Dersom det er forventninger til at teknologien i seg selv skal bidra til gevinstrealisering, er det stor sannsynlighet for at resultatet ikke innfrir. Organisasjonen bør heller sette søkelyset på hvordan gevinstene skal realiseres, helt fra starten av.
Ulike forventninger
Gevinstrealisering deles gjerne inn i tre typer: spart tid, økt kvalitet og reduserte kostnader. At organisasjoner som tar i bruk ny teknologi, kan få store målbare gevinster på alle tre områder, er ingen umulighet.
Utfordringen er imidlertid ofte at ulike ledd i organisasjonen har ulike forventninger til hva teknologien skal gi av gevinster. Der beslutningstakere kan motiveres av mulighetene som blir presentert for hvordan en gitt teknologi kan bidra til økonomiske besparelser, ser ansatte muligheter for økt kvalitet i utførelsen av arbeidet. Forståelsen for når ulike gevinster kan forventes å inntreffe, kan også variere.
Det er fullt mulig å oppnå gevinster som innfrir på både beslutningstakere og de ansattes forventninger, men da er det flere forhold som må være på plass.
Må følge prosessen fra dag én
Gevinstrealisering er ikke noe som kan gjøres i det et teknologiprosjekt er på vei til å avsluttes. Skal du lykkes med gevinstrealisering, må det arbeides bevisst med dette gjennom hele perioden – og gjerne i lang tid etter at selve prosjektet er ferdigstilt. Det er også viktig å kartlegge og gjennomføre målinger av før-situasjonen. Hvordan hverdagen var tidligere, blir fort glemt, og effekten av endringer blir i etterkant ofte bagatellisert av de ansatte. De samme målingene må følges opp under og i etterkant av at prosjektet er gjennomført.
Gevinstarbeidet og målet med endringen må forankres i organisasjonens ledelse. For å lykkes må ledelsen være aktive ambassadører for hva den nye teknologien kan bidra til og hvordan de forventer at de ansatte skal forholde seg til prosessen.
Nødvendig omstilling
Å innføre teknologi er i seg selv ikke gevinstrealisering. Ved kun å fokusere på selve implementeringen, får du få andre gevinster enn å ha tatt i bruk ny teknologi i en gammel organisasjon.
I slike tilfeller øker ofte frustrasjonen hos medarbeiderne, fordi de forholder seg til gamle prosesser i en teknologi som krever nye rammer for å få ut potensialet. Ønsker du å ta ut et større gevinstpotensial, må det derfor ses nærmere på hvordan den nye teknologien kan gi rom for å løse utfordringer på nye måter, og organisasjonen som helhet må gjerne gjennomgå endringer fra hvordan den var rigget og handlet i utgangspunktet.
Ny teknologi kan gi muligheter til å løse oppgaver på nye måter, men for å få dette til, må det gjøres større endringer enn bare å ta i bruk teknologien.
Feilslått optimisme
UiT-forskere peker på tre løsninger for mindre skjev KI
En vanlig feil i gevinstarbeidet er å trekke paralleller mellom spart tid og økonomiske besparelser. Dersom du regner sammen totalen for hvordan teknologien gir mulighet til å spare noen minutter hos en enkel ansatt i løpet av en arbeidsdag, og forventer at dette er besparelser som skal kunne ses igjen i kroner og øre, resulterer dette ofte i skuffelse.
I tilfeller der innkjøpet har vært motivert av at gitte gevinster skal kunne hentes ut av driften, er det lett å konkludere med at anskaffelsen ikke har innfridd når forventede besparelser ikke synes på bunnlinjen.
Vær realistisk
Gevinster er effekten av en vellykket endring, men i en overgangsfase opplever organisasjonen ofte en «pukkeleffekt» av økte kostnader som en konsekvens av at de har overlappende teknologi, økt behov for opplæring og redusert effektivitet fordi de ansatte forholder seg til ulike systemer og prosesser. Forventninger om å hente ut særlig de økonomiske gevinstene nærmest før organisasjonen har rukket å ta i bruk teknologien, skaper derfor store utfordringer.
Med urealistiske forventninger til hva teknologien skal og kan gi av gevinster, kan gevinstrealisering fort bli sett på som et feilslått middel for å bidra til å gi organisasjonen forventete økonomiske besparelser. Samtidig er det fullt mulig for de fleste organisasjoner å oppnå store gevinster, både av kvalitativ og kvantitativ art, med et målrettet og bevisst arbeid på området. Et slikt arbeid er viktig og spennende, men kan for mange oppleves krevende. Muligheter for de store gevinstene som ligger i dette, gjør at alle organisasjoner som går i retning av å innføre ny teknologi, umiddelbart også bør sette i gang med gevinstarbeid som en integrert del av å skulle ta i bruk ny teknologi.
Fire måter bedrifter kan trives på – og vokse
