Slik ser IBM Verse ut. (Foto: IBM)

Skal gjøre epost gøy igjen

IBMs ambisiøse plan om å forenkle arbeidsdagen.

ROSENHOLM (digi.no): IBM har investert stort i nettskyen. De hopper også for fullt inn i den tilkoblede, mobile verdenen, blant annet via samarbeid med Apple om bedriftsentriske apper, og nå også med Twitter, der alt som skjer på det sosiale nettverket skal kunne kjøres gjennom analysevektøyet Watson.

Et element i dagens mobile og sosiale verden fremstår stadig som uforandret. Det er epost. Samtidig kommer det nye generasjoner inn i arbeidslivet som knapt har noe forhold til tradisjonell epost, og er lært opp til å kommunisere gjennom andre, mer øyeblikkelige kanaler.

Utfordringen er å oppdatere konseptet med epost til å passe sammen med den moderne verden, mener IBM. Det er der IBM Verse kommer inn i bildet, en tjeneste som ble først avduket for et par uker tilbake, og som digi.no nå har sett nærmere på. Vi fikk møte selskapets Omar Davison som har ganske omfattende kunnskaper om prosjektet.

Mye av poenget er at IBM prøvde for lenge siden å komme seg ut av den tradisjonelle «siloen», at de måtte åpne opp internt, og inn i det de kaller sosiale medier for profesjonelle, internt i bedriftene. Det betyr funksjoner som ligner på Facebook, LinkedIn, fildeling, videokonferanse, webkonferanse og alt som hører under dette.

Og det koker ned til at det er menneskene som er interessante. Verdien i bedrifter er ikke dokumenter. Aktivitetene de ansatte har utført er det som er verdiskapningen, mener IBM.

Videreutvikling

Verse bygger på IBMs eksisterende plattform Connections Cloud, en konkurrent av Microsofts Office 365. IBM påpeker blant annet at Oslo Filharmoni ble kunde etter å ha sett demoer, og sammenligner det å jobbe i Connections Cloud med det å styre et orkester, der alle må lytte på hverandre og være samstemte.

IBM Connections Cloud er nettleserbasert, slik at det fungerer i alle kanaler, enten det er nettbrett hjemme, pc på jobben eller mobil på farten. Det har også i tillegg mobile applikasjoner til iOS og Android og kommer også til Windows Phone etter hvert. Dette er også konseptet med IBM Verse, det skal fungere med nettleseren og på de mobile plattformene.

Ifølge IBM er det mange problemer med dagens epost. Mange har forsøkt å erstatte de tradisjonelle løsningene, uten nevneverdig suksess. De fleste bedrifter er fortsatt helt avhengige av epost og det er ikke mye forskjell mellom de ulike epost-tjenestene. De bygger fortsatt stort sett på de samme konseptene: innboks, mapper, kalender og så videre.

En frisk pust

Det første steget med Verse var å hente inn et designteam fylt med unge «millenials» fra Austin i Texas, brukere mer vant til sosiale medier enn ordinær epost. Dette teamet skulle tenke ut hvordan man kan løse utfordringene med epost, hvordan man kan slutte å forbinde epostbruken med kjedelig jobbing og heller se frem til å sjekke dagens gjøremål.

Resultatet av dette arbeidet ble kalt for Mail Next, og ble først presentert i januar i år.

Spørsmålet, ifølge IBM, er hva de to mest essensielle tingene er når man tenker på epost. Svaret er informasjon, som man enten leser eller legger i en mappe, og det selskapet kaller «actions», altså de konkrete tingene man vil eller skal gjøre.

Et av de viktigste poengene med Verse er ikke å forandre epost i seg selv, men hvordan man jobber med informasjonen som finnes der og hvordan man behandler den. Verse skal altså hjelpe brukerne med å se hva som har skjedd, hva som er viktig og hva man skal forholde seg til når man logger seg på på starten av arbeidsdagen.

En grafisk oversikt over dagen og nylig kommunikasjon.
En grafisk oversikt over dagen og nylig kommunikasjon. Bilde: IBM

Grensesnittet baserer seg på visuelle elementer som runde bobler som viser personene man har oftest kontakt med, grafiske fremstillinger av planer for dagen, avtaler, møter og lignende, hvor mye tid man har før neste hendelse, og hendelser som potensielt krasjer med hverandre.

Ikke minst får man øyeblikkelig oversikt over når man faktisk har ledig tid, slik at man kan raskt vite når man kan ta en uformell prat med en kollega.

Ved pålogging gir innkurven en oversikt og sorterer epost etter avsendere, for eksempel ledelsen, teamet, eksterne kilder og så videre. Samtidig kan man se hvem som har sendt mest epost de siste dagene.

Hendelsene kan også sorteres etter tid eller kilde, og deretter vurdere hvor høyt prioriterte de skal være.

Det gis også en oversikt over tilbakemeldinger man eventuelt venter på fra kontakter, og kan flagge når man trenger disse tilbakemeldingene uten å måtte bry kolleger manuelt.

Det skal bli mindre komplisert å forberede seg til kommende prosjekter og få påminnelser om neste punkt på dagens program, og alt er integrert i én oversikt som alltid er tilgjengelig. Selv om man jobber med noe annet, skriver en epost for eksempel, vil man kunne sjekke neste avtale samtidig. IBM påpeker at denne informasjonen er veldig rik – for eksempel kan den inneholde lenker og passord til webmøter, noe som er essensielt for mange bedrifter.

Verse samler altså mange tråder ett sted, men det skal samtidig være enkelt å søke gjennom alt dette, inkludert mapper og kontakter.

Slik skal Verse tipse deg om kommende hendelser.
Slik skal Verse tipse deg om kommende hendelser. Bilde: IBM

Menneskene først

IBM er veldig opptatt av at menneskene skal står i sentrum, da man stort sett husker hvem man har hatt kontakt med først og fremst, ikke hva det handlet om. Når man søker etter konkret informasjon i dag, søker man gjerne etter den kontakten man forbinder med informasjonen, mens Verse skal sørge for at man finner hva man leter etter uansett.

Mulighetene for tilpasning er mange. For eksempel kan «boblene» med kontakter, som også kan inneholde prosjekter, settes opp som man vil.

Verse fremstår som spennende. Tjenesten er tydelig rettet mot store bedrifter, med mange ansatte som skal sjonglere prosjekter, avtaler og kommunikasjon internt og eksternt. Alt samles visuelt, tilgjengelig og brukervennlig.

Og alt skal kjøre enkelt og greit via nettleseren, med tilsvarende opplevelse i mobile apper. I første omgang for iOS og Android, senere også til Windows Phone.

Det vi fikk se i denne omgang er ifølge IBM fase én av Verse. Produktet er under betatesting med planlagt utgivelse mars neste år.

Ambisjonen er å gjøre arbeidsdagen mer effektiv. Verse skal ikke minst gjøre epost mer gøyalt. De som ønsker å prøve betaversjonen kan registrere seg her.

Analyse er fremtiden

Det er også en fase to på vei, og der skjer det mye. Det er nemlig analyseverktøy og maskinlæring som kommer inn i bildet på sikt, via Watson-tjenesten.

Konseptet handler om å automatisere tilgang til relevant informasjon, der mønstrene i kommunikasjonsflyten analyseres, og det blir foreslått hendelser på bakgrunn av det.

IBM ser også for seg å bake inn Watson, kanskje som en egen kontaktboble, der man kan spørre Watson om informasjon som er relevant for bedriften, og «han» vil kunne analysere intern informasjon for å gi svar bygget på stor grad av sannsynlighet.

Kan slikt gjøres uten for store feilmarginer, kan det innebære en hyggelig effektivisering for mange. IBM forteller at det gjenstår en del arbeid, men de håper å kunne dele mer om prosjektet på nyåret.

Til toppen