– Ledere beslutter i blinde

Setter fortsatt lit til utdaterte data i regneark, avslører internasjonal undersøkelse.

Det er for tiden mye støy rundt temaet beslutningsstøtte og forretningsanalyse. Undersøkelser viser at salget av verktøy som dekker dette behovet, vokser kraftig (se artikkelen SAP fortsatt størst innen beslutningsstøtte). Markedsføringen til leverandører som SAP, Oracle, SAS Institute, IBM og Microsoft betoner hvor dumt det er å sitte inne med tonnevis av forretningsdata uten å finne ut av hva de egentlig betyr. De siste par årene har de lagt stadig mer vekt på å spå framtida framfor bare å gjøre seg etterpåklok ved å finne ut hva som har skjedd.

En undersøkelse som Oracle nylig har publisert, Performance Management: An Incomplete Picture, kan tyde på at den nye analyseteknologien har sørgelig liten gjennomslagskraft. Rapporten tegner et bilde av bedriftsledere som ikke vet hva som faktisk lønner seg, og som kaster bort tid på å analysere foreldede data i primitive regneark.

Undersøkelsen bygger på intervjuer med 1500 ledere fordelt på 13 land (eller områder: Midtøsten, Benelux og Norden teller som hvert sitt «land»), foretatt tidligere i våres. De hundre bedriftene som respondentene leder, har alle over 100 millioner dollar i årlig omsetning. Den er gjennomført av Dynamic Markets på vegne av Oracle. Oracles rolle ble først gjort kjent for respondentene etter intervjuene.

Respondentene ble intervjuet om sin faktiske omgang med tall og analyseverktøy, og om hvordan de vurderer sin egen innsikt i prosesser og faktorer som påvirker lønnsomhet, smidighet og planlegging.

I hele 82 prosent av bedriftene innrømmer ledelsen at de ikke har full innsikt i hvordan ulike forretningsområder påvirker eller bidrar til lønnsomhet.

46 prosent tror de derfor risikerer å ta feilaktige forretningsavgjørelser. 40 prosent tror det kan skade fortjenesten. 38 prosent tror det kan føre til lytefull planlegging med negativ innvirkning på bedriftens utvikling.

I Norden er andelen uten full innsikt 73 prosent. 36 prosent frykter for feilaktige forretningsavgjørelser, 34 prosent for nedsatt fortjeneste og 28 prosent for lytefull planlegging.

Regneark er fortsatt det IT-verktøyet som ledere og toppledere bruker mest tid på.

82 prosent av lederne som driver med scenarioplanlegging tyr til regneark når de skal håndtere data. En typisk leder i det øverste sjiktet bruker over en tredel av arbeidstiden – 36 prosent, for ledere på visepresidentnivå er andelen 40 prosent – på å behandle forretningstall i regneark.

I Norden bruker 90 prosent regneark, og 33 prosent av arbeidsuken går til regneark. 72 prosent av scenarioplanleggerne tyr til regneark.

Problemet med bruken av regneark, er at man som regel ikke har en kopling mot aktuelle data.

Undersøkelsen stadfester at dataene som ledere behandler i sine regneark er gjennomsnittlig mer enn fire måneder gammel. 28 prosent av respondentene oppgir at de ikke vet nøyaktig hvor gamle dataene de anvender faktisk er.

Ved scenarioplanlegging med regneark, viser undersøkelsen at dataene som legges til grunn er typisk seks måneder gamle. Noen data er over to år gamle. De nyeste dataene er 48 dager gamle.

Undersøkelsen dokumenterer ellers hvordan bruken av gamle data undergraver bedriftenes mulighet til raske og smidige omlegginger i tråd med endringer i markedet. Det bidrar også til interne konflikter, siden mange ledere blir frustrert over urealistiske budsjetter og markedsmål som ikke har rot i den virkeligheten de lever i.

Mange av bedriftene tyr til regneark selv om de har spesialiserte verktøy for scenarioplanlegging.

Undersøkelsen viser at 44 prosent av bedriftene har spesialistverktøy. Allsidige spesialistverktøy for forretningsanalyse og beslutningsstøtte finnes bare i 11 prosent av dem. Regneark brukes til å spore elementer som vanligvis assosieres med verktøy for beslutningsstøtte. 53 av respondentene tyr til regneark i sin behandling av nøkkelindikatorer (KPI, for «key performance indicator»).

Poenget med spesialistverktøy er ikke bare å beregne KPI-er, men sørge for at de inngår i arbeidsflyt og beslutningsprosesser. Det er ikke galt å leke seg med KPI-er i et regneark. Problemet er at KPI-ene, som skulle være umiddelbart tilgjengelig for alle, ikke flyter oppover i hierarkiet. Undersøkelsen avdekker at 89 prosent av avdelingsledere har KPI-er på sitt nivå. Det tar gjennomsnittlig 59 dager før statusen til disse KPI-ene flyter oppover til toppledelse eller styrenivå. Der KPI-ene benyttes i budsjettprosessen tar det 64 dager før toppledelsen blir oppmerksom på dem.

Denne plansjen sier sitt om hvilke følger dette får for strategi, planer og budsjett:

KPI-er, driftsplaner og strategiske mål er i utakt. Ledelsen må nødvendigvis bli ineffektiv. Bare 16 prosent av bedriftene knytter ledelsesprosesser sammen gjennom egnede IT-verktøy. Under slike forhold er det åpenbart at smidighet og tilpasningsevne forblir illusoriske. Bevisstheten om dette må nødvendigvis utløse misnøye og konflikt.

Til toppen