Staten kaster ut papiret

Staten tar etter næringslivet - nå digitaliserer departementene sitt papirarbeid og slår sammen IT-drift.

Offentlig sektor ligger bak næringslivet i bruk av IT, men etterhvert begynner uttrykket "papirmølle" å bli avlengs.

Det foregår et enormt arbeid i helsesektoren med bytte ut papir-systemer og koble sykehus, leger, trygdevesenet og apotek sammen.

Også forvaltning arbeider med å kvitte seg med papiret. Departementene inngikk sommeren 2002 en kontrakt med Software Innovation om bruk av deres DocuLive. (Se tidligere sak i boksen til høyre)

Når systemet er innført, planlegger staten å spare 60 millioner kroner over fem år.

- 15 av 18 departement er nå i ferd med å innføre DepSak, et heldigitalt saksbehandlingsystem, forteller Geir Ivar Tungesvik, prosjektleder for systemet. Tre departement hadde kommet langt i implementeringen av Akos, et annet dokumentsystem, da vi inngikk rammeavtalen med Software Innovation.

Hittil har departmentene skrevet ut og lagret alle dokumenter i saksmapper. Disse mappene har blitt transportert og arkivert av en stab med bud og arkivarer. Nå er det bare reklame som fyller opp posthyllene, forteller prosjektlederen.

Samtidig har departementene brutt med sin tidligere modell med egne IT-avdelinger - DepSak-systemet driftes gjennom en felles sentral hos Forvaltningstjenesten, forteller Tungesvik til digi.no.

Innkjøp av serverpark, programvare og opplæring av DepSak-staben som skal yte brukerstøtte har kostet rundt 33 millioner kroner. Systemet vil være tatt i bruk fullt ut i løpet av året.

- Prosjektet er gjennomført til lovet pris - det har faktisk blitt 1,8 millioner kroner billigere enn planlagt, forteller prosjektlederen.

Men det er først i løpet av 2005 at staten skal ta ut gevinstene av sine investeringer. Men staten skal ikke si opp folk de ikke lengre har bruk for.

- Vi skal kjøre parallellt og skrive ut alt i en periode. Etterhvert vil arkivstab og andre funksjoner få andre oppgaver.

- Budene forsvinner ved naturlig avgang. Arkiv-staben vil arbeide med blant annet innskanning av dokumenter som kommer inn. De vil også få tid til en kvalitets- og rutinekontroll vi hittil ikke har fått gjort.

Det er en høy fokus på investeringsgevinst i næringslivet og staten har også regnet på dette.

- Når systemet er innført, tror vi på en besparelse på 60 millioner over de fem år fra 2005 til 2010.

I tillegg til de rene besparelsen, kommer effekter av raskere saksbehandling og høyere kvalitetet.

Til toppen