I en tid da det sosiale er så til de grader på IT-moten at det også brukes til å selge stormaskiner (se Stormaskin «for nettskyen») er det interessant å minnes forrige århundre, da IT ikke var for folk flest, men for guder. Prosjektstyringsverktøy, med sine detaljerte oppsett av arbeidsoppgaver og tidsfrister, med fargerike Gantt-diagrammer og «critical path», kunne stå som symbol på IT-gudenes makt. Ve den som skapte krøll i systemet!
Mattias Hällström, medgründer i det svenske programvareselskapet Projectplace, var en av datidens kjettere, eller kjerring mot strømmen. Han skjønte at prosjekter er et sosialt anliggende: Vellykkede prosjekter er ikke de best planlagte eller de tettest kontrollerte, men dem preget av effektivt samspill og felles motivasjon. IT-verktøy for prosjekter skal følgelig ikke vektlegge styring, men samhandling.
Også på selve det IT-messige var Hällström forut for sin tid. Siden samhandling fordrer nettverk, skal ikke prosjektverktøy installeres på pc-er. Det behøver ikke installeres lokalt i det hele tatt. Det kan leveres som tjeneste over nett.
– Vi begynte i 1998 med en tjeneste for samhandling rundt dokumenter. Det gikk bra i Stockholm og Oslo, fordi båndbredden var tilstrekkelig, grunnet tilgang på ISDN [det vil si opptil 128 kilobit per sekund].
Et par år seinere prøvde Projectplace seg på andre europeiske land. Det gikk ikke. Tre grunner kan anføres. Båndbredden var for lav for effektiv samhandling over nett. Dotcom-bobla sprakk og det var stor skepsis mot nettbaserte løsninger. Og så var det kulturelle forhold.
– Vår tilnærming krever åpenhet i deling av informasjon mellom medarbeidere i et prosjekt. I andre land la man vekt på styring av prosjekter. Ledelsen skulle ha kontrollen. Ledelsen skulle være navet for all informasjon. Angrepsmåten vår var kontroversiell.
Projectplace måtte følgelig trekke seg tilbake til Sverige og Norge. Nå har årene gått, og mye er forandret.
– For et par år siden begynte vi å satse på andre land igjen, som Tyskland, Storbritannia og Nederland. Vi merker at markedet nå er mer modent. Angrepsmåten vår er ikke så kontroversielt lenger. Ledelse assosieres i mindre grad med kontroll. Dessuten har konsepter som «lean» og «agile» («smidig utvikling») slått an både innen IT-ledelse og ellers.
«Lean» – se Lean manufacturing i Wikipedia – er en ledelsesfilosofi avledet av produksjonssystemet utviklet av den japanske bilprodusenten Toyota i årene 1948 til 1975, tidligere kalt «just-in-time production» og nå mer kjent som Toyota Production System. Poenget er å organisere produksjonen slik at minst mulig ressurser går til spille.
Projectplace kom seg etter dotcom-bobla, og veksten har ifølge Hällström ligget på rundt 10 til 15 prosent i året. Årsomsetningen i 2012 er beregnet å nå 220 millioner svenske kroner. Verktøyet selges på abonnement, slik at det er forholdsvis enkelt å anslå årsomsetningen tidlig i september.
– Norge er et viktig marked for oss, selv om vi ikke satser spesielt her. Norske bedrifter er tidlig ute med å ta i bruk ny teknologi. Vi opplever større vekst i Tyskland og Holland, men der er jo utgangspunktet lavere. I Norge er vi mye inn i olje og bygg, samt offentlig sektor og IT.
Projectplace er organisert rundt aktivitetstavler inspirert av de såkalte «kanban»-tavlene i Toyota-systemet. Der ble det brukt fargede kort, kalt «kanban», når et produksjonssted skulle melde om behov ny forsyning av et eller annet.
– Tavlen representerer pågående arbeid. Alt arbeid skal være synlig. Tavlen gjør også arbeidsflyt synlig.
Før var kanban-tavler fysiske gjenstander. Nå framstår de på skjermer, gjerne berøringsskjermer slik at kortene kan flyttes rundt på samme måte som fysiske kanban-kort. Hällström viser dette på en iPad.
– Hvert «kort» representerer en oppgave. Kortet beskriver hva oppgaven består i, hvem som skal utføre den og hva slags tidsfrister som gjelder. Oppgavevisningen er delt i tre kolonner, merket «planned», «working on» og «done» (altså planlagt, under arbeid og utført). Man kan innføre flere kolonner. Kolonnene organiseres slik at de viktigste oppgavene står øverst.
Visningen kan omfatte flere prosjekter, eller begrenses til prosjekt eller delprosjekt. Under hvert kort ligger mer utførlige beskrivelser, og lenker til for eksempel person. Er du ferdig med en oppgave, flytter du oppgavekortet til kolonnen «utført». Alle med tilgang til prosjektet ser straks at oppgaven er gjort, og hva din neste oppgave er.
– Berøringsskjermer er som skapt for tankegangen bak Projectplace. Vi ser for oss at store berøringsskjermer med Projectplace kan bli sentrale verktøy når arbeidsgrupper skal planlegge prosjekter. Når planen er lagt er den straks tilgjengelig på alle deltakernes personlige utstyr.
– Hva er koplingen mellom dette og tradisjonell prosjektstyring?
– Poenget med et prosjektverktøy er visualisering for å lette kommunikasjon mellom mennesker. Planlegging er nødvendig, men man må ikke gå for detaljert til verks. Årsaken er at alle planer må revideres forholdsvis hyppig. Derfor må planen koples til arbeidet som faktisk utføres. Det er enkelt å tegne Gantt-diagrammer, men det er i aktivitetstavlene det faktiske arbeidet gjøres. Vår løsning er å ta fundamentet fra kanban, og visualisere arbeidsflyten. Vi viser hva som skjer og i hvilken rekkefølge.
For Hällström er det et prinsipp at folk selv organiserer både planlegging og arbeid.
– Folk er mest effektive når de organiserer sitt arbeid selv.
Og maksimal effektivitet innebærer minimalt med sløsing, selve grunnlaget for kanban-systemet til Toyota.
– Aktivitetstavler på berøringsskjerm er blitt en sofistikert mekanisme. Det er enkelt å legge til et nytt kort. Et kort åpnes ved et lett dobbeltslag. I «activity feed» justerer man hvilke prosjekter som skal vises. Alt alle gjør i et prosjekt er synlig. For medarbeiderne øker det motivasjonen. For prosjektledere er det lett å oppdage et kort der det ikke skjer noe og ta kontakt. Synliggjøringen av alles oppgaver gir større tillit og mer læring. Å se hva som skjer gir innsikt i sammenhenger. Det blir også lettere å hjelpe andre. Dette er helt i tråd med mekanismer som anvendes i utviklingsverktøy for «Scrum» og «Agile» («smidig»).
Hällström peker på at sosiale tjenester har mange av de samme egenskapene. De som er fortrolige med for eksempel Facebook er følgelig spesielt mottakelige for Projectplace.
– Bekreftelsene i løsningen gjør det lystbetont å arbeide sammen.
Systemets karakter av Columbi egg reduserer behovet for opplæring. Hällström forteller om opplæring via nett og videosnutter, som de har lagt mye arbeid i. iPad-appen gjør at folk griper prinsippene langt raskere enn før.
iPad-appen skiller seg fra mobilutgavene av Projectplace ved at den viser aktivitetstavler. Mobilutgavene har ikke tavler, men viser samtaler og meldinger.
– Mobilappen er laget i html5. Våre utviklere opplever at ting er veldig lett å gjøre i iOS, men vanskeligere mot Android og html5. Utvikling mot Chrome er derimot tilsvarende som i iOS.
Hällström peker på at tradisjonelle prosjektstyringsverktøy som Microsoft Project beveger seg nærmere prinsippene som ligger til grunn for Projectplace.
– I de siste versjonene har de for eksempel plukket bort «critical path» [en algoritmebasert metode for å beregne optimal aktivitetsrekkefølge avhengig av tiden hver aktivitet krever og aktivitetenes gjensidige avhengighet]. Nå snakker Microsoft om «user centric planning». Nå ser det mer ut som i Projectplace.
Projectplace har et tilbud fra selskapets nettsted som gir anledning til å prøve verktøyet uten omkostninger.
