Skjerper krav til oppbevaring av e-post

Nye regler skjerper USA-bedrifters ansvar for å oppbevare e-post og lynmeldinger fra de ansatte.

Fredag 1. desember trådte nye regler i kraft som skjerper amerikanske bedrifters ansvar overfor oppbevaring av e-post, lynmeldinger og andre dokumenter utløst av de ansatte, melder Associated Press, NBC og andre amerikanske medier.

Reglene ble godkjent av den administrative delen av USAs høyesterett i april etter å ha vært under behandling i fem år. De innebærer at e-post, lynmeldinger og andre dokumenter ikke bare må oppbevares over tid, men at man må ha så god oversikt at man lett skal kunne gjenfinne meldinger om bestemt saker.

Bakgrunnen er at bedrifter som er part i søksmål, må kunne frambringe «elektronisk lagret informasjon» som del av prosessen for å framskaffe bevis. Er man part i et søksmål, kan rutiner der man overskriver magnetbånd med sikkerhetskopier av eldre data, betraktes som lovbrudd.

Reglene pålegger bedriftene å opplyse på et langt tidligere tidspunkt enn tidligere hvor informasjon er lagret, og hvor tilgjengelig den er.

Ifølge juridiske eksperter er det ikke bare snakk om e-post og lynmeldinger. Bedrifter må også kunne dokumentere at de har oversikt over bruken av minnepinner og mobiltelefoner for å lagre meldinger og dokumenter.

Eksperter tror de nye reglene vil føre til at ansatte blir langt mer forsiktig med å bruke bedriftens meldingssystemer for å utveksle informasjon, og at de vil prøve å finne fram til nye, anonyme kanaler. De understreker også at det viktigste ved de nye reglene, er kravene til oversikt over hvor informasjon er, og evnen til gjenfinning. Pålagt oppbevaring er ikke nytt, i henhold til amerikanske lover og regler.

Avstanden er ganske stor til offisiell norsk tenking rundt e-post, der ansattes bruk av bedriftens e-posttjenester regnes som en privatsak som ledelsen ikke skal gis innsyn i.

    Les også:

Til toppen