Smarte, norske systemer sorterer e-posten

Advokat Knut Glad råder norske bedrifter til å lagre all e-post. Her er to norske systemer for å skape orden i flommen:

digi.no hadde forrige fredag et intervju med IT-jussekspert advokat Knut Glad der han gikk ut med en kraftig advarsel til norske bedrifter. Svært få har forstått at nesten all forretningskorrespondanse foregår over e-post nå.

Hensynet til privatliv må vike for bedriftens behov for å sikre seg juridisk. Bedriftene må derfor sortere og lagre all e-post, er hovedrådet til Glad. Han mener at alle bedrifter bør skaffe seg både systemer som tar backup av e-post og digitale dokumentbehandlingssystemer for å la ansatte sortere og lese det som kommer og går på e-post.

    Les også:

Det finnes mange utenlandske systemer for slikt og Oslo Børs-notert Software Innovation og Superoffice er også kjent. Men det finnes to andre norske leverandører av smart løsninger for lagring av e-post og dokumenter.

Hamar-selskapet Junglemap leverer både analyseverktøy og juridiske rammeverk for bruk av e-post i bedrifter. Løsningen deres er heter Junglemap E-mail Collaboration Server, et serverbasert program som automatisk tar kopi og lagrer alle vedlegg i innkommende e-poster. Du kan så få sortert, søke i og lese vedleggene gjennom et web-grensesnitt.

Systemet har også en smart styring av rettigheter - bare de e-posten var adressert til får lov å lese vedleggene som den gang fulgte med.

Dette er i tråd med Glads råd om systemer som tar høyde for at den enkelte ansatte ikke alltid følger opp. Junglemap-løsninger gir dog ansatte mulighet til å eksludere vedlegg fra lagring.

- Her får bedriften kontroll fordi vedleggene lagres sentralt. Løsningen sparer også lagringsplass fordi hvert vedlegg bare lagres en gang, påpeker gründer og daglig leder Nils Ivar Skaalerud til digi.no.

Junglemap har utviklet sitt produkt i to år og har akkurat lansert Collaboration Server. Skaalerud kan ikke offentliggjøre noen navn, men han har fått på plass flere pilotinstallasjoner hos store kunder.

Stavanger-selskapet Options AS > Home ( DNN 1.0.10 ) mangler den automatiske lagringen, men er desto sterkere på dokumentadministrasjonen. Selskapet har designet systemet for store selskaper i olje/gass-bransjen som har høye krav til dokumentasjon og sporbarhet. Systemet lar administrator sette opp detajerte strukturer med maler. Papirdokumenter kan scannes inn og man får logger på endringer i dokumentene.

E-post kan dessuten slepes direkte inn i systemet for lagring og man kan sende e-post rett fra systemet med ulike maler. Prisnivå er hyggelig, første lisens koster 2500 kroner og påfølgende lisenser koster 1500 kroner. Det er ingen serverlisens, man bruker Access-databasen som følger med Windows for servere, men store kunder kan få skreddersydd lagring til alle kjente databaser.

Til toppen