Word-filer kan vært farlige for den eller de som sender dem fra seg. Det er lettvint å sende Word-dokumenter fra seg, for du kan sende rett fra Word i stedet for å klippe ut teksten, lage en e-post og lime den inn. Mange bedrifter liker dessuten å sende Word-dokumenter fordi logoer blir med.
Men i selv gamle versjoner av Word ligger det en funksjon som sporer endringer. Funksjonen kan brukes til å sende en eller flere kolleger et dokument og få det tilbake. Så kan du gå igjennom dokumentet og godta eller forkaste endringer.
Veldig nyttig.
Men pass på - endringene kan hentes opp av mottaker. digi.no mottar stadig pressemeldinger der vi innimellom snubler over endringer og ting som er strøket. Ikke at vi leter, men digi.no bruker en enkel Word-mal når vi skriver i Word. Vi må derfor kopiere teksten i Word-dokumenter vi mottar til et nytt dokument. Da vises av ukjente årsaker (en bug?) alle tidligere endringer automatisk frem. Du kan selvfølgelig også sjekke en Word-fil manuelt.
Bildet viser hvordan slettet eller endringsmarkeringer dukker opp i margen til høyre for endret tekst. Har du skrevet et helt avsnitt om en produktlansering som din kollega senere har slettet, kan dette hentes opp igjen på denne måten. Bildet er hentet fra et dokument med mange endringer vi i går mottok fra et meget stort analyseselskap som uttaler seg mye om sikkerhet og som nok burde vite bedre.
