OBS: Forfatteren kom i skade for å levere feil versjon av forrige ukes kommentar til redaksjonen. Artikkelen er nå oppdatert til riktig utgave: Norsk e-forvaltning til Kina?.
Hvorfor har ikke e-faktura større utbredelse? Standardformatet er der, gevinstpotensialet for bedriftene er stort, og infrastrukturen for formidling er tilgjengelig. Hvorfor er Norge da ikke kommet lenger i bruk av e-faktura bedrifter i mellom?
E2b Forum har startet en prosess i dialog med ERP-leverandører, meldingsformidlere og Difi, for å finne ut hva det er som bremser utviklingen, og hva som kan gjøres for å få fortgang i utbredelsen. Dette er en pågående prosess: Vi ser frem til å få kommentarer, innspill og synspunkter fra digi.nos lesere.
Her er noen av årsakene slik vi ser det så langt:
Det norske markedet består av mange små bedrifter.
Her i landet har i alt ca. 482.000 bedrifter. Av disse var det bare 624 bedrifter som i 2009 brukte elektronisk faktura. Disse sendte ca. 50 millioner fakturaer. Av de ca. 482.000 bedriftene er det bare 636 store bedrifter, mens det finnes ca. 192.000 små og mellomstore bedrifter (SMB-markedet) og hele 289.000 enkeltmannsforetak.
SSØ mottok for eksempel i 2009 640.000 fakturaer på vegne av 160 offentlige etater. Disse fakturaene var sendt fra 63.000 forskjellige firmaer. Bare tre prosent av disse var elektroniske fakturaer. Alle disse tallene er fra 2009. SSØ opplyser at antallet e-fakturaer til dem i 2010 har økt til 5 prosent (alternativt 8 prosent avhengig av hvordan en definerer e-faktura).
Gevinstpotensialet er ikke erkjent godt nok
Alle undersøkelser viser at bedriftene får betydelige kostnadsgevinster ved å ta i bruk e-faktura. Stortingsmeldingen Det gode innkjøp anslår gevinsten for å ta i bruk e-faktura til det offentlige (statlige etater) til 1,1 milliard kroner over en tiårs periode, mens gevinstene for utstedere anslås til 178 millioner kroner i samme tidsrom.
Andre måter å se det på er at kostnadseffekten vil utgjøre 1–2 prosent av omsetningen til den enkelte bedrift. På transaksjonsnivå opererer en med ca. 300–400 kroner i kostnadsbesparelser per faktura.
Det er altså en gevinst, men den er skjevdelt mellom Utsteder og Mottagere. I tillegg er det en mer «usynlig» effekt som er tosidig. Ved at Mottager krever bruk av e-faktura (i et bestemt format) kan en få en innlåsingseffekt mellom Mottager og Utsteder. På den annen side kan krav fra Mottager til Utsteder føre til et konkurransefortrinn for Utsteder da en hurtigere tar i bruk teknologi som reduserer kostnader og øker Utesteder verdi overfor sine kunder.
Det bør være én standard?
Elektronisk fakturering mellom bedrifter er ikke noe nytt. En standard for det kom allerede for 20 år siden og heter EDIFACT. Den er brukt av mange store bedrifter, og er fremdeles den mest utbredte standard for elektronisk fakturering b2b. Den utgjør anslagsvis halvparten av markedet for elektronisk fakturering i dag, og er på ingen måte for nedadgående.
Man har imidlertid over lang tid ønsket en enklere og billigere teknologi basert på metaspråket XML. E2b Forum etablerte derfor en slik «standard» for flere år siden. Den har utviklet seg til å bli en norsk «standard». Av de ulike XML-variantene av e-faktura som finnes er e2b-formatet i dag det langt mest utbredte.
Nå har vi fått et nytt (internasjonalt) format som blir obligatorisk til det offentlige fra 1. juli 2012. Dette vil utvilsomt bidra til at trafikken for e-faktura vil øke i årene fremover. Den store effekten av dette vil skje når kommunene tar dette i bruk. Men mest sannsynlig vil dette ta tid – langt utover 1. juli 2012.
Det antas at også privat sektor vil ta dette formatet – EHF for Elektronisk HandlingFaktura – i bruk i fakturering mellom private bedrifter. Erfaringene fra Danmark er at bruk av «tilsvarende» format ikke bare øker trafikken av e-faktura til det offentlige (naturlig nok), men også bruken av e-faktura mellom private bedrifter.
En annen effekt, i og med at det offentlige nå viselig nok vil anvende den eksisterende private infrastruktur for meldingsformidling i form av aksesspunkter (dersom en oppfyller noen tekniske krav beskrevet i PEPPOL-prosjektet), vil føre til økt konkurranse mellom meldingsformidlerne. Det i seg selv vil øke trafikken.
Innføring av e-faktura krever prosessendringer
Å ta i bruk e-faktura mellom Utsteder og Mottager er ingen enkel prosess. Det er en rekke tiltak som skal gjennomføres.
- Det må som regel inngås en Utvekslingsavtale mellom Utsteder og Mottager (som i detalj beskriver hva som sendes og hvordan og hva som gjøres i feilsituasjoner)
- En må snakke med sin ERP-leverandør for å få ham til å implementere program og prosedyrer for utsending og mottak av standarden.
- En må eventuelt gjøre avtaler med sin bank eller meldingsformidler
- Og ikke minst – de interne prosedyrer og prosesser må endres både hos Utsteder og Mottager.
I tillegg skal prosjektet få en toppledelses tilslutning, og prosjektet skal prioriteres av en IT-avdeling. Samlet sett gir dette en omfattende prosedyre og høy barriere for å ta i bruk e-faktura, særlig når en legger til at motivasjonen og agendaen for å få det til kan være ulik hos Mottager og Utsteder.
Samarbeid meldingssentraler imellom
Mange peker på dette som det største problemet.
Det foreligger i dag klare samtrafikkavtaler mellom deltagerne i b2bconnect-nettverket samt bankene i mellom. Det er en avtale som sikrer sømløs og gratis meldingsformidling mellom meldingssentralene.
Men en opplever ofte at det tar tid å implementere en samtrafikk mellom Utsteder og Mottager når de har forskjellige meldingsformidlere. Dette skyldes en rekke forhold, alt fra ulike forretningsmodeller til juridiske og tekniske utfordringer. Bedriftene opplever dette som barriere for å etablere e-faktura formidling seg i mellom.
Involvering av ERP-leverandører
Å sende og motta standard e-faktura står og faller på at ERP-leverandører klarer å levere en slik tjeneste til kundene. Til nå har de vært avventende i påvente av at Den Endelige Standarden kommer. Den Endelige Standarden kommer aldri, men utbredelsen av EDIFACT, e2b-formatet og nå det nye formatet til det offentlige – EHF – har satt fart i flere ERP-leverandører.
Oppsummering
Næringsstrukturen her i landet med mange små bedrifter har til nå vært en årsak til manglende utbredelse. Mangel på utbredte standarder er en annen årsak. Det offentliges krav til EHF som obligatorisk standard vil utvilsomt sette fart i utbredelsen, både blant de som selger varer og tjenester til offentlig sektor, men også rent generelt. Det samme vil økt konkurranse på meldingsformidlingssiden, og en større grad av modenhet og innsats fra ERP-leverandørenes side.
