Papirløs kontor en flopp

Den digitale verden har tvert imot satt fart på papirforbruket.

Stor europeisk undersøkelse gir overraskende resultater:

Digital kommunikasjon har i motsetning til hva man trodde tidligere ført til en økning i antall papirutskrifter. Det viser en undersøkelse utført blant små og mellomstore bedrifter i Europa.

–Oppsiktsvekkende tall, sier Runar Setsaas, direktør i HP IPG som står bak undersøkelsen.

Bare i Norge kopierte og skrev norske virksomheter ut over 14 milliarder sider papir i 2007. Det tilsvarer et snitt på 28 sider per ansatt hver eneste dag. En bunke på 14 milliarder ark vil være like høy som 4753 eiffeltårn satt oppå hverandre. Og dette er bare i Norge.

-Vi er et lite land, tenk hvilke tall vi snakker dersom man inkluderer resten av verden i regnestykket, sier Setsaas.

Tallene fra undersøkelsen viser at den yngre generasjon setter større lit til penn, papir og utskrevet materiale enn sine eldre kolleger. 84 prosent av ansatte mellom 16 og 24 år sier de som regel foretrekker å ha papirene skrevet ut foran seg når de skal forberede en beslutning, satt opp mot å lese det samme tekstmaterialet på skjermen. Dette er stikk i strid med forventningene til det papirløse kontorlandskap som kom i samband med den digitale revolusjon.

Undersøkelsen viser også at over en fjerdedel av små og mellomstore bedrifters viktigste beslutninger blir forberedt utenfor arbeidstid. På toppen av statistikken troner russerne, der 36 prosent av alle beslutninger blir forberedt på fritiden, eller utenfor kontorets fire vegger. 19 prosent av russerne vedgår at de bruker ferien eller helgen til å forberede seg på en viktig beslutning, tett etterfulgt av spanjolene der 16 prosent sier de bruker stranden eller skibakken til å finne løsninger på de store spørsmålene. Hvor beslutninger blir forberedt, viser seg å ha en klar sammenheng med den enkelte SMB ansattes papirforbruk.

Tallene som presenteres er hentet fra små og mellomstore bedrifter i Storbritannia, Frankrike, Russland, Tyskland, Spania og Italia. I tillegg til å sette søkelys på hvor beslutningsprosessene finner sted, er det også lagt stor vekt på hvilke beslutningsverktøy man benytter seg av i prosessen. Av de totalt antall spurte sier 77 prosent at de alltid eller vanligvis benytter seg av utskrevne sider og/eller penn og papir i beslutningsøyemed. Dette er interessante tall, ettersom 78 prosent hevder at PC også er involvert i den samme prosessen. Setter man resultatene opp mot hverandre, betyr dette at man på tross av digitaliseringens fremmarsj, fremdeles er avhengige av penn og papir i beslutningsarbeidet. Digitale verktøy har dermed ikke erstattet tradisjonell papirbruk slik det tidligere er blitt spådd, men fungerer heller som et sidestilt hjelpemiddel.

Små og mellomstore bedrifter utgjør i dag 99 prosent av alle foretak, og står for to tredjedeler av sysselsettingen i EU. At den yngre generasjon står for det høyeste papirforbruket, kan i følge funnene relateres til at den yngste delen av arbeidsstokken er den gruppen ansatte som oftest forbereder beslutninger utenfor arbeidstid.

Papiret har vist spådommene om det papirløse samfunn ryggen, og dermed overlevd digitaliseringen som mange trodde ville bli dets bane. Ved å sette fokus på kostnadene knyttet til papirbruk håper Runar Setsaas å øke beslutningstakeres bevissthet til egne utskriftsvaner.

- Vi må skape en felles automatikk i at norske arbeidstakere har et bevisst forhold til eget papirforbruk. Det være seg om de jobber fra hytta på fjellet eller innenfor kontorets fire vegger. Dette, kombinert med et balansert utskriftsmiljø innad i bedriften representerer et kostnadskutt jeg tror de fleste av oss ikke har tenkt på enda, avslutter han.

Til toppen