Mental IT-omstilling i staten

- Når staten går over til elektronisk saksbehandling, ligger den største utfordringen i den mentale omstillingen, ikke i det juridiske eller det teknologiske, sier rådgiver Jens Nørve (bildet) i Planleggings- og samordningsdepartementet.

Elektronisk saksbehandling preger flere av foredragene og seminarene på IT-Tinget i Ålesund. Jens Nørve spiller en nøkkelrolle: Han har tatt på seg ansvaret for å gjennomføre elektronisk saksbehandling i statsforvaltningen.

- Det står i statssekretærutvalgets innstilling Bit for bit fra januar 1996 at elektronisk saksbehandling skal være en normal del av saksbehandlingen i offentlig forvaltning, sier Nørve. Han er ikke bare opptatt av å klargjøre juridiske problemstillinger og finne fram til passende teknologiske standarder.

Han er også engasjert i at verdiene fra den papirbaserte forvaltningen bevares når saksbehandlingen gjøres elektronisk.

- Det gjelder momenter som innsynsmulighet, gjenfinnbarhet, mulighet for å verifisere opplysninger, for å rekonstruere saksgangen, samt personvern. Overilt overgang kan føre til at slike verdier går tapt.

Nørve er spesielt opptatt av den sentrale rollen som det elektroniske arkivet vil spille, og den større betydningen dette påfører arkivarene, en gruppe Nørve mener undervurderes i dag.

- Elektronikkens inntog gjør at arkivet blir en del av saksbehandlingen, og får status som hjerne i forvaltningens nervesystem. Det krever en opprustning av arkivfunksjonen, både utstyrs- og kompetansemessig. Min erfaring er at arkivpersonalet er kommet svært langt i å møte denne utfordringen.

En sentral del av arbeidet med å innføre elektronisk saksbehandling dreier seg om å finne fram til et egnet felles dokumentformat.

- Riksarkivaren har uttalt at det skal la seg gjøre å komme fram til et format allerede i år, slik at institusjoner som ønsker det, kan begynne å levere elektroniske dokumenter til riksarkivet. Det jeg har understreket i mine samtaler med Riksarkivaren er at de ulike institusjonene skal slippe å utrede dokument-formater på egen hånd.

Det pågår et omfattende arbeid med å klargjøre standarder som skal være klare ved årsskiftet. Nørve nevner statens generelle kravspesifikasjon for elektronisk saksbehandling (SGK) som sendte ut et høringsnotat 11. juli. 52 høringsinstanser fikk frist til 1. oktober med å uttale seg, og det skal arrangeres et høringsseminar mandag 8. september.

Det pågående arbeidet med NOARK 4 (Norsk arkivstandard) og dens kommunale motpart KOARK skal være ferdig innen nyttår og vil danne en plattform for det videre arbeidet med elektronisk saksbehandling i forvaltningen.

Bruken av elektronisk post har eksplodert i det offentlige de siste par årene. Nørve forteller at et veiledningshefte fra desember 1995 fortsatt gjelder, selv om det ikke innebærer nye rettsregler.

- Reglene er ikke så stivbeinte som mange tror. Jeg har selv godkjent tilfeller der utskrifter av e-post journalføres og får status som offisielle dokumenter.

I Kommunal- og arbeidsdepartementet kjøres EDNA-prosjektet (elektronisk dokumentutveksling i norsk administrasjon) der blant andre Statens Datasentral er engasjert. Hovedformålet er å prøve ut bruken av krypterte dokumenter og digitale signaturer.

- Når dokumentformat, SGK og NOARK 4 er klare ved årsskiftet kan vi ta et stort skritt for å prøve ut elektronisk saksbehandling, siden PC-penetrasjonen på offentlige arbeidsplasser allerede er tett oppunder 100 prosent. PSDs rolle vil være å samle erfaringene. Vi er interessert i å komme i kontakt med interesserte institusjoner.

Kravene til utprøverne appellens seriøsitet. Nørve understreker overfor IT-tinget at ledelsen må forstå problemkomplekset, sette av nødvendige ressurser, og være villig til å dele sine erfaringer med andre. Det kreves også modenhet - teknisk, organisatorisk og kompetansemessig.

- Erfaringer med flere prosjekter viser at elektronisk saksbehandling også kan forsterke verdiene fra den papirbaserte.

Nørve viser til Forvaltningsnettets prosjektweb der all informasjon gjøre umiddelbart tilgjengelig for alle, også spørsmål og svar fra innsendere. Et annet eksempel er Agora-prosjektet i Oslo kommune som forteller når hva slags saker skal behandles i kommunens mange instanser, og som også gir adgang til å søke etter dokumenter.

- Du kan for eksempel søke på "garasje" og få opp vedtak fra tidligere saker der private vil bygge garasjer.

Til slutt nevner Nørve at Lovdata nå har lagt ut alle Norges lover på web og at innledende samtaler med Justisdepartementet er på gang for at andre juridiske databaser også skal gjøres tilgjengelige.

- Juridiske og teknologiske forhold avklares fortløpende, avslutter Nørve. - Den største utfordringen nå ligger i den mentale omstillingen hos medarbeiderne, til en helt ny måte å arbeide på.

Til toppen