Føring av regnskap er en lovpålagt oppgave som alle bedrifter må gjøre. Avhengig av størrelsen på selskapet, og hva slags virksomhet bedriften driver med kan det også være svært tidkrevende.
I gamle dager ble regnskap ført manuelt, men IT-systemer for regnskapsføring kom tidlig på banen. Det er kanskje den typen programvareløsninger det finnes flest alternativer å velge mellom.
Ved hjelp av IT-baserte regnskapssystemer kan bedriftene korte drastisk ned på tiden regnskapsavdelingen må bruke på å holde orden. Det er imidlertid en viktig regnskapsoppgave som kan kreve mye tid, men som allikevel ikke er en del av bedriftens IT-baserte regnskapssystem: Avstemming av innbetalinger med regnskapet.
Dette er et nisjeområde som den norske IT-bedriften Adra Match dominerer.
- Vi har 400 av de 500 største norske bedriftene på kundelisten vår, sier Gisle Stenseng, markedssjef i Adra Match.
Totalt har selskapet en kundeliste som består av hele 3.500 forskjellige selskaper og offentlige etater.
Adra Match ble stiftet allerede i 1989, og har således holdt på med dette lenge. De leverer systemer som automatiserer avstemmingen av hva som er innbetalt med hva som er bokført.
Dette kan være en relativ enkel oppgave hvis betaleren har brukt KID-nummeret som sto oppført på fakturaen, men det skjer ikke bestandig. Av forskjellige grunner brukes ofte meldingsfeltet til å skrive inn navnet på den som har betalt. Da må Adras systemer hente ut informasjonen og finne frem til hva som egentlig står der.
For å gjøre det bruker de blant annet en teknologi som kalles Regular Expressions. Ved hjelp av den kan de hente ut gjenkjennelige tekselementer i en fritekst, som de så bruker for å koble opp mot kjent informasjon om betaleren.
Et eksempel på en regning som dette brukes på, er den kommunale avgiften. Hvis man bor i et sameie skal den deles på flere personer. Da er det ikke en person som betaler hele regningen, men flere. Selv om det er en regning som går ut, så kan systemet finne ut hvem av naboene som har betalt ved å hente ut gatenummer og bolignummer fra friteksten.
I tillegg sjekker systemet også opp mot kontonummeret til tidligere innbetalinger. Det håndterer også tilfeller der familiemedlemmene bytter på hvem som betaler regningen.
Etter at systemet har prosessert listene, leverer den en rapport som bedriften kan følge opp.
- Kunden får ut en avviksrapport over hvilke innbetalinger og utbetalinger som ikke stemmer, samt oversikt over åpne poster, sier Stenseng.
Adra er i dag et selskap med 47 personer fordelt på hovedkontoret i Oslo, og på utenlandskontorer i Stockholm og København. Ifjor omsatte selskapet for cirka 35 millioner kroner, og i år tror de på å løfte det til 45 millioner kroner.
- Vi har hatt en hyggelig utvikling i årets første havlvår, sier Christian Landmark, daglig leder i Adra Match.
I fjor sommer ble selskapet kjøpt av to private equity selskaper. Gründeren sitter imidlertid fortsatt på 20 prosent av selskapet, mens de to investorene har 40 prosent hver. De har gått inn med penger for å satse offensivt på å utvide selskapets rekkevidde.
- Vi ønsker å doble omsetningen vår i Norden i løpet av de nærmeste årene, sier Landmark.
Det satser de på å klare uten å måtte betale dyrt i form av store underskudd.
- Vi har alltid tjent penger, men ifjor tapte vi litt. Vi skal vokse med sorte tall, sier Landmark.
I tillegg satser selskapet på å ekspandere til flere land i Europa. De hevder å være den eneste aktøren på det nordiske markedet som har oppnådd kritisk masse, og de frykter ikke at alle programvareselskapene som leverer regnskapssystemer skal kaste seg over deres nisje.
- Det er en så forsvinnende liten nisje at de ikke har sett verdien. Vi har en så stor markedsandel, og dette er et program som gjøres av sikkerhetsmessige grunner. Revisorer og andre må ha tillitt til at man kan stole på resultatet av avstemmingen, sier Stenseng.
Denne kvalitetssikringen tar tid, og det har ikke alle produsentene av regnskapssystemer ressurser til å gjøre. Gevinsten blir for liten i forhold til innsatsen, mener Adra Match.
- Det er ikke bare bare å lage en applikasjon som klarer å tygge flere tusen filformater. Det må være lett å lage tilpassninger. Det kan ikke koste mange tusen å lage importeringsverktøy, sier Stenseng.
Dessuten skjer det relativt hyppig at bankene gjør justeringer av sine formater, og selv om de bruker den samme standarden, CREMUL, så er det visse variasjoner som programvaren må ta høyde for.
Selv om de er den dominerende aktøren, mener Adra Match at de har potensiale til å vokse, også i Norge.
- Teknikken modnes og blir derfor tilgjengelig for mindre og mindre bedrifter, men det skal være noen innbetalinger før det er verdt å automatisere, sier Stenseng.
For å betjene de mindre bedriftene har selskapet nylig lansert en nettbasert versjon. Det er ikke gitt hvor mange innbetalinger man må ha før det lønner seg å automatisere, men med en startpris på 500 kroner i måneden må det være litt flere enn hva et typisk enkeltpersonsforetak har.
- Istedenfor at kunden bruker all tid på å produsere regnskapet, så gir vi kunden tid til å bruke regnskapet og å forstå det. Vi frigir menneskelige ressurser, slik at de kan bruke mer tid på det de skal gjøre, sier Stenseng.
Han hevder at mange av deres kunder kutter ned tiden de bruker på å avstemme listene med 80 til 90 prosent. Det betyr ikke så mye hvis det er få innbetalinger, men for bedrifter som sender ut mange fakturaer kan det fort bety store besparelser.
Selv om systemet i utgangspunktet er laget og optimalisert for å avstemme innbetalinger og regnskap, så har de levert spesialtilpassede løsninger til en rekke forskjellige formål.
- Vi har tidligere levert en løsning til et headhunter-selskap som brukte det til å avstemme resultatene fra psykologianalyser med oppdragsgiverens ønsker, sier Stenseng.
Andre eksempler inkluderer å avstemme utsendt og motatte gassleveranser fra Statoil til kunder i Europa, samt å avstemme hva kiosk-ansatte tar med seg fra kassa for å levere i nattsafer med hva som faktisk er innlevert. Felles for disse løsningene er at de kunne blitt gjort manuelt, men at et automatisert system sørget for at det ble gjort med en gang, istedenfor når de hadde tid.
Stenseng trekker også frem at løsningen kan være nyttig for bobestyrere som har ansvaret for mange konkurser. Ved å gjøre en ekstern avstemming, istedenfor å bruke bedriftens regnskapssystem kan vedkommende raskt se om det er behov for en grundig undersøkelse eller ikke. Dessuten er det ofte svært mangelfulle regnskaper i mindre bedrifter som går konkurs.
Programvaren er utviklet i .Net og kjører på Microsofts SQL-server. Utviklingsteamet består av tre utviklere, samt en som leder og koordinerer utviklingen.
