Ny metode for å kjøpe forretningssystemer

En ny og bedre metode for kjøp av forretningssystemer brer seg i markedet, forteller ERP-analytiker Bo Hjort Christensen

Stadig flere norske kunder velger nå å bruke en ny metode når de skal velge nytt forretningsystem (ERP). Dette forteller ERP-analytiker og BI-professor Bo Hjort Christensen, som selv rådgir mange kunder som skal kjøpe nye økonomisystemer og andre forretningsystemer.

Hittil har de såkalte kravspesifikasjonene dominert. Her skriver ledelsen i selskapet en lang liste over krav et nytt system må tilfredstille. Så er det opp til leverandører som vil komme med tilbud å svare på alle kravene. Men dette besvarer bare at en gitt funksjon er til stede i et system, ikke hvordan den kan brukes.

Hjort Christensen påpeker dessuten at kravspesifikasjoner koster mye tid – både for kundene og leverandøreren.

- I en slik prosess blir ofte et viktig aspekt borte: Hvordan fungerer systemet mot brukeren – er det brukervennlig og smidig, spør BI-professoren.

Dette er det vanskelig å sette formelle krav til, noe som skaper behov for en ny metode. Svaret heter ”use-case”:

- I en use-case lar man enkelte ansatt skrive en historie med arbeidstrinnene i de mest brukte prosessene i bedriften. Man fokuserer på de kritiske prosessene som må fungere godt og smidig.

Bruken av use-case skal være et av flere tema på konferansen
Moderne ERP-systemer som går fra 2-3. juni. Denne konferansen er arrangeres av Hjort Christensen og Siviløkonomforeningen.

    Les også:

Hjort Christensen trekker frem et eksempel på bruk av use-case.

- Hos en møbelforhandler skal IT-systemet understøtte forhold mellom en selger og en kunde. Kunde kommer inn, presenterer behov, selger skal så finne frem løsninger i et salgssystem og avsluttes med en handel og betaling.

At dette er enkelt og velfungerende er kritisk og prosessen bør analyseres i en use case. I en slik prosess ber man en eller flere av selgerne beskrive både dagens situasjon og hva han/hun kunne tenkt seg forbedret. Dette skal være et så detaljert historie, skrevet av brukeren. Det er dog viktig at man etterpå knytter brukersituasjonen til hva bedriftene har av grunndata, påpeker Hjort Christensen.

Hele poenget at forretningssystem-leverandøren du vurderer skal kunne lage og vise en prototype på de prosessene du har laget use-caser på.

- Dermed vil bedriften få se hvordan prosessene vil fungere med det nye systemet i hverdagen. Forretningssystemene er blitt såpass fleksible at dette skal kunne la seg gjøre uten for store kostander, forteller Hjort Christensen til digi.no.

- I tillegg til use-caser må man lage en kort og presis kravspesifikasjon, påpeker han.

Men use-case-teknikken krever at leverandørene stiller opp og bruker tid – uten å være garantert et salg.

- Dette gjør at use-caser først blir aktuelt når kontraktene kommer over 3-4 millioner kroner, forteller BI-professoren. Dette er ikke noe en mindre kunde kan gjøre når de skal kjøpe forretningssystem fra for eksempel Mamut.

Typisk lengde på et use-case er 10-15 trinn og en bedrift bør fokusere på 5-8 use-caser for ikke å slite ut leverandøren.

- Man lager use-caser og ber om å få de prototypet når man er kommet ned til maks tre finalister. Alt for mange bruker for mye energi på å grovsortere og velger så kanskje mer tilfeldig når det står igjen to eller tre. Man bør fokusere omvendt, er Hjort Christensens råd.

Gjennom sin kontakt med leverandørene opplever han at de fleste synes use-case er en grei metode selv om det medfører ekstra-arbeid.

- Leverandørene ser kundenes behov og aksepterer prototype-arbeidet det medfører, forteller BI-professoren.

Til toppen