Næringslivsledere leser ikke e-post

En undersøkelse fra Tandberg viser at 73 prosent av e-posten til næringslivsledere aldri leses fullt ut.

I samarbeid med markedsanalytikerne i RoperASW har Tandberg gjennomført i undersøkelse om hvordan næringslivsledere kommuniserer. Respondentene er 625 ledere fordelt på USA, Storbritannia, Tyskland, Norge og Hongkong. Undersøkelsen viser primært hvor mye mer effektivt og tillitskapende det er å møtes ansikt til ansikt enn å holde telefonkonferanser. Men det er en del andre gullkorn i undersøkelsen også.

Det kommer blant annet fram at e-post og næringslivsledere ikke hører sammen. Sender du en e-post til en leder, er det 39 prosent sannsynlighet for at han eller hun vil slette den før den er ferdiglest. Og det er hele 73 prosent sjanse for at den aldri leses fullt ut.

Undersøkelsen har en svært interessant oversikt om alt ledere gjør mens det er på møter. Bare 45 prosent sier at de ikke var fullt ut konsentrert sist de deltok på et møte. Det tyder på at på et vanlig møte, kan du regne med at bare halvparten av de andre får med seg det du har å fortelle. 14 prosent tegnet kruseduller og 15 prosent dagdrømte. 13 prosent forlot lokalet under møtet, 12 prosent tok seg en matbit, og 9 prosent pratet med sidemann.

Trøsten er at telefonkonferanser er enda verre. Bare 23 prosent var fullt konsentrert på siste telefonkonferanse. 27 prosent jobbet med andre ting. 25 prosent gikk gjennom e-post, antakelig på den slurvete måten referert ovenfor. 21 prosent tegnet kruseduller, 17 prosent tok seg en matbit, 13 prosent surfet Internettet, 13 prosent dagdrømte, 11 prosent satte konferansen på hold mens de tok en annen samtale.

Selv om de fleste bare er halvveis tilstede på møtene sine, har lederne stor tiltro til dem. 90 prosent sier de er tillitskapende, 87 prosent roser dem for å være personlige, 81 prosent mener de bidrar til å unngå eller oppklare misforståelser, 75 prosent mener de gjør det lettere å forhandle. 95 prosent sier de liker å se ikke-verbal kommunikasjon, og 92 prosent mener at det er best å se den du kommuniserer med.

For Tandberg er det interessant å notere seg at de fleste mener videokonferanser langt på vei gir mange av de samme fordelene som personlig oppmøte. 78 prosent mener at video kan gi mange av de samme visuelle signalene som å treffes ansikt til ansikt, 62 prosent mener video kan gi mye av den samme øyekontakten.

Sammenlikningen med telefonkonferanser er kanskje viktigere for Tandberg: 82 prosent mener video er et bra alternativ til telefonkonferanser.

Det er lettere å gjøre noe annet i en telefonkonferanse enn på et vanlig møte. Hvis møtet er unødvendig eller ineffektivt kan det være en fordel å få unna annet arbeid framfor å være nødt til å late som man følger med. Da kan tallene som sier at 52 prosent av deltakerne på en telefonkonferanse unnagjør annet arbeid eller e-post, mot 8 prosent på et vanlig møte, faktisk tale til telefonkonferansens fordel.

Uansett kan det se ut som om undersøkelsen sier mer om behovet for å effektivisere møter, enn om hensiktsmessigheten i å erstatte telefonkonferanser med videokonferanser.

Til toppen