Snart får e-post to ansikter

E-post har hittil blitt betraktet som en uformell kommunikasjonsform. Ny teknologi og amerikansk rettspraksis er i ferd med å tilføre den en mer formell funksjon, som vårt samfunn ennå ikke er forberedt på.

Om ikke lenge blir det banalt å organisere bedriftens eller institusjonens e-post-tjeneste slik at den i praksis kan erstatte all skriftlig formidling på papir. Regelbaserte systemer på e-post-tjeneren vil automatisere meldingenes håndtering og egenskaper.

Meldingene krypteres hvis de skal ut på Internett. De utstyres med digitale signaturer som sertifiserer hvem avsenderen er og avslører om noen har prøvd å endre dem underveis. De arkiveres sentralt uavhengig av om brukeren selv sletter sine kopier eller lagrer dem i et privat system. Ekstra sikkerhet oppnås ved å granske innhold i meldinger og vedlegg, og glipp eller brudd på instrukser og behandlingsregler fører til at meldingen ikke når fram til andre enn de som er tildelt spesiell myndighet.

I dag er e-post en erstatning for telefon og faks, en enkel metode for å formidle alt fra korte beskjeder til lange dokumenter, gjerne til flere mottakere om gangen. At e-post i tillegg kan erstatte papirdokumenter og rekommanderte sendinger bør betraktes som en ny mulighet.

Dagens uformelle praksis er en så hensiktsmessig kommunikasjonsform at den verken kan eller bør vrakes. Vi må se i øynene at vi vil supplere denne uformelle bruken med en mer formell måte å utnytte det nye mediet på. Hvordan man skal håndtere et medium med så ulike funksjoner, er ennå ikke gitt.

I papirverdenen er løsningen enkel: Formelle henvendelser nedtegnes på organisasjonens brevark, legges i organisasjonens konvolutter, frankeres med organisasjonens porto og arkiveres hos sekretæren i to eksemplarer. Private henvendelser skrives på andre brevark, legges i blanke konvolutter og frankeres med egeninnkjøpte frimerker.

Selv denne enkle løsningen fører til komplikasjoner. Det avsløres stadig hvordan folk i ledende stillinger benytter seg av offisielle brevark for å gjøre inntrykk, og det er ikke så lenge siden en lokal avdeling av Arbeiderpartiet postla valgkamputsendelser som fikk sin porto fra frankeringsmaskinen til Oslo kommune.

I rettssaken der USAs myndigheter saksøker landets mest framgangsrike bedrift, Microsoft, spiller e-post en sentral rolle i begge parters bevisførsel. Mange megabytes med meldinger som når de ble skapt ikke var tiltenkt annen rolle enn høyttenking og utblåsning, har nå status som bevismateriale i en svært komplisert juridisk prosess. Meldingene brukes blant annet til å sannsynliggjøre hva motpartens "egentlige" motiver var ved gitte anledninger. De fortrenger det som måtte finnes av formelle møtereferater og notater.

Når for eksempel Bill Gates for tre år siden skrev en e-post-melding til sin betrodde medarbeider Paul Maritz for å understreke hvor avgjørende det er å ta rotta på Netscape i markedet, kan det virke noe søkt å utlegge dette som en gjenspeiling av Microsoft-sjefens gjennomtenkte strategi.

En annen tolkning kan være at Gates hadde noe på hjertet og valgte å innlede en utveksling med Maritz per e-post, fordi han ikke fikk tak i ham på telefonen. Gates har ikke bare en naturlig tilbøyelighet til å gjøre ting på den nye måten, denne egenskapen er også nedfelt i hans rolle som ledende innovatør i en innoverende bedrift.

Hvis denne oppfatningen er riktig, må det være ganske sært å oppleve i et rettslig avhør at det som egentlig var en telefonsamtale i sakte film, ikke bare gjengis ordrett, men også utsettes for en nitid begrepsgranskning, verre enn en fiendtlig innstilt opponent under et doktordisputas.

For femten år siden hadde denne samtalen mellom to ledere - i likhet med mye av bevismaterialet i Microsoft-saken - ikke satt spor etter seg i det hele tatt, med mindre ubeskrivelige skyggefigurer hadde trosset loven og gjort en usannsynlig mengde lydopptak.

Det vil være en skjebnens ironi om Gates felles av slike spor, han som er så dyktig til å samle og utnytte elektroniske spor fra 18 millioner personlige registrerte besøkende på Microsofts nettsted.

Vi kommer ikke utenom den kjensgjerningen at e-post må kunne brukes både formelt og uformelt. Det må utarbeides egne regler for arkivering, kryptering, signering og siling av meldinger i hver kategori. Det må klargjøres kriterier for å trekke hensiktsmessige skillelinjer mellom de to kategoriene.

Ikke minst er det store utfordringer i behandlingen av følsom informasjon. Den sentrale regelbaserte innholdsskanneren som hindrer fortrolige pasientopplysninger fra å sendes på avveier, må for eksempel ikke kunne anvendes på personlige betroelser eller annen privat og uformell bruk av e-post. På den andre siden må ikke beskyttelsen av det private føre til at man gir avkall på enhver mulighet til å avsløre kriminell eller annen misbruk av denne formen for e-post.

Til toppen