg bruker Xerox Norge systemet selv.[Jan Einar Eriksen, produktsjef i Xerox Norge, forteller til digi.no at Xerox opprinnelig utviklet DocuShare for å løse sine egne problemer med informasjonsdeling. Deretter kom idéen om å tilby dette til andre også.

Eriksen forteller at Xerox Norge har valgt å la Aladdin Software stå for distribusjonen av DocuShare i Norge. Årsaken er at Xerox ønsker å også benytte Aladdins kontaktflate. I tillegg følger en demo av DocuShare med alle Xerox sine skrivere.

Til toppen