Sparer tre årsverk på e-fakturering

Først nå ser Allkopi hva det har kostet å fakturere manuelt.

Sett bort fra privates bruk, går elektronisk fakturering sakte framover. IT-ministeren selv har fått kjeft fra Riksrevisjonen for den trege utviklingen. For staten vil innføring av elektronisk faktura gi årlige besparelser i milliardklassen.

Men også private bedrifter har åpenbart mye å tjene på å gå over til digitale rutiner.

Blant dem er Allkopi som har investert i programvare for elektronisk fakturering. Det hevder Allkopi har resultert i tidsbesparelser tilsvarende tre årsverk. Investeringen fikk de betalt tilbake investeringen innen 15 måneder.

- Tidligere kunne faktura bli liggende i en skuff og bli glemt, forteller Ursula Nerland Vælitalo, økonomi- og administrasjonsjef i Allkopi.

Før innføringen av elektronisk fakturabehandling gjorde Allkopi alt manuelt. Fakturaene ble pønsjet, stemplet og sendt ut til 26 lokasjoner. Allkopi-kontorene mottok sine fakturaer, og ingen hadde oversikt over hvor fakturaene var eller hvor mange som var ute på flyt. Mye tid ble brukt på manuelle rutiner og gjenfinning av fakturaer var en vanskelig og tidkrevende prosess. I tillegg ble de belastet unødvendige purre- og rentegebyrer.

Etter innføring av Compello sendes alle fakturaer til hovedkontoret, de skannes og fordeles samme dag som de kommer inn. Fordelingen av bilag skjer automatisk og problemet med gjenfinning er helt borte.

Allkopi trenger bare å gjøre et søk i det elektroniske arkiv for å finne fakturaene de leter etter. I tillegg bruker bedriften mindre penger på purringer og gebyrer. Til sammen har Allkopi tjent inn investeringen i å automatisere fakturaprosessen på litt over ett år, hevder selskapet.

Til toppen