Mye gruppevare i Office 10

Den neste utgaven av Microsofts kontorsuite Office vil omfatte en rekke nyheter som gjør det lettere å dele og å samarbeide om å utarbeide dokumenter.

- Mange brukere oppfatter Office som det "stedet" der de tilbringer storparten av arbeidsdagen, forteller produktsjef Liza Gurry.

- I Office 10 vil vi i langt større grad enn tidligere gjøre kontorsuiten til en frontend mot forskjellige typer funksjonalitet som brukeren kan dele med andre.
Et eksempel på dette er hvordan dokumentsamarbeidet er forbedret i Office 10 i forhold til tidligere utgaver. Helt siden versjon 2.0 tidlig på 1990-tallet har Word hatt funksjoner for å spore endringer som ulike medarbeidere gjør i et dokumentutkast. Disse er også blitt stadig forbedret.


- Likevel brukes de lite. Vi tror det har sammenheng med at funksjonaliteten ikke er tilknyttet en pålagt arbeidsflyt. Mange som mottar et dokument, slår av funksjonen for å spore endringer. I stedet for å gi fra seg det opprinnelige utkastet med rettelser og kommentarer, sender de et helt nytt dokument, og det er ikke mulig å få oversikt over hva slags endringer som er gjort.

Dette er løst ved å bygge arbeidsflytt inn i integrasjonen mellom tekstbehandleren Word og e-postklienten Outlook. Word har lenge hatt "Send til" på fil-menyen, med alternativene "e-postmottaker" og "e-postmottaker som vedlegg". I Office 10 utvides dette med "e-postmottaker til gjennomgang". Og hos mottakeren dukker et nytt alternativ opp, nemlig "returner med endringer". Da vil rettelser og tilføyelser automatisk spores, og utkastets opphav vil kunne forholde seg til dem med en rekke hjelpemidler. Et av dem er at hvis utkastet er sendt til flere, kan man velge å se for eksempel bare kommentarer fra et bestemt utvalg mottakere.

Endringene vises dessuten på en helt ny måte. I margene står det for eksempel "tilføyelse fra Kari" eller "rettelse fra Jon", og det går en pil derfra til selve tilføyelsen eller rettelsen. Hvis noen har endret formateringen, går det klart fram hvem som har gjort det, og hva endringen består av.

Disse nye verktøyene virker gjennomtenkte og hensiktsmessige, både den nye visningen av hvem som har gjort hvilke endringer i forhold til originalen, og det at det er opprettet enkle og innebygde arbeidsflytordninger i samspill mellom Word og Outlook.

De som vil gå videre, kan dra nytte av et nytt Office-verktøy kalt "SharePoint", med funksjonalitet tilsvarende Lotus' QuickPlace.

SharePoint krever Microsoft Internet Information Server (IIS) under Windows 2000. Hensikten er å kunne opprette et beskyttet nettsted med et begrenset antall deltakere i løpet av få minutter. Det er standardfunksjoner for å legge inn kunngjøringer, begivenheter, lenker, dokumenter, diskusjoner, lister og annet av felles interesse. Deltakerne kan også legge inn oppgaver til hverandre.

Nye dokumenter - fra Word, Powerpoint eller Excel - kan legges rett inn i et SharePoint-nettsted. Tilsvarende kommer nettstedet opp som mulig dokumentkilde på "åpne fil"-menyen i alle Office 10-applikasjonene.

Det er fulle søkemuligheter mot alle dokumenter som er samlet på nettstedet.

Integrasjonen er svært tett også mot Outlooki. Et eksempel: Når du ser på en begivenhet, kan du klikke på en knapp for å få lagt den rett inn i Outlook-kalenderen.

Brukerne av et bestemt nettsted kan opprette egne "abonnementer" der de varsles med mellomrom de selv bestemmer hva som er endret på nettstedet siden sist de var inne.

Det er egne funksjoner for å opprette skjemaer, samle inn svar og framstille resultater, også grafisk. Det kan være praktisk for å finne ut hvordan folk stiller seg til nye forslag, eller for å samle påmeldinger til bestemte begivenheter.

Layout er standardisert. Man kan endre den ved hjelp av FrontPage som er Office-suitens mer allmenne verktøy for å opprette og vedlikeholde nettsteder.

Til toppen