Til tross for alt snakket om fjernarbeid og mulighetene IT skaper, bruker nok selv de fleste IT-selskaper epost og kanskje litt video-konferanseutstyr. Men Ergo Group har i lengre tid brukt et avansert verktøy for elektroniske møter som selskapet er meget fornøyd med.
Selskapet er målt i antall ansatte med sine 2000 hoder Norges nest største IKT-selskap - bare slått av Telenor. En rekke datterselskapet og geografisk spredde kontorer skaper store samarbeidsbehov, noe selskapet delvis dekker gjennom bruken av Group Systems Meeting, et mindre kjent amerikansk produkt som ble lansert allerede i 1989 - for DOS.
Rune Nygård, som har arbeidet for Ergo Group som elektronisk møte-styrer, mener at den amerikanske programvaren bare har en seriøs konkurrent, det nederlanske Inteam-produktet.
De to systemene lar et større antall brukere skrive inn, kommentere, stemme på og diskutere forskjellige prosesser gjennom delte skjermbilder. Prosessen styres av en møteleder.
- Vi bruker Group Systems Meeting på mange plan i organisasjone til både ide-generering, prosjektplanlegging og prosjektarbeid, forteller informasjonssjef Wibecke Brusdal til digi.no. Du kan enten sitte i samme møterom med hver din PC og en videoprosjektor eller bruke det over nettet. Systemet er meget enkelt å bruke for den enkelte ansatte, men det krever en administrator som starter, stopper og styrer møteagendaen og tidsskjema.
I tilllegg til Ergo Group, kjenner digi.no til at flere store norske banker har kjøpt Group Meeting-lisenser.
- Vi mener vi sparer mye tid og penger på et slikt digital møtesystem. En ting er reisetid, men det viktigste er at man får lagret og eksportert ferdig tekst og grafer. Alternativet er tusj og tavle, noe som er vanskelig å kopiere til en Word-fil, sier Brusdal overfor digi.no.
Brusdal påpeker en annen viktig fordel med systemet.
- Systemet kan la deg bidra med navn eller anonymt. Det siste er viktig, for enkelte er tilbakeholdne med å ta ordet i offentlige sammenhenger. Anonymiteten kan også løfte frem mindre populære, men viktige standpunkter, tror hun.
Group Systemes Meeting kan kjøpes i to versjoner, en for lokalnettverk og en for bruk over Internett. I tillegg finnes det en modul for å eksportere diskusjonene til Internett-sider.
Et typisk møte starter med at møtestyrer sender en agenda ut til alle deltageres skjerm. Så starter en diskusjon der alle kan føye til punkter eller foreslå endringer. Du kan også legge inn kommentarer på andres innlegg. Møtestyrer vil så typisk konkludere med en agenda og starte diskusjonen på først punkt. Målet kan for eksempel være en forslagsliste for tiltak.
Møtestyrer kan sortere ut innlegg til forskjellige lister. Senere kan man avholde avstemninger over forslag og skape grafer, fordelt for eksempel ut i fra hva hver mener er risiko og betydning for bedriften. Neste modul er et system for å lage planer, der forskjellige grupper eller personer fyller ut et rammeverk.
Fordi systemet riktig og ofte brukt kan spare en bedrift for store summer, tar Group Meeting seg godt betalt. En serverlisens med 20 samtidige brukere koster rundt 150.000. Trøsten er at klientene kan være installert på alle maskiner i selskapet, klare til bruk.
