Office 2007 vil rote det til for alle

Uten en plan og opplæring, vil Office 2007 skape et massivt dokument-rot Her er Gartners råd:

Office 2007 er kommet i salg og nå begynner de første brukerne å spre filene som skaper problemer. For hvis du ikke gjør noe, serverer Word, Excel og Powerpoint 2007 helt nye filtyper og en dominoeffekt av problemer i selv små organisasjoner.

Bedrifter og offentlige organisasjoner må gå løs på det som faktisk er en ganske stor jobb.

Årsaken er at Office 2007 er den første oppgradering på ti år som bytter ut filformatene: Office 97 var sist gang Microsoft endret Office-formatene. Hvis du ikke nå gjør en jobb, vil IT-avdelingen/IT-ansvarlig fort få mer å gjøre.

Det første trinn i jobben er å lage regler for bruk av Office 2007. Du kan ikke si nei takk selv om du selv venter med Office 2007, påpeker Gartner i en fersk analyse. For hver enkelt organisasjon ikke har kontroll fordi deres brukere sender og mottar Office-filer fra og til andre brukere.

En mulighet er å be så mange som mulig Office 2007-brukere om å lagre ned til Office 2003-formater, men da mister man fordelene Office 2007 gir. I tillegg kan du ikke kontrollere alle og vil møte problemet uansett, påpeker Gartner.

Neste trinn i jobben er enkel: Installer «Compatibility Pack»-oppgraderinger i tidligere versjoner av Office som gjør at de kan lese og skrive Office 2007-filer. Office 2003 og tidligere versjoner kan i utgangspunktet ikke lese Office 2007 lager.

Bildet viser fil-lagre-menyen med alle formatene i Word 2007.

Man må derfor igjennom en opplæringsrunde: Du må kjøre et formatkurs med de ansatte for å lære dem hvordan de skal lagre opp og ned mellom de to versjonene. Fordi det tar lang tid før alle partnere av organisasjonen er over på Office 2007, vil alle måtte forholde seg til filproblemene i flere år fremover, skriver Gartner.

Hovedutfordringen er å lære brukere til å forstå at innhold skapt med nye funksjoner i Office 2007 vil kunne vises, men ikke redigeres når de hentes opp i Office 2003 eller 2000.

For selv om filene kan lagres i hverandres formater, har rett og slett ikke de gamle Office-versjonene knappene og menyvalgene Office 2007 har fått.

Dette gjelder blant annet grafikksystemet SmartArt i Office 2007. I enkelte tilfeller låses SmartArt-grafikk – for både brukere av Office 2003 og 2007.

Microsoft har lansert et verktøy som kan gå igjennom alle Office-filer i en organisasjon og varsle om hva som ikke kan leses/redigeres fritt mellom versjonene. Her kan du lese mer og laste det ned.

Men disse Microsoft-verktøyene løser langt fra alt: Uansett hva du gjør vil du aldri være garantert at 2007-filene vil bli visst likt i 2003-versjonene: Grafikk som logoer, spalter og mye annet vil forskyve seg og skape rot og andre sidenummer. Den andre veien – å vise Office 2003-filer i Office 2007 vil gå greit.

Et annet valg er å kjøre Office 2007 i en kompatibilitetsmodus som hindrer brukeren å lage noe som ikke kan vises og redigeres. Man kan også lagre med «Compatibility Checker» avkrysset, men meldingene dette systemet gir er ikke gode nok: Noen ganger får du spesifikke beskjeder og andre ganger er meldingene for vage til at du kan rette problemet, advarer Gartner.

Til toppen