Universitetet i Oslo er belønnet med den første Anskaffelsesprisen for arbeidet med digitalisering av sine innkjøpsprosesser. (Foto: Dag Yngve Dahle)

Kuttet fem årsverk med digitale innkjøp

Og sånt blir det pris av.

Universitetet i Oslo er best i landet på digitalisering av offentlige anskaffelser.

Over flere år har innkjøpsavdelingen her tatt i bruk IT-verktøy i hele innkjøpskjeden, og verktøyene blir faktisk brukt av alle i den grad at det gir synlige effekter.

Direktoratet for Forvaltning og IKT, Difi, mener at sånt kvalifiserer til Anskaffelsesprisen for 2014.

Flere priser

Prisen er ny av året, og helt korrekt handler det om priser i flertall.

Under Anskaffelseskonferansen i regi av Difi sist uke ble anskaffelsesprisene utdelt i disse kategoriene:

  • Digitalisering
  • Innovasjon
  • God styring

Favoritt

Universitetet i Oslo ved avdeling for administrativ støtte, Seksjon for innkjøp, ble juryens favoritt blant annet på grunn av systematisk arbeid med digitalisering siden 2009.

Og at den jobben har gitt resultater.

Elektroniske verktøy brukes i alle ledd: Konkurransegjennomføring, kontraktsadministrasjon, bestilling og fakturering.

Dokumentert

De digitale løsningene er implementert i hele organisasjonen og har høy lojalitet hos brukerne. Det betyr at verktøyene faktisk blir brukt ute i organisasjonen.

Virksomheten har vært i toppen av Difis ehandelsstatistikk over flere år, og den kan dokumentere gevinster.

Nedbemanning

Som en direkte følge av digitaliseringen er antall årsverk i innkjøpsseksjonen redusert med 5 personer.

På tross av nedbemanningen har seksjonen økt effektiviteten og gjennomfører 10 prosent flere anskaffelser per år.

Forbilde

Sentrale ingredienser i oppskriften på å lykkes er god lederforankring og nok ressurser avsatt til arbeidet med digitalisering.

– Juryen mener at virksomheten har jobbet meget bra med digitalisering og er et forbilde for andre for hvordan digitalisering kan bidra til å oppnå gode gevinster innenfor anskaffelsesområdet, heter det i en melding på Difis hjemmeside.

Smarthus

Vinnerne av de andre kategoriene ble:

Innovasjon:

Oslo kommune ved «Omsorg +» for å stimulere markedet til å utvikle en plattform for smarthus- og velferdsteknologi for omsorgssektoren.

God styring:

Skatteetatens IT- og servicepartner for ny anskaffelsesstrategi med god forankring i toppledelsen.

Fakta

Anskaffelsesprisen

I kriteriene for kategorien «Digital» heter det:

- Forventet gevinst ved digitalisering av anskaffelsesprosessen er konkretisert.

- Innføring av digitale verktøy er godt lederforankret.

- Tilstrekkelig med ressurser er satt av til arbeidet med digitalisering av anskaffelsesprosessen.

- Digitale verktøy er tatt i bruk, som konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV), verktøy for bestilling og eller fakturering. Virksomheten gjenbruker digitalt innhold på tvers av løsningene internt i virksomheten og i samhandling med leverandørmarkedet.

- Gevinster er oppnådd, som for eksempel spart tid, økt tjenesteproduksjon, fått mer ressurser til verdiskapende arbeid. Må dokumenteres.

Til toppen