Ny teknologi gjør jobben vanskeligere

Ny kommunikasjonsteknologi, som skulle være tidsbesparende og gjøre arbeidet mer effektivt, viser seg snarere å være til hinder enn til hjelp for arbeidet, viser en ny undersøkelse.

En undersøkelse foretatt blant kontoransatte i fire land viser at de fleste blir avbrutt hvert tiende minutt av telefoner, faks- og e-postmeldinger. Britiske ansatte har størst problemer; 38 prosent av de spurte i undersøkelsen sier de blir veldig distrahert av avbruddene.

Britene oversvømmes gjennomsnittlig av 171 e-postmeldinger om dagen, mens amerikanerene må hanskes med over 200. De ansatte i Storbritannia forteller også at nesten halvparten av e-postmeldingene kommer fra folk som jobber i samme avdeling.

De tilsynelatende tidsbesparende hjelpemidlene er telefaks, telefonsvarer, mobiltelefon og e-post. Datakonsulent Simon Moore sier til BBC News at verden blir mer og mer påtrengende. - Konsekvent blir du mer presset til å gi tilbakemeldinger til flere mennesker, og det blir et hinder for den jobben du har betalt for å gjøre, sier han.

Gisle Hannemyr, en av gründerne i Oslonett som senere ble til Scandinavia Online, jobber nå med å forske på problemer omkring informasjonsoverbelastning.

- Problemet nå er at folk må forholde seg til så mye informasjon at de ikke får tid til å gjøre den egentlige jobben sin. Det medfører stress. Man kan ikke forholde seg til alt, har Hannemyr tidligere uttalt til digi.no (se peker til hele intervjuet nedenfor eller i margen til høyre).

Sosialantropolog Thomas Hylland Eriksen deler Hannemyrs bekymring for informasjonsmengden.

- Det er åpenbart at innføringen av informasjonsteknologi fører til en rekke utilsiktede bivirkninger. Den økte tilgjengeligheten fører til en lavere terskel for kommunikasjon og kontakt. Det er blitt så enkelt å kontakte andre at vi gjør det også når det ikke strengt tatt er nødvendig. Den rene parodi - man sitter i møter, svarer på e-post, snakker i telefonen og så videre hele dagen i stedet for å jobbe - er ikke så langt unna i en del bransjer, inkludert min egen, uttaler Hylland Eriksen (se relatert artikkel).

Den nye, britiske undersøkelsen, som er laget av Pitney Bowes Inc og gjennomført av Institute for the Future og Gallup, viser at folk som er blitt eksperter på ny kommunikasjonsteknologi gjør seg selv til lett omsettlige handelsvarer.

De ansatte som ikke bruker teknologiene effektivt, kan være årsaken til informasjonsoverbelastningen. I Storbritannia har 42 prosent av e-postbrukerne bare sendt elektroniske meldinger det siste året.

Å filtrere meldingene, og å sortere dem etter viktighetsgrad og tidsfrister er viktig å lære seg, ifølge undersøkelsen. Dette innebærer å ignorere meldinger som ikke haster, og det er ting som tyder på at britiske ansatte begynner å gjøre dette.

Én av deltakerne i undersøkelsen sier: - Jeg kan ikke kontrollere flommen av meldinger, men jeg kan bestemme når jeg skal svare på dem.

Ulike nasjoner foretrekker ulike kommunikasjonsformer. For eksempel bruker nesten alle ansatte i USA voice mail hver dag, mens bare en tredel av de ansatte i Tyskland gjør det samme. Dobbelt så mange britiske ansatte bruker mobiltelefon (46 prosent) sammenliknet med sine tyske eller amerikanske kolleger.

Undersøkelsen viser også at de som er flinke til å kommunisere bruker forskjellige verktøy i forskjellige situasjoner. I begynnelsen av et prosjekt gjør "forsinkende" verktøy som e-post og telefonsvarere at de ansatte kan jobbe videre med det de holder på med, mens når tidsfristen begynner å nærme seg benyttes telefoner og møter.

Til toppen