Kjøper SharePoint men bruker det ikke

Bare hver sjuende bedrift har en strategi for å dra full nytte av SharePoint og liknende verktøy.

Den amerikanske bransjeorganisasjonen for leverandører av løsninger innen forvaltning av dokumenter og innhold, AIIM, har nettopp publisert en undersøkelse av hvordan det står til med bruken av bransjens produkter: 2008 State of the ECM Industry (ECM står for «enterprise content management»).

Undersøkelsen tar for seg hvordan Microsoft SharePoint og andre produkter for innholdsforvaltning brukes i praksis.

Hovedsvaret ser ut til å kunne oppsummeres slik: Et knapt flertall – 52 prosent – av bedrifter innser at slik de selv per i dag forvalter sin elektroniske informasjon er det liten eller ingen grunn til å tro at denne informasjonen er fullt ut pålitelig.

AIIM tolker dette som lovende: Det betyr at man er i ferd med å innse at det må gjøres noe for å kunne stole på informasjonen som IT-systemet leverer.

Et annet poeng er at et stort antall er langt fra å tilfredsstille amerikanske myndigheters krav til informasjon av sporbarhet. For eksempel svarer 32 prosent at det ville ta dem minst en måned å kunne skaffe til veie all informasjon om en bestemt kunde.

Undersøkelsen avdekker ellers at 33 prosent av amerikanske bedrifter har skaffet Microsoft SharePoint og bruker dette verktøyet for innholdsforvaltning ett eller annet sted i deres organisasjon.

Poenget her er at produktet – og tilsvarende løsninger fra andre leverandører – ser ut til å være grovt underbrukt i forhold til potensialet.

Bare 15 prosent av organisasjonene har på plass en formell plan eller strategi som beskriver hvordan man har tenkt å nyttiggjøre seg SharePoint eller tilsvarende løsninger.

De viktigste årsakene til dette er:

  • «Vi har ikke tenkt gjennom utfordringer knyttet til prosess og organisasjon.»
  • «Staben mangler kunnskap og opplæring.»
  • «Intern politikk og manglende konsistens på lederhold.»
Til toppen