Slik velger du riktig spam-løsning

Her er Gartners råd om hva du bør tenke på for å bremse flommen av spam, men ikke miste noe du vil ha.

Enkelte rapporter påstår at spam nå står for mer enn åtte av ti epost på global basis. Spam er derfor for lengst blitt et problem ikke bare for amerikanske selskaper, men også norske.

Spam sløser vekk både tid og mye IT-ressurser. Dessverre er ikke finnes det ingen perfekte spamfiltere - skrur man til for hardt, vil filterne også fjerne epost man ønsker å motta, noe som kan føre til stor problemer.

Gartner råder derfor sine kunder til en gjennomgang av behov før man handler løsning. Behov og ønsker om intern bruk vil styre valget av løsning.

Man må velge et filter som luker ut det man ønsker. Man kan for eksempel være streng og luke ut alle video-biter for å unngå at medarbeidere bruker tid på slikt, men da må man først ha sjekket i organisasjonen om at ingen har konkrete behov for å motta videofiler.

Bedrifter må også vurdere kulturen i selskapet - har man en fri, uformell tone uten mange andre konkrete regler, vil et strengt spam-filter være et upopulært tiltak, påpeker Gartner. Et alternativ er å la brukere selv definere hvor strenge de vil være lokalt i sine epost-klienter eller bare gi nøkkelpersonale en slik mulighet.

Men slike ikke-sentraliserte løsninger innebærer en fare, påpeker Gartner. Enkeltansatte kan bruke mulighetene til å sperre ute nødvendig informasjon de kan skal lese igjennom eller være klar over, for eksempel faste nyhetsbrev.

Spam-filtere er heller ikke gratis og mange krever jevnlig, manuell oppdatering. Om disse investeringene vil lønne seg, må man vurdere opp kostnadene spam skaper.

Det er dessuten like viktig å forhindre spam som å stoppe den når den kommer. Alle bedrifter bør ha regler om bruk av epost-adresser på sine nettsider og hva slags adresser ansatte kan legge igjen på nettet.

Ansatte bør ikke få lov til å bruke bedriftens epost-adresser på åpne nettjenester, nettbutikker, chat-sider, blogger eller annet. Ansatte bør ha private epost-kontoer som brukes til slikt, men som er tilgjengelig når de er på jobb. Ansatte bør få hjelp til å sette opp slike kontoer og få klare regler for når de skal brukes. Ansatte bør også få beskjed om aldri å svare på spam.

Når man så velger en løsning, bør man tenke på skalering, filtermuligheter, behov for manuell oppdatering og pris. I tillegg kommer behov for integrasjon med sikkerhetsløsninger som antivirus og brannvegg.

Gartner minner om at en leid løsning hos en driftsoperatører kan være enkelt, men vanskelig å få tilpasset sspesielle behov.

Til toppen