– Kast dokumentene rett i søpla

Ingen gavepakke til Microsoft

Regjeringen har fjernet kravet til at det offentlige må sende redigerbare dokumenter i det leverandørnøytrale formatet Open Document Standard (ODF). Mange vil tro at dette er en gavepakke til Microsoft. Da tar de grundig feil. Saken er motsatt. Regjeringen har gitt opp. De har nå ingen standard for å sende redigerbare dokumenter til folk flest. Det betyr at du kan kaste redigerbare kontordokument rett i søpla om det kommer fra det offentlige.

Hva, sier du? Kan jeg kaste Microsoft-dokumenter fra det offentlige? Ja, og du kan kaste ODF-dokumenter også. Dette er ikke lengre obligatoriske krav. Hva var den egentlige grunnen til at Direktoratet for forvaltning og IT (Difi) ba regjeringen fjerne kravet til standarder ved utsending av redigerbare dokumenter? Kontordokumenter har jo eksistert lengre enn PDF og senere HTML. De to sistnevnte har regjeringen beholdt som standarder ved dokumentutveksling.

Artikkelen fortsetter etter annonsen

annonsørinnhold

Ikke kast bort tiden på dårlige løsninger for videomøter

Kvaliteten på Microsoft-dokumenter er fortsatt umodent, forteller Difi på møte 18. mars i år. Det oppstår stadige feil i andre kontorprogrammer. Det er også feil i Microsoft Office ved bruk av ODF, noe vi har sett i regneark. Brukes en annen kontorpakke med nyere Microsoft-dokumenter, får man fort linjeskift på feil sted. Dette kan føre til at skoleelever leverer lekser på feil dag, fordi datoene vises feil i lekseplanen. Difi kunne fortelle flere lignende historier.

Hemmelige tillegg

Microsoft har i seks år slurvet med ODF-støtten. De har utsatt i mange år med å få på plass en godkjente ISO-utgaven OOXML med tilnavnet «Strict». Samtidig har selskapet beholdt hemmelige binære tillegg i Microsoft-dokumenter, noe som har hindret andre å utvikle full støtte. Dette har tydeligvis irritert det offentlige. Med et pennestrøk har Fornyingsdepartementet kvittet seg med hele problemet, med ett unntak: Det offentlige vil selv drive selvplaging med å motta redigerbare dokumenter av ymse kvalitet. Dette være seg ISO-godkjente dokumenter, eller noe som ligner.

En suppe

I praksis betyr dette at det offentlige har pålagt seg selv store ekstrakostnader med gammeldags dokumenthåndtering, med mange manuelle rutiner. På toppen av dette, kan ikke det offentlige selv sende redigerbare dokumenter til folk. For en suppe. Microsoft sin lobbyvirksomhet overfor regjeringen har blitt ren spagetti. Det er kanskje godt å spise, men helt umulig å nøste fra hverandre. Fornyingsdepartementet framstår som teknologiske museumsvoktere, og rene kompiskapitalister med Microsoft.

Men vent nå litt. Vi er midt inne i en eksplosjon av smarte Internett-enheter med alt fra smart-tv, nettbrett og mobiltelefoner. Folk flest forventer at dokumentutveksling virker problemfritt på slikt utstyr. Bruken har eksplodert i et tempo som går 10 ganger raskere en PC-revolusjonen ifølge analysebyrået Flurry. Salget av Linux-systemet Android gikk kraftig fram i fjor, og endte på 38 prosent markedsandel. Windows gikk kraftig tilbake med hele 7 prosentpoeng, og endte med 24 prosent markedsandel. Apple-enheter lå på 22 prosent. Samlet sett solgte Android og Apple 2,5 ganger mer enn Windows. Det populære nettstedet finn.no forventer at brett og mobil passerer PC-bruken mot sommeren neste år. Dette går enormt fort.

En kanskje utilsiktet konsekvens av regjeringens politikk, er at alt av skjemaer nå kan lages i HTML på nettet. Redigerbare data kan leveres i et nettskjema, rett i nettleseren. Folk kan søke barnehageplass på mobilen, eller elevene kan levere lekser på nettbrett. Alt går greit. Gammeldagse kontordatamaskinen er bare et tillegg til nettbrett, der brettene for mange er den viktigste datamaskinen i hjemmet, på skolen og på arbeidsplassen.

Flere publiseringssystem er allerede laget slik at de automatisk tilpasser sidene til forskjellige skjermstørrelser. Dette kalles responsivt design. Nettsidene tilpasses automatisk, slik at sidene passer til brett, mobil eller en kontordatamaskiner. Det virker like greit med berøring som med mus og tastatur. Flere kommuner jobber nå aktivt med å tilpasse sine nettsider til responsivt design.

Det er enorme fordeler å bruke skjema på nettet framfor gammeldagse arbeidsprosesser med kontordokumenter. Med nett-skjema, kan kommuner legge strukturerte data rett i fagsystemene. Man slipper å gå den kronglete veien om kontordokumenter, kontorprogrammer, og manuelle overføring til fagsystemene. Tradisjonelle kontorprogrammer er også lite egnet for brett og mobil.

Ser ikke rekkevidden

Kommuner og offentlige etater har med Fornyingsdepartementets vedtak, fått en meget god grunn til å kvitte seg med kontordokumenter og gammeldagse kontorprogrammer. Det er tydelig at Fornyingsdepartementet ikke har sett rekkevidden av sitt forslag. Men her kan de ufrivillig ha satt igang en etterlengtet fornying av offentlige. Vekk kontorprogrammene som uansett har gått ut på dato. Inn med HTML-skjema på nett, brett og mobil med responsivt design. Dette kan gi enorme fordeler både for folk flest, og for kommuner og offentlige etater. Folk opplever mer og bedre selvbetjening. Det offentlige kan gjøre databehandlingen mer automatisk. Vi trenger flere ledige hender og hoder til andre og viktigere oppgaver i det offentlige. Det er ingen grunn til å jobbe med gammeldagse kontordokumenter og verktøy når ting kan gjøres selvbetjent på nett.

Til slutt er det en prinsipiell side av saken om redigerbare kontordokumenter. Det offentlige kan umulig kreve av noen å kjøpe et bestemte programprodukt fra en produsent ved behandling av offentlig informasjon. Det blir som at staten krever at du må ha et bestemt bilmerke for å parkere på offentlig parkeringsplass. Om noe slikt skulle skje vil nesten alle bilselskap ta bryet med å anke staten inn for EØS-domstolen i konkurransesaker. Da vinner de forskjellige produsentene. Det samme kan fort skje om noen i det offentlige sender kontordokument som bare virker godt nok i MS Office. Da kan det offentlige bli pålagt å sende redigerbare formater i et reelt leverandørnøytralt format. Men la oss endelig håpe at det offentlige heller fornyer seg med med offentlige skjema på nett, brett og mobil, framfor å motarbeide framskrittet.

    Les også:

• [22.03.2013] – Ikke fritt frem for OOXML og ODF
• [19.03.2013] Derfor fikk OOXML grønt lys
• [19.03.2013] Regjeringen fjerner krav om ODF