Utfordringen er sentral, fordi emnet er definert som Lotus' neste store satsingsområde etter gruppevare og web. En av dem som har påtatt seg oppgaven, er Lotus' emneansvarlige Scott Cooper, med den prangende tittelen "General Manager of Document Management and Imaging Products".
En spesiell utfordring for Norge, er å finne en samlende norsk betegnelse. Miljøet rundt Lotus Norge bruker vekselvis kunnskapsforvaltning og kunnskapsledelse.
- Det er vrient å gi en kortfattet definisjon, innrømmer Cooper. – Begrepet dukker ofte opp i sammenhenger som dokumenthåndtering og søk. Kunnskap innebærer noe mer enn bare informasjon. Jeg tror det er overdrevet å si at kunnskapsforvaltning er "den neste store tingen". Samtidig tror jeg det dreier seg om å gå et trinn videre opp i verdikjeden.
_logo.svg.png){kind=logo}
Cooper og andre i Lotus er enige om tre kjennetegn ved kunnskapsforvaltning: At det dreier seg om mennesker og hvordan de samarbeider, og ikke bare teknologi. At det dreier seg om å gi en eksplisitt form til kunnskap og erfaring som folk ofte ikke fester på papir og sjelden deler med andre. At det krever innsats fra ledende hold dersom en organisasjon skal endres slik at man skal kunne nedfelle kunnskap i et elektronisk system.
- Kunnskapsforvaltning bygger på dokumenthåndtering og dreier seg blant annet om å lage dokumenter, organisere dem, distribuere dem og gjøre dem tilgjengelige gjennom et mangfold av metoder. Samtidig erfarer vi at dokumenter i seg selv endrer karakter. Et dokument er ikke lenger noe statisk eller trykt. Et dokument er blitt en beholder eller en container for samarbeid. Et dokument er også en drivkraft for forretningsregler. Til sammen innebærer dette at et dokument er et grensesnitt til informasjon som skal kommuniseres til andre, som inngår i et samarbeid og som skal bidra til en samordning av menneskelig virksomhet.
Lotus-produktet Domino.Doc markedsføres aktivt på denne messen som et lag på toppen av et eksisterende Notes-system, for å gjøre gruppevaren til en dokumenthåndterer. For å få til kunnskapsforvaltning, kreves skreddersøm og mye organisasjonsarbeid for å endre kulturen slik at man blir mer positivt innstilt til å dele kunnskap, og samtidig får gode rutiner for å gjøre det.
- Det er viktig at systemet tar hensyn til det nivået brukeren er på. Domino.Doc kan nyttes gjennom en standard kalt ODMA (Open Document Management API – API betyr programmeringsgrensesnitt) som også er tillempet i tekstbehandlere som Microsoft Word og Lotus WordPro. Det innebærer at tekstbehandlerne kan direkte åpne og lagre dokumenter i Domino.Doc.
Teknologien kan gjøre mye. Men Cooper understreker at kulturen må endres dersom man skal ta skrittet fra dokumenthåndtering til ekte kunnskapsforvaltning, og hindre at kunnskap går tapt når medarbeidere slutter.
