Slik temmer du flommen av e-post

E-postflommen har økt kraftig det siste året. Enkle tiltak kan hindre tap av effektivitet.

Symantec har gjennomført en undersøkelse om hvordan bedrifter med over 500 ansatte håndterer e-post. 1700 vanlige ansatte og IT-sjefer med ansvar for e-postsystemer er intervjuet. De undersøkte bedriftene tilhører regionen Europa, Midtøsten og Afrika. Undersøkelsen viser at mengden med e-post vokser så raskt at det kreves bevisste tiltak i dag for å sikre at e-post fortsatt kan utnyttes effektivt.

Ifølge undersøkelsen har den totale e-postmengden økt med 47 prosent de siste tolv månedene. For tre av fire brukere er e-post og tilhørende kontaktbase verktøy de er totalt avhengige av.

– Faren bedrifter står overfor når volumet av e-post fortsetter å øke, er at det til slutt vil bli umulig for ansatte å åpne, svare på og å håndtere alle meldingene og forespørslene de mottar, heter det i undersøkelsen. – Bedrifter må nå begynne å tenke på hvilke fremgangsmåter og retningslinjer som vil hjelpe deres ansatte med å håndtere den økende informasjonsmengden i stedet for å vente til den ansatte er fullstendig overlesset.

Undersøkelsen dokumenterer følgende tendenser:

  • E-post krever mye tid: 52 prosent oppgir at de bruker minst to timer daglig på å lese, svare på og skrive e-post. 15 prosent bruker fire timer eller mer daglig.
  • E-post sjekkes også utenom arbeidstid: 54 prosent av alle ansatte sjekker e-post før klokken 9, noen så tidlig som klokken 6, og de fleste sjekker den siste gang rundt klokken 17. Flere tar en siste sjekk ved midnatt.
  • Volum av e-post fortsetter å øke: Ni av ti bedrifter i undersøkelsen oppgir at den totale e-postmengden har økt med 47 prosent de siste 12 månedene. I ekstreme tilfeller sender ansatte opptil 350 e-poster om dagen og mottar opptil 450.
  • 35 prosent bruker mobilt utstyr til å sjekke e-post. Av disse sjekker 6 prosent e-posten straks de står opp, 28 prosent rett før de legger seg. 50 prosent bruker utstyret sitt til jobboppgaver mens familie og venner er til stede. 28 prosent sjekker e-post når de er på ferie, og 28 prosent sjekker også når de er sykmeldt.

For å beholde e-post som nytteverktøy og ikke som pest og plage, anbefaler Symantec følgende tiltak:

  • Effektive arkivløsninger kan redusere mengden den enkelte mottar, og gir både brukere og administratorer bedre oversikt. Spamfiltre er uomgjengelige.
  • Lag interne regler for å redusere mengden e-post, blant annet ikke sende e-post der en samtale hadde vært mer naturlig, og ikke sende e-post til «alle» når informasjonen bare gjelder noen få.
Til toppen