Hjemmekontorets utfordringer

En partsammensatt arbeidsgruppe har det siste året sett på bruk av fjernarbeid for arbeidstakere i staten, og legger nå frem en utredning med konklusjonene av arbeidet.

Arbeidsgruppen, som har hatt i alt 10 møter, har bestått av fem representanter fra Arbeids- og administrasjonsdepartementet, en fra LO, en fra AF og en fra YF, samt en fra Akademikerne og en fra Norsk Lærerlag.

De viktigste konklusjonene er som følger:

Arbeidsgiver bør ha en klar oppfatning av hva han/hun ønsker å oppnå ved bruk av fjernarbeid. Stikkord kan være: personalpolitisk virkemiddel som kan øke trivselen, særskilte tiltak for arbeidstakere i "livsfaseklemma", rekruttere og beholde kompetent arbeidskraft. Utvidet geografisk rekrutteringsområde, å kunne opprettholde kontakten med arbeidstakere i permisjon, mykere overgang fra permisjon til ordinært arbeid og å lette overgangen til pensjon vil også kunne være egnede virkemidler.

Arbeidsgiver bør ha tenkt gjennom hvilke arbeidsoppgaver og hvilke personer som passer inn i et fjernarbeidskonsept.

Etablering og bruk av fjernarbeid byr på en del utfordringer; endring i hvordan man utøver ledelsesfunksjonene, kommunikasjon kun via elektroniske media, hvordan opprettholde virksomhetens kultur, arbeidstakerens motivasjon og lojalitet, hvordan ivareta behovet for kompetanse og personlig utvikling, hvordan opprettholde et arbeidsfellesskap og et sosialt fellesskap, hvordan ivareta sikkerhet for dokumenter og opplysninger, hvordan opprettholde produktivitet og kvalitet - for å nevne noen av de viktigste.

Gjennom alle de fasene som er beskrevet ovenfor vil det ligge et hovedansvar på virksomhetens ledelse, og i særdeleshet på nærmeste leder for å tilpasse seg til den nye organiseringen.

I forhold til en fjernarbeider som arbeider hele eller store deler av uken borte fra virksomheten, vil lederen stå overfor en kommunikasjonsutfordring. Kontakten med den ansatte må da skje via telefon, e-post eller telefaks, og slik kommunikasjon over tid vil kreve at leder legger større vekt så vel på språklig presisjon som på empati og evnen til å lytte.

Tilrettelegging for de individuelle behov hos fjernarbeideren vil påvirke arbeidssituasjonen for nære kollegaer. På små arbeidsplasser og i virksomheter som i stor grad tar i bruk fjernarbeid, må leder finne fram til nye og mer tilpassede måter for å opprettholde det sosiale arbeidsmiljøet.

Lederen må her være lydhør overfor signaler fra kollegaer som arbeider ordinært på hovedarbeidsstedet og deres oppfatning av fordeler og ulemper ved fjernarbeidsordningen. Tildeling av hjemmekontor vil bli oppfattet som et signal innad i virksomheten, et signal om at vedkommende er selvstendig, til å stole på, kan organisere sin arbeidsdag og så videre. Leder må være oppmerksom på at det kan skape problemer i forhold til andre som ber om hjemmekontor, men får avslag, dersom kriteriene for opprettelse av hjemmekontor ikke er tilstrekkelige klare og kjente.

Det vil være vanskeligere for leder å drive motiveringsarbeid når fjernarbeideren bare er tilgjengelig via elektroniske media. Dette må leder søke å kompensere ved hyppigere bruk av arbeidssamtaler. Avansert elektronikk kan ikke erstatte blikkontakt og kroppsspråk i en samtale, har arbeidsgruppen funnet ut.

I en normal fjernarbeidssituasjon med en jevn veksling mellom fjernarbeidsplass og hovedarbeidssted, vil det antakelig ikke være noe problem å opprettholde lojalitet til arbeidsplassen.

Leder må være mer bevisst på tildeling av kvalifiserende arbeidsoppgaver, med tiltak for kompetanse-heving og vedlikehold av eksisterende kompetanse; arrangere faglige møter, informasjonsmøter m.v. på tidspunkter hvor fjernarbeideren kan være til stede. Det vil ikke minst være viktig at hovedarbeidsstedet ikke "glemmer" at man har en fjernarbeider; man må henvise til fjernarbeideren, sette over telefoner, sørge for e-postadresser og telefaks.

Leder har ansvaret for at nødvendig sikkerhet for dokumenter og opplysninger kan ivaretas av fjernarbeideren. Det går dels på fysisk sikkerhet på fjernarbeidsstedet, dels går det på datateknisk sikkerhet for linjer, maskin- og programvare. På det sistnevnte området vil teleselskapene og Statens Forvaltningstjeneste ha utarbeidet standarder for teknisk oppsett og tilgang til servere.

Hele rapporten finner du på ODIN.

Til toppen