EN HJERNE I SKYEN, LAGET FOR TEAMS. Slik beskriver (til h.) Microsoft-direktør Bjørn Olstad den nye storsatsingen. Plattformen som er helnorsk brukes nå flittig internt i Microsoft. Fra v. program manager Fredrik Holm og Office-direktør Anna Olsson i Microsoft Norge. (Foto: Marius Jørgenrud)

Microsofts norske hjerne i skyen

«Office Graph» skal endre hvordan ansatte jobber sammen.

OSLO/TORGGATA (digi.no): Snart er det premiere for Microsofts nye intelligente motor Office Graph, som gjennom søk og maskinlæring beregner datamodeller basert på ansattes aktiviteter.

– Det handler ikke bare om å oppdage nye dokumenter, regneark og presentasjoner som dine kolleger har laget. Dette skal også gi en innsikt i hva som påvirker virkeligheten i organisasjonen, sier Bjørn Olstad, direktør i Microsoft Development Center Norway, bedre kjent som Fast.

Selv bruker han løsningen blant annet for å holde seg orientert om hva flere titalls kolleger holder på med. Ifølge ham er det langt mer effektivt enn å sende hverandre dokumenter på e-post.

Helnorsk

Ideene til Office Graph oppsto i Norge og bygger videre på den underliggende søketeknologien fra salige Fast Search & Transfer, selskapet Microsoft kjøpte for 6,6 milliarder kroner i 2008.

Toppsjef i Microsoft Satya Nadella har selv skrytt av satsingen, den eneste i Microsoft der alt fra konsept til brukeropplevelse, den underliggende teknologien og ikke minst nye datamodeller og maskinlæring – både er planlagt og utviklet i Norge.

Olstad leder tre omtrent like store team som samlet teller 240 ansatte fordelt på utviklerkontorene i Oslo, Trondheim og Tromsø.

«Dogfooding»

De har også laget applikasjonen tidligere kjent under kodenavnet «Oslo», i sommer omdøpt til Delve. Dette er den første av flere programmer som utnytter Office Graph.

– Det var gjennom intensiv prototyping og «dogfooding» at Delve så dagens lys. Dette satte rammene for å videreutvikle analysemotoren, i tillegg til utvidelse av Fast-søkekjernen slik at denne kunne håndtere graph-baserte spørringer. Delve har vært en stor innovasjon for Office 365 for å kunne bryte ned informasjonssiloene i organisasjoner, sier program manager Fredrik Holm.

KOMMER STRAKS: Både grensesnittet og den underliggende teknologien til applikasjonen Delve (bildet) og plattformen Office Graph representerer en helnorsk satsing, skapt helt fra idéstadie til lansering av Microsoft Development Center Norway, også kjent som Fast.
KOMMER STRAKS: Både grensesnittet og den underliggende teknologien til applikasjonen Delve (bildet) og plattformen Office Graph representerer en helnorsk satsing, skapt helt fra idéstadie til lansering av Microsoft Development Center Norway, også kjent som Fast.

Faktisk vil hvem som helst kunne lage en tilsvarende applikasjon som Delve når programmeringsgrensesnittene slippes løs på partnere og tredjeparts utviklere om ikke lenge. Mer om det senere i saken.

Utvalgte pilotkunder har siste halvår fått prøve plattformen, etter at de vidløftige planene ble presentert for 10.000 deltakere på Sharepoint-konferansen i Las Vegas i mars.

Når digi.no er på besøk i Fasts lokaler i Oslo sentrum mer enn antydes det at Office Graph skal lanseres i en åpen beta hvert øyeblikk for Office 365 enterprise-kunder. En nærmere dato gis ikke, men det kan skje allerede denne måneden.

– Hittil har vi gitt tilgang gjennom et lukket pilotprogram. Så har vi gjort en del forbedringer basert på tilbakemeldingene. Nå er vi snart klare for å gi mer åpen tilgang. Det skjer under et såkalt first release-program, sier program manager Fredrik Holm.

Internt sier vi fortsatt Fast røper Bjørn Olstad, som leder Microsoft Development Center Norway. Olstad er også professor i datateknologi ved NTNU, der han ble utnevnt som tidenes yngste professor.
Internt sier vi fortsatt Fast røper Bjørn Olstad, som leder Microsoft Development Center Norway. Olstad er også professor i datateknologi ved NTNU, der han ble utnevnt som tidenes yngste professor. Bilde: Marius Jørgenrud

Ingen norske virksomheter har deltatt i pilotprogrammet, foruten Microsoft selv da, som har brukt Office Graph internt siden høsten 2013.

– Vi har hatt en del pilotkunder fra Europa, blant annet i Danmark og Frankrike. Dessverre ingen norske. Men tilbakemeldingene fra brukerne har vært bra, sier Holm.

Delve finnes både som installert program og webapplikasjon for å berike den skybaserte kontorapplikasjonen Office 365, men fungerer også på tvers av Exchange, OneDrive og så videre. Senere også eksterne datakilder.

– Office Graph vil nok ha kjernen sin i Office 365, men det vi jobber med er at det skal være mulig for flest mulig å få verdi ut av dette, litt uavhengig av hvor du har dataene dine. Med Office 365 kommer ting ferdig regissert og analyser skjer på tvers, men etter hvert kan du koble opp også andre datakilder, slik at du bruker Office 365 som en hub, forklarer Olstad.

Han beskriver plattformen som en intelligent motor som prøver å hjelpe deg med «hva det er som egentlig skjer i bedriften».

Et raskt blikk på Delve viser at hver ansatt får en skreddersydd aktivitetsstrøm med løpende oppføringer, ikke ulikt den vi kjenner fra Facebook.

– Dette er mennesker og dokumenter som er relevante for meg, sier Fredrik Holm.

Fredrik Holm holder seg oppdatert på hva både nære og fjerne kolleger holder på med i Microsoft ved hjelp av den nye løsningen.
Fredrik Holm holder seg oppdatert på hva både nære og fjerne kolleger holder på med i Microsoft ved hjelp av den nye løsningen. Bilde: Marius Jørgenrud

Tidligere på dagen har Fredrik hatt et møte med Grete. Et møte som selvsagt var registrert i kalenderen. Basert på denne oppføringen dukker det nå opp et dokument som kollegaen opprettet senere.

Algoritmene og maskinlæringen som styrer hva som dukker opp i aktivitetsstrømmen er basert på slike sosiale signaler. Det skal gi et øyeblikksbilde av hvilke dokumenter som er viktige eller relevante for deg i organisasjonen akkurat nå.

– Slik kan jeg gi feedback løpende, uten at hun må fortelle meg at "nå er jeg klar til feedback", sier Holm som er overbevist om at dette gjør arbeidsdagen mer effektiv.

Implisitt «liker» man et dokument bare ved å åpne det. Du gir en liten stemme bare ved å investere tiden det tar å se på dokumentet.

OVERSIKT: Fredrik jobber med planer om utrulling av Delve. Dokumentene han produserer kan sjefen da enkelt holde seg orientert med. På samme måte kan Fredrik selv følge med på eget team, eller mer fjerne deler av organisasjonen hvis han ønsker det.  Også utviklere kan med fordel dele kunnskap i dokumenter, mener Fredrik Holm.
OVERSIKT: Fredrik jobber med planer om utrulling av Delve. Dokumentene han produserer kan sjefen da enkelt holde seg orientert med. På samme måte kan Fredrik selv følge med på eget team, eller mer fjerne deler av organisasjonen hvis han ønsker det. Også utviklere kan med fordel dele kunnskap i dokumenter, mener Fredrik Holm. Bilde: Marius Jørgenrud

– Det er mange utviklere som tradisjonelt sett produserer mest kode. De har nå begynt å dele mer informasjon også via dokumenter, for da å synliggjøre hva de holder på med. De har funnet ut at det er en effektiv måte å få andre til å jobbe sammen og bidra til det større bildet, mener program manageren.

Løsningen prøver å være relevant. Men tilbake til møtet med Grete. Hva om hun etter møtet hadde begynt på et helt annet dokument, risikerer du ikke da å bli informert om innhold du ikke er interessert i?

– Det vi har sett er at veldig få jobber med mer enn tre-fire ting til enhver tid. La oss si på ukentlig basis, særlig av de mer viktige tingene. Vår erfaring er at det er mer relevant enn irrelevant støy som dukker opp, fortsetter Holm.

Antall visninger på et dokument er også blant signalene som plukkes opp. Holm viser oss en blodfersk oppdatering til Delve og Office Graph, og nye funksjoner som selv pilotbrukerne enda ikke har fått se. Det som kommer er mulighet for å gi "likes" og eksplisitte signaler, samt legge inn kommentarer på oppføringene.

Viral effekt

På sikt skal løsningen utvides, og ikke bare være begrenset til innsikt i nye dokumenter, men også websider som er delt i organisasjonen. Men hvorfor stoppe der, hva med RSS-feed og annen maskinell oppdatering?

– Ja, eller om du tar med Tingenes Internett (internet of things). Har har du veldig spennende muligheter, sier Bjørn Olstad.

Hvorfor kaste bort tiden på å gjenskape presentasjoner og dokumenter som andre kolleger allerede har laget, sier Office-direktør Anna Olsson som argument for å følge med på kollegers aktiviteter gjennom et verktøy som Delve.
Hvorfor kaste bort tiden på å gjenskape presentasjoner og dokumenter som andre kolleger allerede har laget, sier Office-direktør Anna Olsson som argument for å følge med på kollegers aktiviteter gjennom et verktøy som Delve. Bilde: Marius Jørgenrud

Et dokument med særlig mange visninger kan «trende» oppover og dermed bli vist til stadig flere ansatte i organisasjonen, da får man en slags viral selvforsterkende effekt, noe som øker sannsynligheten for at innholdet blir vist til enda flere.

– Se her er noe fra Rene. Han jobber i en helt annen divisjon enn de vi gjør. Han er i MSIT, altså IT-avdelingen til Microsoft i Redmond. Dette var faktisk veldig interessant, og blir noe jeg må lese etterpå. Se hvordan dette dukker opp i min strøm, selv om det bare har 9 views, sier Holm, som har valgt å følge denne teknikeren selv.

Dokumentet han viser til er noe Rene har lagret i sin nettbaserte OneDrive-konto. Office Graph respekterer rettighetene til innholdet, altså om det er definert som noe som skal deles eller ikke.

– Hvor mange slike oppføringer i aktivitetsstrømmen blir ansatte eksponert for. Blir ikke dette bare enda en tidstyv, enda et program man må sitte å følge med på for å se om det dukker opp noe interessant?

– Sånn det er nå har vi egentlig det motsatte problemet. Hittil har vi fokusert på dokumenter, og de har noen iboende egenskaper. Fredrik er flink til å skrive dokumneter, men han skriver ikke flere enn tre om dagen.

Tar du derimot med kommunikasjon, fortsetter Olstad, så vil antall e-post gjøre dette nær overveldende.

– Derfor har vi begynt med personer. Du navigerer i løsningen via personer og dokumenter, med aktivitet og navigasjon rundt dokumentene. Men vi ser også på kommunikasjon i tillegg, for å lage opplevelser innen det også, og da begynner datamengden virkelig å komme opp i det problemområdet du tar opp. Den største utfordringen blir da hvordan det fremdeles kan gis meningsfull kommunikasjon. Det flotte med e-post er jo at du bruker så mye tid på det, men det dumme med e-post er at du bruker så mye tid på det, sier Bjørn Olstad.

Holm legger til at «det Microsoft prøver å endre er at den ansatte skal bli gjort klar over hva som er viktig».

– Hva er det rent teknisk som foregår i bakgrunnen?

– Det er Fast Enterprise Search eller søkemotoren i Sharepoint som er motoren for dette. Rent teknisk sitter vi nå og snapper opp signaler. "Fredrik åpnet det dokumentet". "Anna presenterte dette til disse menneskene", "disse hadde et Lync-møte" og så videre, sier Microsoft-direktør Bjørn Olstad.

Kontoret i Tromsø gjør maskinlæring på alle slike data. En av tingene de produserer er den såkalte sosiale grafen, herunder "Hvem er vennene til Fredrik akkurat nå".

– Her har du en oversikt over hva Anna jobber på, altså hvilke filer hun har modifisert, også blandet med omkringliggende dokumenter som trender oppover. Det betyr at visningene ikke er begrenset til hva hun jobber på, men også hva teamet hennes og de hun interagerer med, og hva de jobber på, forteller Fredrik Holm.

Olstad legger til at du også kan søke med en veldig uttrykkskraft. For eksempel med basis i hvem du skal møte i morgen eller senere denne uken.

– Hvilke dokumenter har de jobbet med nylig? Da blir jeg veldig godt forberedt til møtet hvis jeg på forhånd har lest hva de jeg møter har jobbet med.

Det er ikke det at du har produsert et dokument som har verdi for et selskap, men at det faktisk blir brukt av andre, sier Bjørn Olstad.
Det er ikke det at du har produsert et dokument som har verdi for et selskap, men at det faktisk blir brukt av andre, sier Bjørn Olstad. Bilde: Marius Jørgenrud

Åpner grensesnitt

Helt siden Microsoft første gang presenterte Office Graph i Las Vegas i våres har kunder og partnere spent ventet på muligheten til selv å utvide plattformen med egne påbygg og utvidelser. Det er lovet et komplett sett med programmeringsgrensesnitt (API-er).

Det finnes ingen hemmelige grensesnitt som Microsoft har skjult selv her, så hvem som helst skal i prinsippet kunne lage en Delve-klone på toppen av Office Graph.

API-ene kommer likevel ikke nå i høst med utgivelsen av First Release-utgaven, men den skal være klare ikke så veldig lenge etterpå, røper de.

– Borti gangen her sitter det et helt team som jobber med dette, for å få det ut som raskt som mulig.

Raskere tempo

Microsoft hevder at verktøyet vil bidra til en mer effektiv arbeidsplass, men har også selv forvandlet måten de jobber på.

Olstad røper at prosjektsyklusene er blitt veldig mye kortere. Det er snakk om en betydelig kulturendring og ledd i orienteringen mot nettskyen.

– Vi har ingen planer som går utover ett år. Av utviklerprosjektene som er etablert og «staffet opp» har ingen utgivelsesmål som er lenger enn seks måneder unna, med mindre de jobber på infrastruktur, sier han.

Nedriving av siloer og bedre samarbeid på tvers i en diger og komplisert organisasjonskultur står sentralt i toppsjef Satya Nadellas nye strategi for hele Microsoft. Mulighetene Office Graph hevder å by på ser ut til å passe godt for å bidra til nettopp dette.

    Les også:

Til toppen