Hippe IT-verktøy på jobb gir bare fordeler

Nett-ungdom bruker e-post minimalt. Lotus lot seg inspirere av dette i nye løsninger for bedrifter.

På IBMs store samling Lotusphere i Orlando i Florida i januar, presenterte Lotus en ny pakke med samarbeidsløsninger for bedriftsmarkedet: Lotus Connections.

    Les også:

I går, på årsarrangementet til den norske brukergruppen for Lotus, LSBG, ble Connections for første gang grundig demonstrert på norsk jord, av Ron Sebastian, teknisk assistent til toppsjefen for IBMs Lotus-avdeling, Mike Rhodin.

Connections er et web-verktøy til bedriftsintern bruk, eventuelt utvidet til utvalgte partnere. Det tilbyr fem grunnleggende funksjoner. Hver av dem er inspirert av de mange gratis tjenestene for sosialt samvær over Internett som har blomstret så kolossalt i det siste:

  • Profiles lar medarbeiderne legge ut og vedlikeholde profiler av seg selv, det vil si kompetanse, aktuelle arbeidsoppgaver, tillitsverv og så videre.
  • Communities er et verktøy for raskt å opprette spesielle kontakt- og samarbeidsfora, for eksempel i forbindelse med prosjekter.
  • Blogs gir de ansattes bedriftsorienterte blogging en sikker og trygg ramme, med blant annet en søkefunksjon som utvider rekkevidden til profileringsmodulen.
  • Dogear gir anledning til å dele nettadresser.
  • Activites er et svært kraftig verktøy som bedrer evnen til hver ansatt og hver gruppe til å organisere arbeidet. Det trekker veksler på verktøy som e-post, lynmeldinger, dokumentforvaltning med mer, fra IBM, Microsoft (Office) og andre leverandører.

– Lotus har arbeidet med samarbeidsverktøy og gruppevare i mange år. De siste par årene har våre årlige kundeundersøkelser avdekket at når det gjelder IT, er ledere stadig mer opptatt av alt som har med folk å gjøre, sier Sebastian i et intervju med digi.no.

Disse bekymringene skulle være kjente også i Norge.

– Man har nedbemannet, men arbeidsbyrden har ikke minket. Det betyr at to problemstillinger blir sentrale. Den ene er: Hvordan kan vi øke produktiviteten? Den andre er: Hvordan kan vi gjøre arbeidsplassen så tiltrekkende at vi holder på de ansatte?

Undersøkelsen avdekker at man generelt sett ikke kan vente at nye folk varer mer enn tre til fem år.

– Folk rører mye på seg. Det blir følgelig stadig viktigere å sørge for raskt å integrere nye folk i et hensiktsmessig kontaktnett, overføre kunnskap om arbeidsprosesser, gi bedre anledning til egen utvikling og øke trivselen og følelsen av at man tilhører et fellesskap.

En annen tendens som undersøkelsen avdekket, er at det er et press blant de ansatte for å kunne ta i bruk webverktøy tilsvarende dem internettkyndige bruker privat: Myspace, Google Groups, blogger, Delicious og så videre, i tillegg til lynmeldinger.

– Dette er det man gjerne kaller web 2.0 og sosiale nettverk, og som spesielt den unge garden tar i bruk.

Sebastian mener spesielt at medarbeidere som kaster bort timevis hver dag på å gå gjennom mengder av ofte overflødig eller unødvendig e-post, bør lære av de yngre hvordan man ofte kan greie seg nesten helt uten e-post.

– E-post tynger fordi den brukes til alt. Dagens unge har tatt i bruk langt flere metoder for å kommunisere. Jeg oppfatter det som et paradoks at mange bruker mer moderne metoder for å organisere barnefotball enn de har anledning til på jobb. Jeg pleier å spørre tilhørere på samlinger som denne: Hvor mange av dere bruker en stor del av arbeidsdagen på å lese e-post? Ofte rekker de fleste hånda i været. Da spør jeg: Står det «e-postleser» på visittkortet deres? Hvis ikke, er det ikke bedre at dere konsentrerer dere mer om jobben?

Ledere i dag erfarer selv hvordan e-post tynger dem. Derfor mener Sebastian at de er mer tilbøyelig i dag til å velge mer moderne former for intern bedriftskommunikasjon. Når de blir klar over hva slike metoder betyr for å holde på kompetente folk og for å bedre miljøet, samarbeidet og effektiviteten, mener Sebastian at grunnlaget er lagt for å interesser seg for det nye verktøyet Lotus Connections.

– Et problem med e-post er: Hvordan skal du vite hvem du skal sende e-post til? Med et søkbart profileringssystem finner også nyansatte raskt fram til hvem som vet hva. Da er det ikke behov for å «rope i skogen», sende ut en haug med e-post i håp om at noen vil svare.

Poenget er ikke at man ikke skal bruke e-post, men at e-post belastes langt over produktivitetsgrensen, mener Sebastian.

– Alt arbeid preges av visse allmenne og felles faktorer, for eksempel at det er oppgaver som skal gjennomføres innen en bestemt frist og som krever samspill med andre. Derfor mente vi det skulle være mulig å lage et verktøy for å dekke slikt, fange opp latent kunnskap og dele den med andre. I praksis er det dette vi prøver å gjøre med e-post, men det er umulig.

Dette verktøyet er blitt «Activities»-funksjonen i Connections. Det styres i en nettleser, eller man kan installere den slik at den samspiller med Microsoft Office, IBM Workplace eller andre kontorløsninger.

– Du lager en aktivitet, merker av når den skal være ferdig, hva den dreier seg om, hvilke andre som er med på den og så videre. Kommer det en e-post som handler om prosjektet, drar du den rett inn i aktiviteten. Det samme kan du gjøre med loggen til en lynmeldingsutveksling eller med en webside eller med et dokument. Activities gir deg en dokumentert oversikt over den faktiske arbeidsflyten: hva du har gjort, og hva som gjenstår. Hvis du vil følge med på hva andre gjør, ser på deres Activities-liste: Da ser du det.

Erfaringen viser at folk som er dyktige til noe, tenderer til å angripe nye oppgaver etter et innarbeidet mønster.

– Dette mønsteret synliggjøres i Activities. La oss nå si at vi har en nyansatt som skal settes til å gjøre noe. Da kan vi ta en ferdig Activities-tråd og gjøre den til en mal. Vi fjerner det spesifikke innholdet, men beholder arbeidsgangen og gjøremålene. Merk at malen for et arbeid ikke lages fra skrætsj, den deduseres fra arbeid som allerede er utført i praksis. Den nyansatte får en ferdig mal å arbeide etter, med kontakter, skjemaer, godkjenninger og så videre.

De mest ettertraktede funksjonene i utprøvingsperioden, har vist seg å være nettopp Profiles og Activities. Flere store norske bedrifter har gjennomført prøveprosjekter.

– Poenget er ikke å tilby et nytt verktøy, men en motor for å organisere bruken av forskjellige verktøy. Activities sikrer dette: Har får man straks tilgang til alt som dreier seg om samme aktivitet. Man behøver ikke lete opp e-post i innboksen, lynmeldingsutvekslinger i loggen, websider i bokmerkearkivet, dokumenter i fellesarkivet og så videre. Alt er tilgjengelig ett sted.

En nyttig funksjon som ikke er ferdig, men som Sebastian lover vil komme, er en anledning til å gå offline med en gitt aktivitet i Activities.

– Behovet vil dukke opp, fordi man stadig vil oppleve situasjoner der man ikke har fullgod tilgang til nettet. Det vi tenker oss er en funksjon som sier til Activities: «Ta denne aktiviteten offline.» Da utløses en prosess der de relevante nettstedene, e-postene, dokumentene, kontaktinformasjon til personer og så videre, lagres lokalt.

Sebastian sier at IBM internt går inn for at ansatte seg i mellom kan organisere akkurat de fellesskap de vil.

– Dette er fellesskap som bare består av IBM-ere. Vår erfaring er at uansett hva de dreier seg om, bidrar de til et bedre miljø, til at man får mindre lyst til å bytte arbeidsgiver, og også til mer effektivt arbeid og større produktivitet og kreativitet.

Lotus Connections vil kunne leveres i Norge fra 29. juni, men kan demonstreres og bestilles. IBM har lagt opp til en lisensiering der man kan kjøpe én modul om gangen. Betaler man for to moduler, får man automatisk lisens til alle fem.

Til toppen