Stadig flere ser på arkivløsninger

Også bedrifter med 50 ansatte og oppover vurderer avanserte arkivløsninger, ifølge IBM.

Strukturerte arkivløsninger er stadig gjenstand for mye markedsføring fra IT-leverandørenes side. Denne uken har HP lansert sin løsning for «Information Lifecycle Management», og IBM Norge tar opp temaet på dagens strategi- og teknologiseminar for IT-ledere og -profesjonelle.

Claus Andresen i IBM sier til digi.no at interessen for arkivløsninger er sterkt økende i Norge, også blant selskaper som i nordisk sammenheng kan betraktes som mellomstore, hvilket vil si at de har fra 50 ansatte og oppover.

I tillegg til den åpenbare tilfredsheten og sikkerheten det gir å ha et system som garanterer sikker lagring av elektroniske dokumenter og korrespondanse, er det to faktorer som forklarer denne interessen: Den ene er forventningen om nye offentlige regler med krav til oppbevaring av korrespondanse, kommunikasjon og dokumenter. Den andre er at arkivløsninger ikke bare gir bedre oversikt og styring, de bidrar også til å redusere IT-utgiftene.

Man får med andre ord i både pose og sekk.

– Det er ingen tvil om at også norske bedrifter vil i løpet av få år måtte forholde seg til et strengere regelverk for oppbevaring og sporing av dokumenter og korrespondanse, sier Andresen. – EUs krav til teleoperatører om sporing av samtaler og annen kommunikasjon gjelder fra 2007. Finanssektoren vil bli pålagt nye regler i henhold til Basel II. I Tyskland er bedrifter allerede pålagt å oppbevare all e-post i fem år, og det er snakk om å utvide kravet til ti år. Det er også krefter som ønsker å gjøre dette til et EU-krav.

I Norge er det per i dag ikke en gang lovpålagt å oppbevare papirkorrespondanse.

– Norge er i en særstilling. Allerede i Danmark pålegger lovverket at korrespondanse skal arkiveres. Norge vil måtte følge etter andre land.

Det sentrale kravet til arkivsystemer uttrykkes i det engelske begrepet «data retention».

Det innebærer først og fremst at det skal være umulig å slette data før en viss frist, at det skal være mulig å spore alle endringer i et gitt dokument, og at det skal være hensiktsmessige verktøy for å gjenfinne ethvert dokument i arkivet.

Videre må bedriften kunne dokumentere at arkivsystemet faktisk oppfyller disse kravene.

– Her står vi i den kanskje litt pussige situasjonen at det ikke ser ut til at myndighetene som vedtar reglene, vil lage noen formell sertifiseringsordning. I dag løses dette ved at konsulentselskaper som KPMG og Ernst & Young går gjennom en løsning og utsteder et dokument der det heter at systemet etter deres uavhengige vurdering tilfredsstiller bestemte krav.

Leverandørene garanterer altså ikke selv over kunden at arkivsystemene holder.

– For å komme rundt dette problemet, har IBM valgt å tilby standardiserte løsninger som kombinerer maskinvare, lagring og lagringsprogramvare. KPMG har gått gjennom disse, og sertifiserer at de etter deres mening tilfredsstiller dagens formelle krav. Her dreier det seg om amerikanske krav, slik de er formulert av Sarbanes-Oxley og Securities and Exchange Commission.

IBMs nyeste løsning, døpt DR 550 («data retention») er bygget rundt feiltolerante AIX-servere og arkivdelen av Tivoli Storage Manager, kalt Storage System Archive Manager.

– Det viktigste ved slike nøkkelferdige og sertifiserte løsninger, er at kan fullt ut stole på samspillet mellom programvare og maskinvare, at det for eksempel ikke finnes smutthull i programvaren som gjør det mulig å endre pålagte innstillinger. Det er blant annet umulig å forkorte minimumstiden for oppbevaring av lagret informasjon. Man kan forlenge den, men ikke forkorte den. Man vil heller ikke finne smutthull som lar enkeltpersoner innstille levetiden på et dokument til to dager slik at det slettes automatisk av systemet.

Løsningen sørger for automatisk arkivering av e-post i forskjellige systemer. E-post som brukere sletter på sine PC-er, vil fortsatt være tilgjengelige i arkivet. Løsningen sikrer også at om det er tillatt å endre et arkivert dokument, oppbevares alle versjoner med opplysninger om hvem som står for hvilke endringer og når disse er gjort.

Grunnen til at man også sparer penger med arkivløsninger, er at disse utnytter rimeligere lagringsmedier enn produksjonssystemer.

Uten arkivløsning har man ett system for absolutt alt. En arkivløsning gjør det mulig å begrense lagringskapasiteten til produksjonssystemet, samtidig som man sikres tilgang til alle dokumenter – i tillegg til den bedre oversikten arkivsystemet gir.

– Diskene er rimeligere, fordi man kan velge enheter med høyere kapasitet og lavere hastighet. Videre kan man legge inn flere nivåer med tilgjengelighetskrav, slik at informasjon man ikke trenger så ofte, lagres på magnet bånd eller optiske enheter framfor disk.

Andresen mener magnetbånd er svært kostnadseffektive til arkivering.

– Uavhengige rapporter bekrefter at det er mye å spare ved å kombinere disk og tape. Tape-teknologien er fortsatt i rask utvikling, og vi kan regne med at den fortsetter. Og kapasiteten er enorm: Et automatisert system kan håndtere opptil 7000 kassetter, hver på 400 GB ukomprimert.

Komprimert skulle dette tilsvare opptil 5,6 petabyte.

Gjenfinningstiden er også tilfredsstillende, mener Andresen.

– Det som tar mest tid i forhold til disk, er å finne fram til riktig kassett og sette den inn i leseren. Deretter går selve gjenfinningen svært raskt.

    Les også:

– Fremmede makter angriper oss daglig

Hør professor Olav Lysne og direktør Bjørn Erik Thon i Datatilsynet diskutere personvern, rikets sikkerhet og det digitale grenseforsvaret i vår nye podkast «Dobbeltklikk».

Til toppen