Datatilsynet mener det er svært viktig å være tydelig på at arbeidsgiveren i noen tilfeller har rett til innsyn.
- Tror man det motsatte, kan man å ubehagelige overraskelser fordi man ikke tok hensyn til denne muligheten, sier jurist og seniorrådgiver Christine Ask Ottesen i Datatilsynet.
I mars 2009 trådte den nye e-postforskriften i kraft. Reglene legger opp til at innsyn er aktuelt i to ulike situasjoner: Innsyn kan være nødvendig av hensyn til den daglige driften, eller når det foreligger en begrunnet mistanke om grove brudd på de pliktene som følger av arbeidsforholdet.
Når det gjelder innsyn for å kunne ivareta «den daglige driften eller andre berettigede interesser», begrenses innsynet dersom sjefen kan oppnå tilgang til de samme opplysninger på andre måter, sier Ottesen.
Hun har vanskelig for å se tilfeller der hensynet til daglige driften kan rettferdiggjøre innsyn i e-poster. Men bestemmelsene kan åpne for innsyn i jobbrelaterte e-poster selv med svært korte fravær.
Dersom arbeidsgiveren har god grunn til å tro at det ligger et tilbud med kort akseptfrist i arbeidstakerens e-postkasse, kan det åpne for innsyn. Tilbudet må besvares før arbeidstakeren er tilbake, og man klarer ikke å få det på annen måte.
Det andre vilkåret for å kunne gå inn i e-post eller filområder er at arbeidsgiver har begrunnet mistanke om at datasystemet brukes på annen måte som bryter grovt med pliktene som følger av arbeidsforholdet.
- Terskelen for «brudd på plikter», mener Ottesen må ligge høyt.
- Det skal tross alt en god del til før man kan si opp arbeidstakere, sier hun.
Begrunnet mistanke om ulovligheter som innsidehandel eller barneporno, kan føre til innsyn. I tillegg kan bruk av datasystemer som åpenbart ikke er i virksomhetens interesse som trakassering av kolleger eller utsendelse av spam eller datavirus gi adgang til innsyn.
Den ansatte skal uansett får informasjon før arbeidsgiveren søker i e-postsystemet. Han skal også få anledning til å uttale seg før innsyn finner sted og å være til stede mens innsynet pågår.
Det er åpenbart at sjefens mulighet til innsyn terger nordmenn.
Ifølge en personvernundersøkelse mot 1000 respondenter, svarer seks av ti at sjefen ikke bør ha tilgang til e-posten ved fravær.
Halvparten at de spurte sier at de ikke bruker jobbens e-post til private formål.
