K2 er en plattform for å bygge løsninger innen arbeidsflyt og forretningsprosesser. K2[blackpearl] dreier seg om forvaltning av forretningsprosesser basert på Microsoft Sharepoint. Dette utdraget fra en K2-presentasjon viser komponentene i K2[blackpearl] og det de tilfører Sharepoint.

Smidige løsninger for saksbehandling

Med K2 kan Visma tilpasse samhandling til tunge rutiner og gjøre dem enklere å endre.

K2 er et opprinnelig sørafrikansk utviklingsselskap som siden etableringen i 2000 har vokst til å bli en global aktør med hovedkvarter i Redmond i delstaten Washington, og med kontorer i Afrika, Asia, Midtøsten og Europa. De har spesialisert seg på verktøy for å bygge løsninger innen arbeidsflyt og forretningsprosesser.

– K2 er et prosessorientert rammeverk med blant annet en prosessmotor for å lage systemer basert på Microsoft Sharepoint. Det legger et grunnlag for å bygge smidige systemer som er lett å endre og justere etter hvert som man må legge til rette for nye lover, regler og krav, sier Morten Brurberg og Norunn Haug Christensen, henholdsvis viseadministrerende direktør og sjefskonsulent i Visma Sirius, til digi.no. Tidligere Sirius IT ble kjøpt av Visma i juni 2010 som ledd i en satsing på offentlig sektor.

Visma Sirius er blitt partner av K2, og vil satse på rammeverket i sitt videre arbeid med saksbehandlingssystemer, spesielt mot offentlig sektor.

Visma mener at de med K2 oppnår evnen til å bygge broer mellom moderne samhandling og de ofte tunge saksbehandlingssystemene man finner i offentlig sektor.

– Mange har saksbehandlingssystemer som ligger fast. Samtidig har man et behov for arbeidsprosesser som går på tvers av saksbehandlingssystemene. Det er veldig sjelden at man jobber mot bare ett saksbehandlingssystem. Uten rammeverk kan man prøve å skru ting sammen, men så opplever man stadig større problemer med å håndtere endringer, og kostnadene øker.

Løsningen her er prosessmotoren i K2, mener Brurberg og Christiansen.

– Med et rammeverk som K2 kan man beholde tunge saksbehandlersystemer slik de er. K2 gir anledning til å legge Sharepoint som et felles lokk på alle. Man kan da kombinere saksbehandling med samhandling, og få løsninger der dataene i saksbehandlingssystemer blir tilgjengelige for alle. Det gir helt nye muligheter, sier Brurberg og Christensen.

De to oppfatter K2 som et bedre redskap for slike kombinasjoner enn for eksempel Microsoft Workflow Foundation.

Visma Sirius er de første i Norge som benytter K2. I andre land – Storbritannia, Tyskland, Frankrike – og innen bank, finans og forsikring, er K2 godt kjent.

– Å trekke samhandling inn i saksbehandling gir store fordeler, fordi det gjør det mulig å legge menneskelige vurderinger inn i saksbehandlingssystemer.

Et eksempel er bruk av K2 for å sette automatisk saksbehandling i kontakt med Altinn: Et utfylt skjema på en ekstern kilde som Altinn kan utløse en prosess med blant annet et varsel sil saksbehandler. Systemer regissert av K2 kan merke seg når noe kommer fra eksterne kilder og så sparke i gang en prosess.

– Det som så skjer, kan automatiseres etter behov. Prinsippet er at trivielle oppgaver kan besørges av systemet, for eksempel arkivering. Samtidig kan saksbehandlere bruke Sharepoint til å samarbeid om løsninger.

Prosesser i regi av K2 kan justeres på ulike nivåer. Enkle ting som saksgang for refusjonsskjemaer kan legges opp med verktøyet K2 Designer, der folk uten teknisk kompetanse kan tegne prosessen selv. For mer krevende prosesser er det et annet verktøy, K2 Studio, med visse krav til teknisk kompetanse. For kompliserte systemer kan man bruke K2-integrasjonen mot Visual Studiio.

Eksempel på prosess spesifisert gjennom K2 Designer for Sharepoint.
Eksempel på prosess spesifisert gjennom K2 Designer for Sharepoint.

– En prosess kan flyttes mellom verktøyene uten mellomliggende konverteringer. Det betyr at en fagperson kan lage hovedtrekkene i en løsning, og overlate til en utvikler å legge inn detaljene.

Brurberg og Christiansen mener dette innebærer smidig utvikling for saksbehandlingssystemer.

– Ofte står man overfør at et gitt system er for komplisert. Da kan man bruke K2 til å lage noe som er mer spesifikt bestemte behov, og følgelig lettere å bruke. Samtidig sørger rammeverket for fleksibilitet og enkelt vedlikehold. I det offentlige endrer reglene seg ofte. I K2 er det en egen regelmotor. Den kan brukes til å håndtere regelendringer. Det kreves ikke kompetanse på systemutviklingsnivå for å endre regler.

Samspillet som K2 legger opp, til kan utnyttes til å gjøre nye saksbehandlere raskere kjent med veteranenes erfaringer.

– Rutiner som ellers beskrives på intranettet kan implementeres i selve prosessene. Det kan oppleves som at det bygges en veileder inn i saksbehandlingen.

Visma Sirius har gjennomført et første prosjekt med K2, for Statens legemiddelverk. Her var nettopp effektivisering av prosess og kommunikasjon viktige mål.

Til toppen